Сущность и структура управленческой деятельности
Сущность деятельности менеджера (руководителя) заключается в осуществлении организаторской работы, связанной с интеграцией и синхронизацией усилий отдельных членов и звеньев трудового коллектива. По мнению Л. И. Уманского [177], организаторская деятельность представляет собой познание психологии людей и применение познанного в практике непосредственного воздействия на них и взаимодействия с ними в процессе трудовой деятельности. Воздействия руководителя на подчиненных носят характер административных, экономических, психологических и педагогических методов, средств и приемов.
Суть системного видения управления состоит в представлении любой организации как совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, которые ориентированы на достижение конкретных целей в условиях изменяющейся среды. Как правило, системный подход связан с построением оптимальной управляющей системы (системы управления). Под системой управления исследователи понимают совокупность взаимосвязанных между собой элементов, взаимодействие которых обеспечивает осуществление управленческих функций и соответствующих им воздействий на управляемый объект. Построить систему управления – значит выделить совокупность элементов и установить характер связей между ними, которые позволяют реализовать управленческие функции в достижении поставленной цели.
Некоторые исследователи обозначают управление как процесс [159]. Процесс управления они рассматривают как непрерывную последовательность действий, осуществляемых субъектом управления, в результате которых формируется и изменяется образ управляемого объекта, устанавливаются цели совместной деятельности, определяются способы их достижения, распределяется работа между участниками деятельности и интегрируются их усилия. Таким образом, суть процессного видения управления заключается в представлении его как непрерывной системы взаимосвязанных управленческих решений.
Управление как деятельность имеет следующие особенности:
- принципиальная возможность, осуществимость управления как результативного влияния немыслима без определенных условий: получения и использования информации; особых организационных отношений (отношения власти, отношений ответственной зависимости, отношений, основанных на учете имеющихся у субъектов управления определенных прав и полномочий);
- управленческая деятельность предполагает решение задач (проблем);
- воздействия на объект управления являются итогом принятия управленческих решений; решения принимают все люди, но только управленцы (менеджеры) делают это постоянно, к тому же их решения адресованы не только себе, но другим людям;
- управленческая деятельность имеет внешнюю, наблюдаемую, поведенческую и внутреннюю, идеальную, духовную сторону, которая существенно зависит от личностных качеств руководителей;
- зависимость успешности решения управленческих задач, осуществления управленческих действий от наличия у участников этой деятельности соответствующих управленческих умений; развитие управления предполагает овладение новыми умениями;
- управление нуждается в информационных, концептуальных, инструментальных и иных ресурсах;
- управленческая деятельность вторична – она как бы надстраивается над другими видами деятельности (педагогической, учебной и т.д.), ее конечные цели и критерии оценки связаны не с самим управлением, а с эффективностью деятельности управляемой системы;
- любое совершенствование управленческой деятельности в образовании предусматривает: совершенствование основной деятельности образовательного учреждения; совершенствование самой управленческой деятельности;
- конечные результаты управленческой деятельности достигаются не самими управленцами, а работниками – членами коллектива (в нашем случае – педагогами);
- управленческая деятельность подчиняется системе объективных научных закономерностей, но осуществлять ее приходится в конкретных условиях, что позволяет говорить об управлении как о разновидности искусства, творчества;
- в процессе управленческой деятельности происходит воздействие объекта управления на объект, взаимодействие между ними; в процессе этого взаимодействия возникают как объективные отношения, связанные с распределением ролей, функций, так и субъективные, человеческие, межличностные отношения;
- для управленческой деятельности характера цикличность – повторяемость цепочки действий, составляющих содержание функционального состава управления.
Отличительный признак управленческой деятельности – это руководство людьми, это достижение целей предприятия путем организации слаженной работы персонала (коллектива предприятия). Схематично управленческую деятельность менеджера можно представить следующим образом (Рис. 2).
Рис. 2. Элементарная схема управленческой деятельности.
Опираясь на общую структуру деятельности, раскроем обобщенное содержание структурных элементов управленческой деятельности.
Субъектом этой деятельности является менеджер (в первичной группе) или группа менеджеров (в организации в целом). В образовательном учреждении субъектами управленческой деятельности выступают: руководитель (директор школы, лицея или колледжа, ректор вуза), его заместители и руководители подразделений (особенности их деятельности раскрываются в главе 5). Потребностно-мотивационная сфера менеджеров связана со стремлением властвовать (доминировать) над людьми, с материальными стимулами, желанием проявить свои способности и т.д. В качестве объекта управленческой деятельности выступают персонал (группа сотрудников или коллектив организации), трудовая деятельность персонала и отношения людей в организации. Следует подчеркнуть, что каждый сотрудник в группе, коллективе сам является субъектом труда, общения и познания, поэтому в управленческой деятельности отношения между менеджером и подчиненными не субъект-объектные, а субъект-субъектные (об этом более подробно изложено в параграфе 5.5).
