Использование бланков документов.

4.2.1. Документы оформляются на бланках в соответствии с локальными актами Университета. Бланки должны иметь установленный состав реквизитов.

4.2.2. Бланки Университета изготавливаются типографским способом.

4.2.3. Для оформления документов в Университете используются следующие виды бланков:

- бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки);

- бланки с изображением товарного знака Университета;

- бланки структурных подразделений.

4.2.4.Формы гербовых бланков, в том числе филиалов Университета, бланки с изображением товарного знака Университета и типовая форма бланка структурных подразделений утверждаются приказом ректора.

4.2.5.Бланки Университета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов.

4.2.6.Учет и хранение гербовых бланков в Москве осуществляет Управление делами. Учет и хранение гербовых бланков в филиалах Университета осуществляют Общие отделы филиалов.

4.2.7.Порядок изготовления, учета, использования, хранения и выдачи гербовых бланков, а также применение бланков структурных подразделений устанавливается отдельным локальным актом Университета.

4.2.8.Документы, издаваемые в совместно с другими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков Университета.

Оформление реквизитов документов

4.3.1. Документы имеют следующий основной состав реквизитов (состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением):

- Государственный герб Российской Федерации

- Наименование Университета

- Наименование документа

- Справочные данные об Университете

- Адресат

- Заголовок документа

- Регистрационный номер

- Текст документа

- Отметка о наличии приложений

- Подпись

- Виза согласования

- Гриф утверждения

- Оттиск печати

- Отметка о заверении копии

- Отметка об исполнителе.

4.3.2.Правильное оформление реквизитов и наличие обязательных реквизитов придает документам юридическую силу.

К обязательным реквизитам для большинства видов документов относятся: наименование Университета, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

4.3.3.Общие требования к оформлению реквизитов документов указаны в Приложении №2 к настоящим Правилам.

Согласование, подписание, рассмотрение и утверждение документов

Согласование документов.

5.1.1. Необходимость согласования отдельных видов документов и сроки их согласования устанавливаются локальными актами Университета.

5.1.2. Согласование документов может быть проведено в электронном виде и на бумажном носителе. К электронному согласованию относится согласование с применением корпоративной электронной почты и СДОУ. Документы, указанные в п.3.7 Правил, согласовываются в СДОУ, если иное не предусмотрено локальными актами Университета.

5.1.3. В СДОУ применимо согласование документов параллельным и последовательным способом.

5.1.4. Проекты документов согласовываются в следующем обязательном порядке, если иное не предусмотрено локальными актами Университета:

- с руководителем структурного подразделения, инициирующего документ;

- с руководителями, в компетенцию которых входит координация направления деятельности или вопросов, изложенных в проекте документа.

5.1.5. Документы, оформленные в соответствии с унифицированными формами, согласовываются в соответствии с требованиями, установленными унифицированными формами.

5.1.6. Список согласующих лиц формирует инициатор документа.

5.1.7. Ответственность за полноту списка согласующих лиц возлагается на инициатора документа и руководителя структурного подразделения, инициирующего документ.

5.1.8. По итогам согласования документ подлежит доработке в соответствии с замечаниями согласующих лиц.

5.1.9. В зависимости от вида документа согласование возможно как до подписания, так и после подписания, до рассмотрения или утверждения документа.

Подписание документов.

5.2.1. Документы подписываются ректором или работниками Университета в соответствии с установленными полномочиями.

5.2.2. Подписывающее лицо имеет право вернуть документ на доработку инициатору, потребовать дополнительную информацию по подготовленному документу либо принять решение о нецелесообразности его подписания.

5.2.3. Подпись на документах состоит из полного наименования должности подписывающего лица, личной подписи и её расшифровки (инициалы и фамилия).

5.2.4. Исходящие документы (письма), адресованные в Аппарат Правительства Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и Президенту Российской Федерации подписываются только ректором.

5.2.5. При отсутствии ректора (отпуск, болезнь, командировка) документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается «И.о. ректора» и далее - фактическая должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия.

5.2.6. При подписании документов руководителем, исполняющим полномочия и обязанности другого временно отсутствующего руководителя, в подписи указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

5.2.7. Подпись проставляется ручкой с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. На документах со сроком хранения свыше 10 лет (в т.ч. приказы, протоколы, документы об образовании, научные отчеты и т.д.) не допускается проставление подписи гелевой ручкой.

