Виды и формы делового общения

Деловое общение - процесс развития контактов в служебной сфере, подчиняется определенным законам и правилам, принятым в мире бизнеса. Деловое общение подразделяется на виды по разным критериям.

1. По способам обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устное общение - это монолог и диалог. К монологам относят приветственную речь, торговую презентацию, рекламу, доклад на конференции, совещании, заседании и другие информационные монологи. Диалоги подразумевают участие нескольких участников. Это может быть деловой разговор - небольшой контакт на какую-то определённую тему, обычно одну. Деловая беседа - развернутое обсуждение какого-то вопроса, как правило, сопровождаемая принятием конкретного решения. Деловые переговоры - обсуждение с целью принятия решения по обсуждаемому вопросу. Дискуссия, совещание, интервью, телефонный разговор, пресс-конференция.

Письменное деловое общение - это протокол, отчет, справка, деловое письмо, приказ, инструкция, распоряжение, заявление, договор и другие официальные документы.

2. По средствам общения:

- Прямое - предполагает личные контакты.

- Косвенное - общение через посредников.

- Непосредственное - с помощью голоса, жестов, интонации.

- Опосредованное - с использованием специальных средств - диктофона, видеокамеры, компьютера и так далее.

3. По содержанию:

- Материальное - обмен продуктами деятельности и предметами.

- Когнитивное - обмен информацией, знаниями.

- Деятельностное - обмен навыками, умениями, операциям.

- Мотивационное - обмен побуждениями, мотивами, целями, потребностями.

Деловое общение можно разделить на виды еще по очень многим принципам и показателям. К примеру, корпоративное общение предполагает глубокий процесс взаимодействия, в ходе которого вырабатывается общая корпоративная культура. В свою очередь, корпоративное общение можно разделить на вербальное и невербальное. Вербальное (от лат. verbalis - словесный) осуществляется при помощи слов, невербальное - с помощью жестов, взглядов, мимики.

Деловое общение реализуется в различных формах - это деловые совещания, переговоры, беседы, публичные выступления, пресс-конференции, презентации, брифинги и т. п. Рассмотрим основные формы делового общения, представленные на рисунке 2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2 Формы делового общения

При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространённой и чаще всего применяемой.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки решения конкретных проблем. Она является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал её.

В деловой беседе реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое должно изменить позицию хотя бы одной из сторон или установить новые отношения между участниками беседы. Деловые беседы, при этом выполняют ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие:

- взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- поиск и оперативную разработку рабочих идей и замыслов;

- стимулирование деловой активности.

Деловое совещание - это распространённая форма делового общения. На таких совещаниях с участием трудового коллектива обсуждаются и решаются производственные вопросы и проблемы. Инициаторами таких совещаний являются сотрудники, которым придётся решать эту проблему. Суть делового совещания состоит в том, чтобы обеспечить дискуссию и выработать общее решение.

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать собственное мнение;

- если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений компании или фирмы;

- если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Презентации используют для информирования и убеждения партнёров в необходимости приобретения товаров или услуг. Основной задачей презентации является необходимость представить товар или его возможности так, чтобы вызвать интерес партнёров и привлечь их внимание к своей компании.

Для проведения презентации следует запланировать короткие выступления специалистов, которые могут профессионально рассказать о товаре. Представление товаров или услуг можно провести при помощи слайдов, схем, диаграмм и других технических средств.

Сообщение о презентации чаще всего осуществляется через средства массовой информации. Немаловажное значение для проведения презентации имеет ведущий специалист. Он должен быть профессионалом, хорошо знать проблему и правильно использовать вербальную и невербальную коммуникацию. Такой специалист предоставит участникам полную, достоверную и объективную информацию о товарах и услугах. В случае непредвиденных обстоятельств необходимо продумать вспомогательные мероприятия, которые помогут выйти из затруднительной ситуации.

Учитывая вышеизложенное, можно сказать, что все эти правила помогут компании хорошо подготовиться к презентации и завоевать заказчиков.

Пресс-конференция - это специфическая форма делового общения, которая используется для установления контактов с общественностью. Она проводится для информирования общественности по актуальным вопросам. Инициаторами проведения такой конференции обычно являются представители прессы, телевидения и радио, а её участниками могут быть руководители, бизнесмены, представители государственной власти и др.

Поэтому целью проведения пресс-конференции является представление точки зрения компании или фирмы на какую-либо общественную проблему или информирование о действиях фирмы в какой-либо конфликтной ситуации.

Переговоры являются особой формой делового общения и представляют собой обмен мнениями между участниками для достижения какой-либо цели.

В деловой жизни мы вступаем в переговоры, когда устраиваемся на работу, обсуждаем с деловыми партнерами условия хозяйственного договора, устанавливаем деловые контакты, принимаем управленческие решения, координируем совместную деятельность и т. п.

Деловым переговорам присущи свои задачи, правила и закономерности, разнообразные пути проведения, а также различные способы достижения поставленных целей.

Задача переговоров состоит в том, чтобы найти такой вариант решения, который удовлетворит интересы их участников. В свою очередь, успех переговоров будет зависеть от того, насколько хорошо участники знают предмет обсуждения, владеют техникой ведения переговоров, понимают, какие цели ставят перед собой партнёры и какую модель переговорного процесса следует выбрать.

Значительное место в управленческой деятельности фирмы занимает деловая переписка. Она является связующим звеном с внешними организациями, а также необходимым элементом ведения предпринимательской деятельности. Учёные подсчитали, что переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Деловая переписка применяется в тех случаях, когда нет условий для личного общения, а также невозможно использовать технические средства коммуникации. Довольно часто составление письменного документа предписано указаниями руководителя фирмы или исходит из требований вышестоящих органов. В жизни таких ситуаций возникает множество, поэтому в каждой из них необходимо принять верное решение.

Все эти виды делового общения выполняют определенные цели:

- организация совместной деятельности;

- познание друг друга;

- достижение определённого результата;

- развитие и формирование межличностных отношений.

Каким бы ни было деловое общение, оно всегда должно соответствовать законам деловой этики. Самые главные правила таковы - в любой форме общения должны присутствовать доброжелательность, уважение, конкретность, открытость, восприимчивость и эмпатия.

В каждом виде делового общения одной из главных составляющих является культура речи - устной и письменной. Показателями культуры речи в любой стране и в любой сфере делового общения являются:

- богатый словарный запас, чем он шире, тем образнее речь, тем легче воспринимается собеседниками;

- культурный словарный состав - категорически неприемлемы в деловой речи жаргоны и нецензурная брань;

- грамматика, принятая в данный момент в культуре народа;

- изящная стилистика - отсутствие слов-наполнителей, правильное построение предложения.

У каждого вида делового общения есть свои особенности, хотя все они подчинены одной цели - решение какой-то производственной или корпоративной задачи. Любая форма общения в деловой сфере подразумевает предварительную подготовку и уважение собеседников.

Корректное деловое общение - это искусство и наука, два в одном. Любые виды деловой активности предполагают грамотное общение с партнерами, руководством, подчиненными, поставщиками. От умелого ведения общения во многом зависит успешность всего дела в целом. Один и тот же диалог можно построить по-разному и, соответственно, добиться абсолютно разных результатов.