Целью управленческой деятельности является обеспечение эффективного, коллективного (совместного) труда персонала организации. Эффективность труда сотрудников определяется результатом, выраженным в экономических и социальных показателях организации. Содержание экономических показателей функционирования организации зависит от ее назначения и сферы производства (услуг). Например, сюда относятся количество и качество выпускаемой и реализованной продукции, производительность труда, сумма полученного дохода и т. д. Социальными показателями организации являются: уровень образования, квалификации и профессионального мастерства сотрудников, состояние их здоровья, размеры заработной платы, состояние трудовой дисциплины, текучесть кадров, условия труда, быта и отдыха, работников, состояние психологического климата в первичных рабочих группах и многие другие показатели.
Средствами управленческой деятельности менеджера являются: устная речь («живое» слово), письменная речь (распоряжения, приказы, служебные записки), нормативные документы (устав организации, законы, инструкции и т. п.), средства стимулирования труда (материальные и духовные стимулы), технические средства передачи информации. Кроме того, менеджер при взаимодействии с подчиненными опирается на групповые нормы, ценности, мнения и традиции.
Следует подчеркнуть сложность и интенсивный характер деятельности менеджера. В течении рабочего дня он совершает множество разнообразных действий. Среди них важнейшими являются: постановка целей и задач, распределение заданий между сотрудниками, инструктаж, проведение бесед, совещаний, переговоров, подготовка и принятие решений, внимание к трудовой дисциплине, проверка выполнения заданий, мотивация труда, представительство, распространение информации, разрешение конфликтных ситуаций и т. д. Большая часть этих действий относится к управляющим воздействиям (к прямой связи).
Обратная связь в данной системе управления означает поступление информации о результатах коллективного труда персонала менеджеру (руководству), на основе чего он разрабатывает новые управленческие решения и воздействия. Для осуществления обратной связи необходим систематический контроль работы персонала, сбор и обработка информации об основных показателях производственной деятельности подразделения или организации в целом.
Управленческая деятельность (так же как и любая другая) выполняется при определенных условиях: материально-технических, социально-психоло-гических, санитарно-гигиенических и др.
Одним из основных результатов организаторской деятельности менеджера является новое состояние трудового коллектива и каждого работника. При умелой, качественной организаторской деятельности руководителя – коллектив развивается, улучшаются его социальная структура, социально-психологический климат, самочувствие и настроение людей, изменяется к лучшему их отношение к работе, рабочему времени, оборудованию и т. д., возрастают трудовая и общественная активность людей, требовательность друг к другу, и наоборот, при плохой, неумелой организаторской деятельности руководителя производственные, социальные, социально-психологические и нравственные показатели трудового коллектива ухудшаются.
2.3. Функции управления в образовательной организации
Важным понятием менеджмента является понятие о его функциях, которые отражают основное содержание управленческой деятельности, а точнее — законченный цикл определенных действий в сумме и составляющих управленческую деятельность в целом. Другими словами, функция (от лат. function — использование) — это отношение между управляющей системой и управляемым объектом, требующее от управляющей системы выполнения определенного действия для обеспечения целенаправленности или организованности управляемых процессов. Понятие «функция» обозначает: 1) деятельность, обязанность, работу; внешнее проявление свойств какого-либо объекта в данной системе отношений; 2) роль, которую выполняет определенный социальный институт или процесс по отношению к целому (например, функции управления муниципальной системой образования, функции управления образовательным учреждением, функции управления образовательным процессом на уроке и т.д.). Функции управления выделяются в качестве основы построения управления образовательными системами, т.е. при построении систем управления (управляющих систем) обязательным является выделение функционального состава управления. На основе изучения литературы [49, 71, 89, 108, 138, 159, и др.) и анализа практики управления организациями можно выделить следующие основные функции управления образовательной организацией.
Информационно-аналитическая функция управления. Одной из основных характеристик любой системы, определяющей эффективность ее функционирования, является характеристика циркулирующих в ней информационных потоков (содержание информации, степень ее централизации и децентрализации, источники получения, вывод на уровне принятия решения). Для каждой из систем образовательного учреждения — управляющей и управляемой — выделяются три уровня информации: 1) административно-управленческий уровень (директор школы, колледжа или ректор в вузе), заместители по учебной и научной работе, заместитель по воспитательной работе, заместитель по АХР, диспетчер и др.);
2) уровень коллективно-коллегиального управления (совет образовательной организации, педагогический совет, ученый совет в вузе, методические объединения учителей и т.д.);
3) уровень ученического самоуправления (ученический комитет, советы классов, студенческий совет и т.д.).
