Составьте объяснительную записку начальнику отдела по поводу невыполненной Вами работы в срок.

9.Отредактируйте объяснительные записки. Запишите правильные варианты.

А)

Директору металлург. з-да

Василию Семеновичу Петрук

от инженера Рябчика Петра Игоревича

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу 27.01.2016

27.01.2016 я попал на работу на 2 часа позже, потому что в моих домашних аппартаментах случилась страшная трагедия с трубами, и я был вынужден вызвать сантехника из ЖЭКа, который почти час или даже полтора ликвидировал поломку. Надеюсь, что больше этого не повторится.

27 января 2016 года Рябчик П.И.

Б)

Декану химического фак-та ДонНТУ

Леонтьевой Светлане Кирилловне

от старосты группы ХТ-16

Ольги Лепеха

Объяснительная записка

Касательно опоздания группы ХТ-16 23.04.16

Группа ХТ-16 23 апреля опоздала на занятие по коллоидной химии (3-я пара), потому что задержалась при транспортировке из 2-го учебного корпуса, где проходила вторая пара, а на площади Ленина проходил митинг, из-за которого движение транспорта было затруднено.

Прошу учесть уважительную причину опоздания группы.

Староста гр. ХТ-16 /подпись/ Лепеха О.С.

10. Отредактируйте объяснительные записки. Запишите правильные варианты.

А)

Начальнику цеха ректификации

Киселёву В.С.

лаборантки Пушкарёвой Марины

Объяснительная записка

Я, Пушкарёва Марина, опоздала на работу в связи с тем, что транспорт в том месте, где я живу, по понедельникам ходит плохо, и огромная толпа людей.

Вышла еще в 6.00, но все равно не успела. Из-за плохого движения автобуса пришлось пересаживаться на трамвай №4, но все равно опоздала на 40 минут, потому что и там движение по понедельникам было парализовано.

По этому поводу я очень переживаю. Уверяю Вас, уважаемый Виктор Семенович, что больше такого не повторится!

07.03.2016 Пушкарёва М.А.

Б)

Бухгалтерия Директору ОАО «Вита»

Бондарь О.О.

Объяснительная

По поводу заработной платы

23.01.2016

Уважаемый Олег Олегович!

22 января 2016 года заработная плата сотрудникам ОАО «Вита» выплачена была не вся, потому что в 16.00 отключили свет в районе, а без света тяжело заполнять документы.

Пришлось переносить выдачу денег на сегодня, 23 января 2016 года, на 10 утра.

Главный бухгалтер Пригожина В.И.

В)

Объяснительная

Я, Барашков Евгений, опоздал сегодня на работу в ООО «ЧеСТАР» по причине того, что обычно смотрю по утрам мультфильм «Черепашки-ниндзя» по ТВ-3 ровно в 7.45 до 8.05 и потом выдвигаюсь на работу, при этом никогда не опаздываю. Сегодня проклятые телевизионщики запустили вышеуказанный мультфильм только в 8.30, а так как в этой серии должны были раскрыть происхождение Крэнга, пришлось досмотреть до конца, в связи с чем опоздание и имело место. Виноватым себя не считаю.

11.Проанализируйте тексты объяснительных записок студентов. Назовите допущенные ошибки, исправьте их.

1) Я, Третьяк Павел Васильевич, отсутствовал на паре по высшей математике из-за отсутствия порядка на дорогах города.

2) Я, Кравцов Арсений, опоздал на 40 минут, потому что меня поздно разбудили, то есть не зазвенел мой будильник, и я опоздал на междугородний автобус.

3) Я, Анохина Дарья, 7 сентября 2016 года отсутствовала на занятии по информатике, потому что в этот день сдавала экзамен на курсах по английскому языку.

4) Я, Клименко Олег Васильевич, опоздал на занятия, потому что проживаю в Донецке сравнительно недавно и плохо ориентируюсь в городе.

5) Я, Дацюк Светлана, пропустила учебные занятия 7 марта 2016 года, потому что участвовала в спортивных состязаниях за честь города.

Выясните, какие речевые ошибки привели к комичному содержанию объяснительных записок.

1) Ходил в поликлинику, лечил зубы. Просил справку, сказали, что по зубам не дают.

2) Я не вышел на работу, потому что у меня родилась дочка. Я ее обмывал несколько дней. Считаю свой прогул законным.

3) Я не собирался бить морду и мебель в квартире Иванова А.С. На самом деле я целился кирпичом в квартиру своей тещи, чтобы отомстить ей за разбитую семейную жизнь.

4) Я, Васильев Степан, не пришел на работу, потому что моя сестра женилась, а я помогал.

5) Инженер Василенко О.С. не получил аванс в этом месяце, потому что не влез в мою ведомость.

Тема 11. «ОСОБЕННОСТИ УПОТРЕБЛЕНИЯ ГЛАГОЛЬНЫХ ФОРМ И МЕСТОИМЕНИЙ В ДЕЛОВОЙ РЕЧИ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Задание 1. Прочитайте текст «Особенности употребления глагольных форм в официально-деловом стиле».

