ТЕМА 9. Типы сокращений в служебных документах.
ДОкладная записка.
Образование сложносокращенных слов (аббревиатур)
Одним из главных требований к тексту документа является краткость изложения материала. Создавая документ, составитель стремится использовать все возможные способы стандартизации и лаконизации текста среди них – употребление общепринятой системы стандартных сокращений, когда в одном слове "спрессовываются" многословные понятия и названия, Удобнее пользоваться, например, сложносокращенным словом Проминвестбанк, чем полным его расшифровкой Промышленный инвестиционный банк.
Существует два вида сокращений: лексические (сложносокращённые слова и аббревиатуры (от итал. аbbrevio – сокращаю) и графические (для зрительного восприятия).
Сложносокращенные слова – это существительные, состоящие из усеченных частей нескольких слов (райисполком - районный исполнительный комитет, главбух - главный бухгалтер).
Есть несколько типов образования сложносокращенных слов, которые широко используются в деловой речи:
1) сочетание первых частей слов: Донбасс (Донецкий бассейн), собес (социальное обеспечение);
2) сочетание первых частей слов и начальных букв: гороно (городской отдел народного образования), ДонНТУ (Донецкий национальный технический университет);
3) сочетание первой (начальной) части слова или слов с целым словом: госбанк (государственный банк), облгосадминистрация (областная государственная администрация);
4) сочетание первой части слова с формой косвенного падежа существительного: завкафедрой (заведующий кафедрой), комроты (командир роты);
5) сочетание начальной части слова с началом и концом второго или только с концом второго: эсминец (эскадренный миноносец), военкомат (военный комиссариат).
Аббревиатуры - это существительные, состоящие из начальных букв нескольких слов. По своей структуре их делят на следующие типы:
1) инициальные аббревиатуры, состоящие из названий начальных букв слов, входящих в состав исходного словосочетания: АО (акционерное общество), АТС (автоматизированная телефонная станция);
2) звуковые аббревиатуры, состоящие из начальных звуков слов исходного словосочетания и читающиеся как обычные слова: ЦУМ (центральный универсальный магазин), ГЭК (государственная экзаменационная комиссия), вуз (высшее учебное заведение);
3) инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры, состоящие как из названий начальных букв, так и из начальных звуков слов, входящих в состав исходного словосочетания: АЭС (атомная электростанция), ТЭС (тепловая электростанция).
Правописание сложносокращенных слов
В деловой речи (и в устной, и в письменной) лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Чтобы не допустить ошибок при употреблении их в деловых бумагах, следует соблюдать правила правописания сложносокращенных слов:
С большой буквы пишутся:
а) сложносокращенные слова, обозначающие названия учреждений как их имена:Газпром, Госкино, Донцветмет;
б) инициальные, инициально-звуковые и звуко-инициальные аббревиатуры:ООН, ТЭЦ, АВК.
С маленькой буквы пишутся:
а) сложносокращенные слова, обозначающие родовые понятия:облоно, горсовет, военкомат;
б) звуковые аббревиатуры:загс, вуз
Типы графических сокращений
Графические сокращения −это сокращения на письме отдельных слов, которые произносят полностью: проф. − профессор, и т.д. − и так далее.
Графические сокращения разделяют на несколько типов:
1) точечные: доц. (доцент), к.ф.н. (кандидат филологических наук);
2) дефисные: р-н (район), изд-во (издательство;
3)косолинейные:а / я (абонентский ящик), в / ч (военная часть);
4) курсивные: для обозначения физических величин, валют и др. употребляются только после цифровых названий, точка после них не ставится: 45 т, 250 руб;
5) комбинированные: мм рт. ст., км/мин .
В документах можно использовать только нормативные графические сокращения, не перегружая ими текст. Необходимо соблюдать правила их создания и оформления.
1. Нельзя сокращать:
- псевдонимы(не П. Мирный, а Панас Мирный, а не Л. Украинка, а Леся Украинка);
- двойные фамилии(не Т.- Барановскский, а Туган-Барановский; не Скл.- Кюри, а Складовская-Кюри);
- слова на гласную, если она не начальная в слове (напр., о. - остров), и на ь: Например, слово специальный может быть сокращено: спец., специальн..
2. При совпадении двух одинаковых согласных сокращения нужно делать после первого согласного:карданный вал - кардан. вал.
3. По стечению двух и более согласных сокращения можно делать как после первого, так и после последнего согласного:русский – рус., русск.; гигантский – гигант., гигантск.
4. Сокращение во множественном числе типа годы, тома записывают двумя первыми буквами:гг., тт.
5. Сокращая словосочетание, сохраняют написание регистра букв, знаков переноса:Северо-Восточная железная дорога – Сев.-Вост. ж/д.
6) На месте сокращения ставят точку:обл. (область), п. (пункт).
7) В одном тексте надо употреблять сокращение только в одной форме.Например, сокращение словатоварищ должны быть приняты или в форме т., или в форме тов.
Таким образом, лексические и графические сокращения, если ими правильно пользоваться, выполняют очень важную функцию − помогают создавать сжатый, лаконичный текст делового документа без потерь информационного наполнения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка– это документ, адресованный руководителю предприятия или его подразделения с целью информировать руководство о сложившейся ситуации. Иногда данный документ преследует цель побудить руководство к принятию определенных решений.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Составление документа может помочь в решении таких вопросов:
- изложение собственной точки зрения в случае возникновения конфликтов или разногласий с коллегами или руководством;
- внесение предложений по улучшению деятельности предприятия;
- выражение несогласия с действиями или решениями руководства;
- отчет о проделанной работе руководителю.