Основным требованием при формировании целостной системы информационно-аналитической деятельности является наличие информации о состоянии и развитии тех процессов в управляемых системах, за которые отвечают руководители.
Тематическая информация делится на следующие б л о к и:
- обученность и качество преподавания;
- воспитанность и воспитательная работа;
- работа с педагогическими кадрами;
- работа с родителями и общественностью;
- организационные вопросы создания условий для получения образования;
- состояние внутри школьного управления;
- материально-техническая база;
- сведения об учащихся и учителях и др.
Эффективное управление образовательной системой (например, образовательным учреждением) начинается с создания или преобразования системы информационного обеспечения. Руководители образовательного учреждения должны иметь информацию о состоянии и развитии процессов в тех подсистемах, за которые они отвечают и на которые призваны оказывать управленческое воздействие. Это основное требование при формировании целостной системы информационно-аналитической деятельности.
Функция планирования или принятия решения (распоряжения, приказы, рекомендации, планы, решения совета, решения педсовета и т.п.). Планирование учебно-воспитательного процесса — второй основной компонент (функция) управления образовательным учреждением, реализуемый через определение основных видов деятельности и мероприятий с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, с учетом имеющегося в распоряжении данного субъекта фактического бюджета времени. Несомненно, что все управленческое воздействие является итогом определенного управленческого решения, принятого менеджером конкретного уровня управления (директором, его заместителями и др.). При этом управленческое решение, принятое в учебном заведении, должно удовлетворять целому ряду требований. Анализ теории менеджмента и изучение практики показывает, что решение должно:
- иметь целевую направленность, т.е. полностью соответствовать цели управления образовательным учреждением;
- быть обоснованным, адресным (кто будет претворять его в жизнь и нести ответственность за его эффективную реализацию) и правомочным;
- быть непротиворечивым, т.е. отражать единство и согласованность с общей системой принимаемых управленческих решений;
- отвечать условию конкретности по времени его реализации и предусматривать критерии эффективности его реализации с учетом оптимальности затрачиваемых сил, средств и времени;
- быть актуальным и современным;
- быть полным, кратко и четко изложенным.
В планировании реализуется целевой компонент образовательного процесса как деятельностной системы (совместная деятельность руководителей, преподавателей и студентов). Оно предопределяет более успешное выполнение стоящих перед менеджментом задач и связано с рационализацией структуры и содержания управления процессом в целом. Этап планирования предусматривает научное осмысление и анализ теории и особенно сложившейся практики планирования образовательного процесса в учебных заведениях. Сущность планирования заключается в определении основных видов деятельности и мероприятий с определением конкретных исполнителей и сроков исполнения. Цель планирования в образовательном учреждении состоит в выработке единства действий административного и педагогического коллектива, с одной стороны, и коллектива учащихся - с другой.
Достичь успеха можно при соблюдении главных условий:
- знание уровня, на котором находится коллектив к началу планирования;
- четкое представление об уровне, на который должна быть поднята работа к концу планируемого периода;
- выбор эффективных путей и средств планируемой деятельности.
Осуществление планирования требует специальных знаний, умений и навыков, позволяющих четко сформулировать цели обучения и воспитания, а также умения глубоко, на научной основе, анализировать степень достижения поставленных целей и задач. При огромном значении планирования нельзя преувеличивать его роль и значение в управленческом процессе, формально подходить к составлению и реализации планов. Специфика работы учебных заведений заключается в том, что педагогическая деятельность — по сути творческая, но в то же время в определенной степени регламентируется рамками учебных и воспитательных программ, рядом методических писем, приказов, рекомендаций и т.п.
В целом основные задачи планирования в учебных заведениях заключаются в:
- обеспечении выполнения решений государственных органов по вопросам воспитания и обучения подрастающего поколения;
- вычленении главных, узловых вопросов в деятельности педагогического коллектива;
- определении конкретных мероприятий, сроков их исполнения и ответственных исполнителей;
- улучшении дисциплины отдельных исполнителей путем научно обоснованной регламентации их деятельности;
- воспитании ответственности у членов коллектива.
