Запросы на выборку. бланк запроса.

Запросы. Выборки данных.

При работе с таблицами имеются ограничения:

- нельзя использовать вычисляемые поля; Например, если в таблице есть поля «Цена» и «Количество», то нельзя вывести в таблицу расчетное значение «Стоимость»=Цена*Количество;

- при выводе данные таблиц отсортированы по полю первичного ключа или в соответствии с заданной сортировкой;

- нельзя соединить данные двух таблиц, имеющих общее поле.

Более эффективным средством работы с данными являются запросы. Запросы позволяют устранить указанные выше ограничения. При выполнении запроса Access выбирает записи, удовлетворяющие заданному критерию, из нескольких таблиц или других запросов и отображает результат выборки данных в виде виртуальной таблицы.

При этом данные запроса в отличие от таблиц физически не хранятся в БД.

Существуют следующие основные виды запросов:

- запрос на выборку. Данные извлекаются из одной или нескольких таблиц или других запросов и отображаются также в виде виртуальной таблицы;

- запросы с группировкой; строки таблиц, входящих в запрос выборки, группируются (объединяются) по значениям заданных полей;

- перекрестные запросы; данные из одной (нескольких) таблиц суммируются и выводятся в виде электронной таблицы-матрицы; удобно использовать для анализа данных

- запросы на изменение (удаление) данных.

Запросы на выборку могут наряду с таблицами служить источниками данных при разработке форм, отчетов.

Перекрестные запросы

Этот вид запросов относится к числу аналитических запросов для получения сводных данных. Данные запроса отображаются в виде двумерной таблицы-матрицы. Фактически это частный случай запроса группировки.

1)Для получения такого запроса преобразуют обычный запрос в перекрестный, нажав кнопку-Перекрестный на вкладке Конструктор в группе Тип запроса.

В бланке появятся новые строки

- групповые операции

- перекрестная таблица

Свойство Групповая операция заполняется по аналогии с запросом группировки (см. предыдущий параграф)

Свойство Перекрестная таблица заполняется следующими значениями:

- заголовок строк – определяет строки перекрестной таблицы (можно задать для нескольких полей),

- заголовок столбцов – определяет колонки перекрестной таблицы (можно задать только для одного поля),

- значение – определяет поле, значения которого суммируются и располагаются в клетках перекрестной таблицы (можно задать только для одного поля)

Пример 5. Создать перекрестный запрос для вывода общей стоимости заключенных договоров для каждой специальности и формы обучения.

Создаем новый Запрос 1на выборку, на основе Главного запроса. Переносим в Запрос 1 поля для группировки - Назв_спец , -Форма_Об и поле для вычислений- Стоимость .

2)Преобразуем запрос в перекрестный, нажав кнопку-Перекрестный на вкладке Конструктор в группе Тип запроса.

В бланке появятся новые строки Групповая операция и Перекрестная таблица

Задаем значение для свойства Перекрестная таблица:

- Поле Назв_спец - заголовок столбцов,

- Поле Форма_Об - заголовок строк,

- Поле Стоимость - значение с групповой операцией суммирования Sum,

Результат выполнения запроса:

Запросы на изменение данных

- добавление записей в существующую таблицу

- удаление записей

- обновление записей

Последние 2 вида запросов применяются для автоматизации вычислений. Например, удалить группу записей, удовлетворяющих заданному условию.

Технология создания таких запросов следующая:

1)создается запрос-выборка

2)запрос выполняется для визуального контроля результатов

3)запрос-выборка преобразуется в запрос-изменение

Запросы на удаление данных

Для удаления записей таблицы можно использовать команду Правка-Удалить. Но когда записей много, такая процедура занимает много времени. Для автоматизации процедуры можно использовать запрос-удаление.

Пример 6. Удалить записи в таблице «Работы», в которых значение в поле «Дата» меньше заданной.

1)Создаем запрос-выборку, в который включаем только те поля, которые используются в условии отбора

2)Задаем тип параметра

3) Выполняем запрос для проверки правильности отбора данных.

4) Запрос-выборка преобразуем в запрос-удаление. Для этого на вкладке Конструктор в группе Тип запроса: нажать кнопку Удаление

5) Выполняем запрос. Перед удалением будет выведено сообщение о количестве удаляемых записей

Запросы. Выборки данных.

При работе с таблицами имеются ограничения:

- при выводе данные таблиц отсортированы по полю первичного ключа или в соответствии с заданной сортировкой;

- нельзя соединить данные двух таблиц, имеющих общее поле.