В зависимости от содержания документа выделяют такие виды докладных записок:
- инициативная - составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы;
- информационная - составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы;
- отчетная - информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Текст докладной записки обычно начинается с устойчивого словосочетания Довожу до Вашего сведения и состоит из 3-х частей:
- констатирующая часть: излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- анализирующая часть: анализ сложившейся ситуации;
- резюмирующая часть: предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
| В зависимости от типа адресата докладные записки бывают | |
| внутренние | внешние |
| - используются в пределах одного предприятия или организации: например, адресованы руководителю структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения); -составляются на стандартном листе бумаги рукописным способом. | - выходят за пределы предприятия, адресованы руководителю вышестоящей организации; - оформляются на бланке организации или машинописным способом в 2-х экз. (1-й – адресату, 2-й – в дело); - дополнительно вводятся такие реквизиты, как: регистрационный номер (индекс), место составления документа (город), указание исполнителя документа, телефон, факс, адрес составителя. |
Необходимо помнить, что:
- регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации;
- если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров;
- вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки;
- резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Реквизиты внешней докладной записки:
1) наименование ведомства, организации, где составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже);
2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);
3) название вида документа (печатается прописными буквами);
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу);
5) регистрационный номер;
6) место составления документа (располагается в одном ряду с датой в правом углу);
7) заголовок к тексту;
8) текст (располагается под заголовком);
9) приложение (список прилагаемых документов);
10) подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).
Пример внешней докладной записки
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.11.2017 №14-3-12 г.Макеевка
О нарушении сроков поставки
Довожу до Вашего сведения, что ООО «Изумруд» нарушает график поставки обогащенной руды на ноябрь 2017г., принятый на Совете директоров концерна «Металлургпром» от 14.10.2017. На текущую дату смещение сроков поставки составляет 10 календарных дней. Данный факт негативно влияет на выполнение ОАО «Макеевский сталеплавильный завод» плана производства стального и чугунного литья в ноябре 2017г. Если в графике поставок будет сохраняться вышеуказанная тенденция, то по прогнозам невыполнение плана составит около 30%, что в количественном выражении составит 1500 тонн.
Необходимо не позднее 16.11.2017 принять меры по возобновлению поставок обогащенной руды от ООО «Изумруд», а также откорректировать график таким образом, чтобы к 23.11.2017 объем поставок достиг запланированных показателей. Вариант откорректированного графика поставки обогащенный руды на ноябрь 2017г. прилагаю. Со своей стороны предлагаю содействие в предоставлении транспорта для перевозки сырья в виде самосвалов марки «БелАЗ-75570» в количестве 4 единиц.
Приложение: вариант графика поставки руды на ноябрь 2017 на 7 л. в 1 экз.
Директор / подпись/ О.О.Савинов
Реквизиты внутренней докладной записки:
1) наименование структурного подразделения, в котором составлен документ (ставится в левом верхнем углу листа в именительном падеже)
2) адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица в дательном падеже, располагается в правом верхнем углу листа);
3) название вида документа (печатается прописными буквами);
4) дата составления документа (ставится ниже названия вида документа в левом углу)
5) регистрационный номер;
6) место составления документа;
7) заголовок к тексту;
8) текст
9) приложение (список прилагаемых документов);
10) подпись автора документа (название должности, подпись, расшифровка подписи).
Пример внутренней докладной записки
| Транспортный отдел Директору ООО «Сатурн» С.С. Сапронову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 04.10.2017 № 6 г.Донецк О невыполнении должностных обязанностей Довожу до Вашего сведения, что водитель-экспедитор Голубенко Иван Степанович не представил закрепленный за ним автомобиль (гос. номер С082 МК90) на плановый технический осмотр. Такими действиями ГолубенкоИ.С. нарушил положения должностной инструкции от 06.10.2016. В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить ГолубенкоИ.С. выговор. Начальник транспортного отдела /подпись/ Е.А. Янченко |
ПРАКТИКИМ
Задания на составление и редактирование докладной записки
1.Ознакомьтесь с образцами докладных записок. Укажите их вариант (внутренняя, внешняя). Назовите отличия в оформлении реквизитов документов.
А)
Филиал ООО «Север» Генеральному директору
ООО «Север»
О.О. Иванову
ул. Советская, д. 123, 116900,
г.Самара, 45001,
тел./факс (049) 112-56-90
E-mail: [email protected]
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
20.02.2017 № 12/05-14 г. Самара
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Довожу до Вашего сведения, что в силу недостатка в кандидатах для формирования административного аппарата для филиала в г. Самара необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 24.04.2017. Собеседования с новыми кандидатами будут проведены до 22.04.2017. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2017.
Начальник отдела / подпись/ В.О. Семенов
Б)
Отдел продаж Директору ЧП «Оникс»
П.О. Капиносу
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2017 № 6/34
О нарушении трудовой дисциплины
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2017, менеджер по продажам Сафонова Татьяна Владимировна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Сафоновой Т.В., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить выговор Сафоновой Т.В..
Начальник отдела продаж / подпись/ О.А. Ивасюк
2.Укажите словосочетания, которые являются предпочтительными при составлении докладной записки:
1) довожу до Вашего сведения – ставлю Вас в известность, что... – считаю необходимым сообщить;
2) прошу наложить дисциплинарное взыскание... – прошу объявить замечание... – прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания ... – прошу применить дисциплинарное взыскание в форме...;
3) в связи с несоответствием профессиональных знаний занимаемой должности – в связи несоответствием занимаемой должности;
4) прошу принять соответствующие меры – прошу отреагировать на этот факт;
5) не был присутствующим на работе – был отсутствующим на работе – отсутствовал на рабочем месте.