В официально-деловом стиле главная роль отводится глаголам со значением долженствования: следует, надлежит, вменяется, обязуется и отвлеченным глаголам, указывающим на наличие: имеется, является, например: Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны предоставлять содержание лицам, фактически их воспитавших, если последние являются нетрудоспособными и не могут получить содержания от своих детей или супругов.

Форму инфинитива совершенного вида используют в ряде документов, в частности протокола, приказа, распоряжения и т.п., для выражения приказа, например: утвердить в должности, принять информацию к сведению, допустить к участию в конкурсе, лишить льгот, установить доплату в размере.

В деловой речи распространены глаголы настоящего времени, выраженные формами 1-го лица множественного числа, 3-го лица единственного и множественного числа, например: считаем целесообразным обратиться к ректору университета с предложением отозвать; уровень инфляции составляет; банк внедряет новые формы работы с клиентами; допускают к участию в конкурсе лиц.

Настоящее время может употребляться в значении будущего, если необходимо подчеркнуть обязательность выполнения действия, например: Совещание начинается в 11 часов!

Следует помнить, что в русском языке есть недостаточные глаголы, которые имеют недостаточную парадигму (систему форм одного и того же слова, образец склонения или спряжения). Например, такие глаголы как дерзить, победить, убедить, очутиться, ощутить, чудить, шелестеть, галдеть, затмить и др., не имеют 1-го лица единственного числа настоящего/будущего времени, что связано с нормой, эстетическим представлением о благозвучности русского слова.

Также необходимо запомнить глаголы, которые представляют трудности в образовании повелительного наклонения, например: бежать – беги, взглянуть – взгляни, выйти – выйди, закупорить – закупорь, класть – клади, лечь – ляг, уведомить – уведомь.

Не имеют повелительного наклонения следующие глаголы: мочь, хотеть, видеть, слышать, жаждать.

Трудности, связанные с использованием в речи особой формы глагола – причастия, можно разбить на две группы: в образовании форм причастий и в употреблении причастий.

Большая часть действительных причастий прошедшего времени образуется с помощью суффикса -вш от основы инфинитива (прошедшего времени), оканчивающейся на согласную букву: писать – писавший, решать – решавший. Суффикс -ш используется в том случае, если основа инфинитива заканчивается на согласную букву: нести – несший, везти – везший.

В деловой речи достаточно распространенной ошибкой является использование действительных причастий вместо страдательных, и наоборот. Например, в предложении: У меня был один выигранный билет - неправомерно использовано страдательное причастие, поскольку эта конструкция обозначает: Я выиграл билет, а не определенный приз и т.д. по счастливому билету. Грамматически правильным в такой ситуации будет использование действительного причастия (выигравший билет), поскольку определяемое существительное не испытывает, а производит действие.

Следует также помнить, что в русском языке нет и не может быть причастий будущего времени. Нельзя использовать причастия по отношению к будущему. Поэтому грамматически некорректными будут конструкции типа: Уже через несколько лет мы будем иметь целый комплекс предприятий, могущих вызвать экологическую катастрофу.

Необходимо обратить внимание и на употребление такой глагольной формы, как деепричастие. Деепричастия несовершенного вида образуются от основы настоящего времени глаголов несовершенного вида с помощью суффиксов -а/-я: брать – берут – беря; плакать – плачут – плача.

Ряд глаголов несовершенного вида образует также деепричастия спомощью суффикса-учи/-ючи:будучи, едучи, жалеючи, играючи.

Деепричастия совершенного вида образуются от основы инфинитива (прошедшего времени) глаголов совершенного вида в основном с помощью суффикса -в: купить – купив, решить – решив.

Основной ошибкой при образовании деепричастий является использование одного суффикса вместо другого. Например: Я набирала номер, положа трубку – ошибочно использована форма деепричастия с суффиксом –а. От глаголов с основой на шипящую деепричастия совершенного вида обычно образуются с помощью суффикса –а,но нормативным вариантом будет форма с суффиксом –в (положив трубку).

Достаточно частотными являются ошибки такого рода при употреблении фразеологизмов. Во многих из них встречаются устаревшие формы деепричастий (положа руку на сердце).

Задание 2. Ответьте на вопросы:

1.С каким значением используются глаголы в официально-деловом стиле?

2.Какие глагольные формы распространены в деловой речи?

3.В каком значении может употребляться настоящее время глагола?

4.Какие глагольные формы вызывают трудности в образовании?

5.В чем заключаются особенности употребления причастий в деловой речи?

6.Что является основной ошибкой при использовании деепричастий?

Задание 3. Прочитайте текст «Употребление местоимений в официально-деловом стиле».