При этом данные запроса в отличие от таблиц физически не хранятся в БД.

Существуют следующие основные виды запросов:

- запросы на изменение (удаление) данных.

Запросы на выборку могут наряду с таблицами служить источниками данных при разработке форм, отчетов.

Запросы на выборку. Бланк запроса.

Запросы на выборку позволяют выбрать данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям и отобразить их в режиме таблицы.

В Microsoft Access 2007 используются три основных способа создания нового запроса на выборку:

- создание запроса с помощью Конструктора запросов;

- создание запроса с использованием Мастера запросов;

- создание запроса в режиме SQL-редактора.

1.1. Создание запроса с помощью Конструкторазапросов

Создание запроса рассмотрим на примере БД учета заключения договоров за обучение.

База данных содержит информацию о студентах учебного заведения, обучающихся на договорной основе.

Информация о заключенных договорах фиксируется в таблице Договор.

Пример 1. Создадим запрос, содержащий информацию о договорах оплаты за обучение с указанием фамилии студента, даты заключения, факультета, специальности, стоимости обучения, плана приема.

1) На ленточной панели инструментов Создание нажать кнопку Конструктор запросов. Будет выбран режим создания запроса в ручном режиме

2) Открывается окно с бланком запроса и окно «Добавление таблицы».

Так как запрос создается на основе одной или нескольких таблиц или запросов, необходимо выбрать источники данных – таблицы или запросы. В примере выделяем все таблицы и нажимаем кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть.

3) В окне «Бланк запроса» формируем запрос

Бланк запроса

а)Добавляем поля в бланк запроса одним из следующих способов:

- выбор из списка полей таблиц-источников в колонке бланка запроса

- двойной клик на поле в таблице-источнике

- перетаскивание поле из таблицы-источника в бланк

б)Задаем другие свойства полей запроса:

- Сортировка – задает тип сортировки (по возрастанию/по убыванию/отсутствует)

- Вывод на экран – задает необходимость отображения поля в результате; по умолчанию флаг включен

- Условия отбора – задает критерии отбора данных;

Дополнительные свойства (маска ввода, формат вывода) можно задать через контекстное меню

4) Выполняем (тестируем) запрос, нажимая кнопку Выполнить

Выполнение запроса возвращает следующие данные

5)Нажимаем кнопку Сохранить и в окне Сохранение задаем имя запроса, под которым он будет сохранен

Задание условий отбора. Параметры

В запросах часто необходимо задать некоторые условия отбора данных. Для этого используется свойствоУсловия отбора ;

Условия , записанные друг под другом в одной колонке, соединяются операцией ИЛИ.Условия , записанные друг в разных колонках, соединяются операцией И.

В условии для текстовых полей можно использовать символы шаблона

* - несколько произвольных символов;

? – один произвольный символ

Примеры:

Л* - любые текстовые строки, начинающиеся с Л,

*Л - любые текстовые строки, заканчивающиеся на Л,

*авто* - любые текстовые строки, содержащие фрагмент «авто»,

1? - любые двухсимвольные строки, начинающиеся с «1» .

Пример 2. Усложним запрос из примера 1, добавив условия: отобрать данные по студентам, имеющих фамилию, начинающиеся с букв Л или С, и стоимостью обучения более 25 000.

Результат выполнения запроса

Если необходимо многократно повторять запрос, меняя только условия отбора, можно использовать параметры. Параметр – это значение в условии отбора, которое запрашивается при открытии запроса. Имя параметра формируется по таким же правилам, что и имя поля, и заключается в квадратные скобки.

Пример 3. Отобрать данные, относящиеся к периоду до заданной даты. Используем параметр [До даты включительно]

Примечание: в условии на равенство знак «равно» опускается.

При выполнении запроса появится окно с запросом параметра

По умолчанию введенное значение преобразуется в символьный тип. Чтобы задать другой тип данных, необходимо на ленточной панели инструментов Конструктор нажать кнопку Параметрыи задать тип данных

Результат выполнения запроса при задании даты 07.10.2014

Вычисляемые поля

Вычисляемые поля рассчитываются на основе других полей таблицы или запроса.

Формула вычисления задается выражением.

Например,

Стоимость работы: [ОбъемРаботы]*[Стоимость1часа].

здесь:

Стоимость работы – имя вычисляемого поля

ОбъемРаботы и Стоимость1часа - - имена полей, используемые в формуле

Значения вычисляемых полей изменять нельзя.

Полученное значение можно отформатировать:

задать для вычисляемого поля свойство «Формат поля», для этого на поле надо щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт Свойства