К документации, отражающей комплексно-целевое программирование на уровне образовательного учреждения, относятся: Программа развития образовательного учреждения, план работы педагогического совета, образовательные программы (стандарты) и учебные планы специальностей, учебные программы предметов (дисциплин), планы различных видов занятий, планы работы подразделений (например, кафедр), индивидуальные планы работы преподавателей, Программа воспитательной работы и т.д.
При составлении этих планов и программ менеджеры образовательного учреждения руководствуются определенными правилами, основными руководящими положениями, отражающими исходные идеи и определяющими характер планируемой деятельности с учетом условий непрерывного развития и движения вперед всей постановки дела обучения и воспитания в данном учебном учреждении. План работы образовательного учреждения — это взаимосвязанная, объединенная общими целями совокупность практических мероприятий и дел по реализации поставленных перед учебным заведением целей, а планирование учебных занятий — специфический акт принятия решения по конструированию общей умозрительной или письменной модели взаимодействия преподавателя и учащихся в ходе занятий. Основой этого этапа служат цель, задачи и реальное время урока, а также принципы, методы и содержание учебно-воспитательной деятельности преподавателя и учебно-познавательной деятельности учащихся. Планирование остается формальным актом, если на этапе планирования отсутствует элемент прогнозирования.
Организация выполнений принятых решений и планов — третий базовый компонент (третья функция) управления образовательным учреждением. Функция организации выполнения принятых решений и планов включает в себя:
- доведение принятого решения (плана) до исполнителя;
- материально-техническое обеспечение возможности выполнения решения (плана);
- согласование данного решения (плана) с установками и потребностями личности исполнителя.
Организатором (менеджером) выполнения того или иного плана выступает ответственное лицо на данном участке работы. Например, за выполнение учебного плана в школе отвечает зам. директора по учебно-воспитательной работе.
Контрольно-диагностическая функция — четвертый основной компонент (функция) управления, процесс получения и переработки информации о ходе и результатах учебно-воспитательного процесса и принятия на ее основе управленческого решения. Контроль включает в себя наблюдение, изучение, анализ, диагностику и оценку эффективности деятельности исполнителей. Анализ образовательного процесса — один из основных методов контроля в структуре управления образовательным учреждением; способ получения знаний о причинах той или иной результативности совместной деятельности преподавателя и учащихся. В условиях повышения самостоятельности, а значит, и ответственности при делегировании прав и полномочий образовательному учреждению, контрольно-диагностическая функция внутришкольного управления должна занять особое место в целях стимулирования деятельности педагогов. Современный внутришкольный контроль представляет собой деятельность руководителей школы и представителей общественных организаций по установлению соответствия функционирования и развития всей системы учебно-воспитательной работы образовательного учреждения на диагностической основе общегосударственным требованиям (образовательным стандартам).
Регулятивно-коррекционная функция управления. В научной литературе регулятивно-коррекционная функция управления определяется как деятельность по внесению корректив с помощью оперативных способов, средств и воздействий в процессе управления педагогической системой для поддержания ее на запрограммированном уровне.Задача деятельности по регулированию и коррекции состоит в том, чтобы поддерживать тот или иной уровень организации системы в данной ситуации.К формам этой деятельности можно отнести:
- различного рода совещания по итогам тематического (или иного вида) контроля с целью выработки планов по разрешению выявленных проблем;
- внесение изменений в должностные (функциональные) обязанности работников;
- принятие решения и его исполнение по факту выявленных нарушений в осуществляемой деятельности;
- деятельность по внесению изменений в систему определенных отношений (например, между педагогами, между педагогом и ребенком, между педагогом и администрацией, между родителями и педагогом и т.д.) и др.
Регулирование и коррекция могут быть как оперативными, так и итоговыми. Если педагогический анализ обеспечивает связь между управленческими циклами, то регулирование создает основу для перевода образовательного учреждения как системы или ее отдельных частей в качественно новое состояние, объединения всех видов деятельности.
Важнейшая функция социального управления - мотивации труда. В основе мотивации труда преподавателя также как у любого специалиста лежат потребности, интересы, склонности, ценностные ориентации, целевые установки и т.д. Вместе с тем, в педагогической деятельности как во взаимодействии преподавателя и учащихся имеются специфические мотивы (см. главу 6).
В комплексе данные функции отражают ход и последовательность определенных управленческих воздействий, их завершенный цикл. Каждое управленческое действие начинается с принятия решения или планирования, зафиксированного каким-либо образом на бумаге, дискете и т.п., а заканчивается итоговым контролем (при необходимости коррекцией) с анализом результативности и эффективности реализации данного управленческого решения. При реализации каждого нового управленческого воздействия руководителя на подчиненных весь цикл повторяется в той же последовательности.