В официально-деловом стиле употребление местоимения яподчеркивает личность говорящего, поэтому оно употребляется только в не- которых документах (автобиография, расписка, доверенность). В служебных документах во избежание субъективности высказывания местоимение я опускается, что придает высказыванию категорический характер (например, Приказываю).

При употреблении местоимений он, она, онивозможно двоякое понимание текста в том случае, когда местоимение может быть соотнесено с несколькими предшествующими ему существительными. Например: После присоединения фабрики к отраслевой фирме «Ниструл» ей (неясно: фабрики или фирме) было передано ценное оборудование (следует: Фабрике было передано ценное оборудование после ее присоединения к отраслевой фирме «Ниструл»; или: Ценное оборудование было передано фабрике после ее присоединения к отраслевой фирме «Ниструл»).

В официальных письмах местоимение мы,как правило, не употребляется и текст начинают словами: просим, сообщаем, высылаем.

Местоимение Выупотребляется в устной и письменной деловой речи. При обращении к конкретному лицу в официальных и личных документах местоимения Вы и Ваши их производные формы пишутся с прописной буквы для выражения вежливости, например: Сообщаем Вам...; В ответ на Ваш запрос...; Прошу Вас.... При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы, например: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашупросьбу, посылаю вам...; Уважаемые коллеги, ваше письмо....

Стилистическое значение имеет употребление (так же как и пропуск) личного местоимения при некоторых формах глаголов. Обороты речи типа предлагаю явиться, прошу уточнить, требую привлечьвыражают категоричные требования; употребление в них смягчает требование, например: Предлагаю Вам явиться...; Прошу Вас уточнить...

Использование в деловой речи слова отдельный (отдельные) в значении неопределенного местоимения некоторый (некоторые) не всегда бывает оправдано контекстом. Неправильно: Не выполнен квартальный план отдельными (следует: некоторыми) предприятиями главка – здесь слово отдельный может быть осмыслено как прилагательное со значением независимый, самостоятельный, выделенный из ряда других.

В официально-деловом стиле находят применение местоимения таков, таковой, какой, иной, некто, нечто, некий. Часто вместо слов этот, такой, некоторый используются прилагательные и причастия: данный, указанный, вышеуказанный, вышеупомянутый, следующий, нижеследующий, определенный, известный, например: Известный интерес представляет следующая точка зрения.

Неясность возникает в тех случаях, когда указательное местоимение это может быть соотнесено с разными явлениями. Например: Выступившие на совещании говорили и об успехах коллектива, и об имеющихся трудностях в работе. С этим нельзя не считаться (неясно: нельзя не считаться с успехами или с трудностями). Подобные неточности должны устраняться.

Определительные местоимения каждый, любой, всякий близки по смыслу, но в некоторых случаях их взаимозаменяемость невозможна. Например: Совещание может быть назначено на любой день недели (т.е. на один из дней, безразлично какой); Совещания проводились каждый день (т.е. все дни); Проводилисьвсякие совещания (т.е. различные совещания). Об этих смысловых различиях не всегда помнят. Кроме того, не всегда учитывается стилистическая окраска этих местоимений. Неправильно:Механик использует всякий свободный час (следует: каждый свободный час или любое свободное время), чтобы устранить мелкие неполадки в машинах. Документы к нам поступают не всякий (следует: не каждый) день. Здесь местоимение всякий имеет разговорную окраску.

Задание 4. Ответьте не вопросы:

1. Какие формы личных местоимений употребляются в официально-деловом стиле?

2. Какие трудности возникают при употреблении неопределенных и указательных местоимений в документах?

3. В чем заключаются трудности употребления определительных местоимений в деловой речи?

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка– документ, составляемый для решения вопросов материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения внутри организации.

Составляется служебная записка с целью согласовать какие-либо деловые вопросы, касающиеся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Отличие между служебной и докладной записками состоит в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения. Таким образом, служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Законодательно не предусмотрено никаких особых требований в отношении написания служебных записок, поэтому они составляются по общим правилам написания документов, а порядок их оформления зависит от специфики организации и служит для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная и объяснительная записки. Текст такого документа состоит из двух частей: обоснование и предложение (просьба, заявка). Служебную записку обычно подписывает руководитель подразделения.

Реквизиты служебной записки:

1) наименование структурного подразделения;

2) адресат;

3) дата составления документа, номер;

4) заголовок к тексту;

5) регистрационный номер;

6) место составления документа;

7) текст;

8) приложение (список прилагаемых документов);

9) подпись автора с расшифровкой.

Пример служебной записки

Административно- Директору Донецкого филиала хозяйственный отдел ООО «Бутовский» И.И. Степанову   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 18.04.2017 №2 О доступе в помещение   В субботу, 19.04.2017, с 9:00 до 15:00 в отделе кадров ООО «Бутовский» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации. Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Донэнерго»: 1. Войтюшенко И.П. 2. Климов П.Н.   Начальник АХО /подпись/ П.Р. Дедовец

ПРАКТИКУМ