5.2.8. Не допускается при подписании документов использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи.

5.2.9. Ответственность за содержание подписанного документа несет подписывающее лицо.

5.2.10. При необходимости на подписанные документы проставляется оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать), оттиск печати Университета (для документов) либо оттиск штампа структурного подразделения.

5.2.11. Порядок использования печатей и штампов, а также перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати, устанавливается локальными актами Университета.

5.2.12. Перечень документов, на которые проставляется штамп структурного подразделения, устанавливается положениями о структурных подразделениях.

Рассмотрение документов.

5.3.1. Рассмотрению подлежат документы, требующие принятия решения руководителем, в соответствии с установленными полномочиями.

5.3.2. Входящие документы из Аппарата Правительства Российской Федерации рассматриваются ректором.

5.3.3. Срок рассмотрения документа составляет 3 рабочих дня с момента получения документа, если иное не установлено в тексте документа либо локальными актами Университета. Если для принятия решения по документу необходимо получение дополнительной информации, сведений и консультаций, срок рассмотрения может быть увеличен до 10 дней.

5.3.4. Результатом рассмотрения является резолюция. Наличие резолюции обязательно.

5.3.5. Если документ требует исполнения, в резолюции указываются фамилия исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения по исполнению документа, срок исполнения, подпись и дата резолюции.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается исполнитель указанный первым в резолюции. В СДОУ при рассмотрении служебных записок и входящих документов, требующих исполнения, указание ответственного исполнителя является обязательным условием.

5.3.6. Формулировки резолюции должны четко определять суть поручения, срок исполнения и форму представления результата исполнения.

5.3.7. Если документ поступил для сведения и не требует исполнения, резолюция может не содержать срок исполнения и фамилии исполнителя, при этом текст резолюции может быть следующим: «В дело», «К сведению» и другое.

5.3.8. При рассмотрении входящих документов ректор и руководители, которым адресован входящий документ, в соответствии с установленными полномочиями также принимают решение об их размещении на корпоративном портале (сайте) Университета.

5.3.9. Документы, рассмотренные в СДОУ (входящие документы, служебные записки), не требуют дублирования резолюции на документах в бумажном виде, если иное не предусмотрено локальными актами Университета.

Утверждение документов.

5.4.1. Документы утверждаются руководителем в соответствии с установленными полномочиями, решением коллегиального органа или приказом в соответствии с Приложением №3 к настоящим Правилам.

5.4.2. Документы, утверждаемые путем издания приказа или решением коллегиального органа, являются приложением к приказу или протоколу.

5.4.3. На утверждаемом документе оформляется гриф утверждения. Гриф утверждения придает документу нормативный характер.

5.4.4. Требования к оформлению грифа утверждения установлены в Приложении №2 к настоящим Правилам.

5.4.5. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.

Регистрация документов

6.1. Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.2. Документ подлежит регистрации один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.

6.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.4. Централизованно в Управлении делами в обязательном порядке регистрируются:

- входящие документы, за исключением нерегистрируемых документов, перечень которых предусмотрен локальными актами Университета, регламентирующими порядок работы с входящими документами;

- внутренние документы (приказы, за исключением приказов по личному составу, служебные записки, доверенности);

- исходящие документы: исходящие письма, оформленные на бланках Университета.

6.5. Входящие документы регистрируются в день их поступления до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания.

6.6. Копии входящих документов (отсканированные электронные образы документов), поступившие через факсимильную связь или корпоративную электронную почту, принимаются к регистрации и рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

6.7. Документы регистрируются по видам документов в пределах календарного года в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений.

6.8. Регистрация и учет документов производится в журнале регистрации (книги учета) документов. Допускается ведение журналов регистрации (книг учета) как в бумажном, так и в электронном виде, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации или локальными актами Университета.

Документы, движение которых предусмотрено в СДОУ, регистрируются в СДОУ, при этом на некоторых видах документов регистрационный номер и дата проставляются также на бумажных носителях.

6.9. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиальным органом (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения.

6.10. Порядок регистрации документов и присвоение регистрационных номеров может быть предусмотрен иными локальными актами Университета с соблюдением требований настоящих Правил.