Основные реквизиты письма-запроса
1) адресант (название организации-отправителя и ее данные);
2) адресат (название и адрес получателя письма);
3) дата;
4) номер регистрации письма;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) подпись.
Пример служебного письма-запроса
16.01.2017 г. № 01-9/182 О поставке холодильных камер Уважаемый Евгений Владимирович! Просим Вас сообщить о возможности поставки большой партии холодильного оборудования (холодильные камеры МК-500, 1000 единиц), а также стоимость одной холодильной камеры при оптовой поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты. Заранее благодарны и убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным. С уважением, Директор ЗАО «Фильтрум» (подпись) И.М. Васильев |
ПРАКТИКУМ
На составление и редактирование писем
1. Ознакомьтесь с примерами стандартных выражений, используемых в письмах-запросах.
| причина обращения | В связи с неполучением счета-фактуры... Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п. В целях скорейшего решения вопроса... Для согласования спорных вопросов... В целях безопасности прохождения груза... Во избежание конфликтных ситуаций... |
| ссылки на основание для обращения | Учитывая, что производственные показатели снизились на... В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... На основании нашего телефонного разговора... Согласно постановлению правительства... Согласно протоколу о взаимных поставках... В соответствии с (протоколом о взаимных поставках на ... год..., предварительной договоренностью..., телефонным разговором от ... и т. п.) На основании (протокола..., торгового соглашения..., прейскуранта ..., нашей договоренности о ... и т. п.) Согласно (протоколу..., торговому соглашению... , прейскуранту ... , нашей договоренности о ... и т. п.) Ссылаясь на (протокол переговоров..., нашу договоренность…, наш телефонный разговор ... и т. п.). |
| запрос | Просим Вас сообщить о возможности поставки... Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год... Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку... Мы будем признательны, если... Не откажите в любезности сообщить нам о... Прошу Вас выслать образцы материалов... |
| пожелание относительно сроков предоставления интересующей информации | Просим ответить по возможности скорее. Просим ответить в двухнедельный срок. Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. Настоятельно просим ответить в трехдневный срок |
Ознакомьтесь с образцами текстов писем-запросов. Укажите, из каких частей они состоят.
А) О предоставлении прайс-листа и образцов материалов
Уважаемый Вячеслав Петрович!
Наше предприятие заинтересовано в покупке продукции Вашего производства. Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов.
Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара. Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес [email protected].
Директор ОАО «Яндекс» /подпись/ О.В. Белых
Б) О предоставлении документов
Уважаемый Семен Ильич!
Для заключения договора между ООО “Радуга” и ООО “Донтехсбыт” прошу предоставить следующий перечень документов:
— устав организации;
— свидетельство ИНН;
— свидетельство ОГРН;
— свидетельство ИФНС;
— приказ на генерального директора.
Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить курьерской службой.
Заместитель коммерческого директора /подпись/ И.И.Воронов
В) О коммерческом предложении
Уважаемый Геннадий Иванович!
Прошу направить в наш адрес коммерческое предложение на поставку компьютерного оборудования с указанием сроков поставки и условий оплаты.
Заместитель коммерческого директора /подпись/ И.И.Лещинский
Г) О выдаче архивной справки
Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Шаповалова Наталья Яковлевна должность инженера в обществе с ограниченной ответственностью «Полис» с марта 2016 года по декабрь 2017 года.
Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «Янтарь» Светлане Викторовне Резниченко.
Генеральный директор /подпись/ А.А. Степанов