Слагаемые успешного выступления

Способность доложить информацию перед аудиторией убедительно, в ясной и доступной форме является одним из основных навыков, необходимых современному руководителю.

При подготовке к выступлению в первую очередь необходимо отве­тить на следующие вопросы:

• в чем состоит основная цель (задача) доклада?

• кто мои слушатели?

• какое впечатление должно остаться у слушателей?

• какова будет продолжительность выступления?

• что я хочу донести до слушателей, какие идеи?

• как я буду выступать: по бумажке или говорить от себя?

• буду ли я использовать наглядные или технические средства?

При подготовке выступления обратите внимание на следующие моменты.

Если аудитория согласнас вашей точкой зрения, ваша цель - укрепить и усилить это согласие. В этом случае нет необходимости представлять возможные альтернативы. Будете вы обсуждать все точки зрения или нет, следует рассмотреть те моменты, где вы едины со слушателями, дать им тем самым твердую основу для согласия. Если вы хотите призвать своих слушателей к действию, ваша задача — перевести пассивное согласие на уровень активного участия.

Если аудитория нейтральна или равнодушна,ваша главная цель -донести до слушателей, что тема прямо касается их и важна для них. Если вы выдвигаете проблему, покажите, как она соотносится с ними и их жизнью. После установления такого со­ответствия дайте возможные решения. Покажите вклад каждого решения и продемонстрируйте, почему ваше является наилучшим. Обычно более эффективно сначала представить свою точку зрения, затем контраргументы, а в заключение вновь сформулировать свою позицию.

Если аудитория настроена отрицательнопо отношению к вашей точке зрения, не следует ожидать полного изменения установок. Вместо этого покажите слушателям преимущества вашей позиции и дайте им возможность выразить свои взгляды, что будет свидетель­ствовать о вашем понимании чужих установок и уважении к ним. Убежденность вашего выступления должна снизить конфронтацию между вашей точкой зрения и позицией аудитории.

Поддерживать зрительный контакт со слушателями позволяет использование нескольких простых приемов:

• употребление в тексте понятных для вас сокращений (ВОВ, ОП и т. п.);

• замедление темпа речи в важных местах;

• повторы важных мыслей дословно или своими словами;

• пояснение своей мысли при помощи примеров из жизни, рас­сказанных простым языком.

Структура выступления повторяет структуру процесса коммуника­ции, состоящую из трех этапов:

1) установление контакта с аудиторией;

2) поддержание контакта и передача информации;

3) выход из контакта.

1. Установление контакта.На этом этапе осуществляется отклю­чение от предыдущей деятельности, от своих внутренних про­блем и переключение на взаимодействие выступающего со слу­шателями. Должны быть предприняты специальные усилия для привлечения внимания аудитории и установления эмоциональ­ного контакта. Функцию установления контакта выполняют определенные высказывания (приветствие, личное общение, об­ращение с вопросом, лежащим в сфере интересов слушателей) и невербальные средства коммуникации (улыбка, кивок голо­вой и др.). Недостаточное внимание к данному этапу или его незавершенность способны сильно снизить эффективность вы­ступления.

2. Поддержание контакта и передача информации.Следует при­лагать постоянные усилия для сохранения внимания и интереса слушателей. Причинами снижения интереса могут быть моно­тонность стиля выступления, однообразие приемов аргументации и используемых невербальных средств воздействия, слабая или чрезмерно эмоциональная насыщенность высказываний.

3. Выход из контакта.Выход из контакта требует ряда подготови­тельных действий. Подготовка к выходу из контакта идет на двух уровнях — на словесном ("Итак...", "Подводя итог...", "И нако­нец..." и др.) и невербальном (поворот туловища, изменение на­правления взгляда, кивок, улыбка, понижение или повышение интонации и др.).

Соблюдение последовательности описанных этапов взаимодей­ствия с аудиторией и обеспечение полноты прохождения каждого из этапов — условия эффективности выступления.

Любое выступление должно иметь вступление, основную часть и заключение.Эти части выступления соответствуют этапам про­цесса коммуникации и решаемым в них задачам.

Задачи вступления — установить контакт с аудито­рией, привлечь внимание слушателей и заинтере­совать их. Без сомнения, вы на собственном опыте знаете, как трудно бывает удержать внимание слу­шателей, особенно когда перед вами уже было не­сколько выступлений. Поэтому надо сознательно ставить перед собой и квалифицированно решать задачу привлечения внимания слушателей и уста­новления контакта с ними.

Для привлечения внимания слушателей могут быть использованы следующие приемы:

· постучать по трибуне, по графину, позвонить в колокольчик;

· начать говорить громче или тише, быстрее или медленнее;

· рассказать анекдот;

· задать риторический вопрос;

· обратиться к реальным событиям;

· обратиться к теме, которая волнует всех слушателей;

· сделать или сказать что-то неожиданное;

· обратиться с вопросом либо ко всей аудитории, либо к конкретному человеку.

При подготовке начала вашего выступления убедитесь, что вы избежали следующих типичных ошибок:

• вступление не связано с темой выступления;

• длинное или медленно излагаемое вступление;

• слишком яркое вступление (например, очень смешная история конечно же привлечет внимание слушателей, но есть опас­ность, что они запомнят лишь этот момент из всего вашего вы­ступления).

Во время выступления оратор решает сразу несколько задач.

В зависимости от целей докладчика задачи, решаемые в ходе высту­пления, могут существенно различаться. Однако можно выделить несколько основных:

•донести информацию;

•поддерживать внимание и интерес слушателей:

•убедить слушателей;

•произвести определенное впечатление (уверенного в себе, ис­креннего, заинтересованного).

Донесение информации

В основной части выступления вы должны решить те задачи, кото­рые запланировали. Этого можно добиться за счет использования ряда приемов.

1.Преподнесение информации в определенной логической последовательности.Аудитория должна понимать, как различные вопросы, о которых вы говорите, связаны друг с другом. Отсутствие логики снижает действенность выступления.

2. Ограничение числа рассматриваемых идей.Не пытайтесь охватить сразу слишком много вопросов. Слушатели не в со­стоянии воспринять на слух,переработать, понять и запом­нить большие объемы информации. Оптимальное число вопро­сов для освещения - "магическое" число 7 ± 2 (при этом луч­ше 5, чем 9!).

3. Заострение внимания аудитории на наиболее важных во­просах.

4. Подведение итогов. По ходу изложения следует время от време­ни подводить итог сказанному и максимально увязывать выводы с интересами и целями слушателей.

Приемы, облегчающие восприятие информации на слух:

· разбавление трудной для понимания информации объяснения­ми, обоснованиями, обобщениями, повторами и т. п.;

· постановка вопросов об условиях, причинах возникновения проблем, возможных последствиях и выводах;

· дословное или иначе сформулированное повторение важных аспектов излагаемого материала; подведение общих или промежуточных итогов;

· предвосхищение возможных возражений и их аргументиро­ванный анализ;

· оглашение названия темы при ее смене или изменении аспекта рассмотрения проблемы;

· использование разбивки (во-первых, во-вторых, в-третьих...);

· интонационное выделение важных вопросов;

· объединение идей, прилагательных и вопросов в группы по три. Выраженные тройками мысли имеют приятный ритм, лучше воспринимаются и запоминаются. Например, фраза "Наши жизни, судьбы и действия тесно переплелись" привлекает вни­мание и легко запоминается.