Процедура предоставления учебного отпуска

Общие положения

Работодатель обязан предоставлять работникам, совмещающим работу с получением образования, учебные отпуска с сохранением среднего заработка или без оплаты (далее - учебный отпуск). Такая гарантия предусмотрена гл. 26 ТК РФ, а в некоторых случаях - отдельными федеральными законами. Например, лицам, допущенным к соисканию ученой степени доктора наук, право на отпуск для подготовки к защите диссертации гарантировано п. 3 ст. 4.1 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ.

Работник имеет право на учебный отпуск (ст. ст. 173 - 176, ч. 1 ст. 177 ТК РФ):

- если получает образование соответствующего уровня впервые;

- если обучается по аккредитованной образовательной программе.

Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК РФ). Чтобы воспользоваться данной гарантией, работник должен предъявить работодателю справку-вызов либо иные документы, дающие право на отпуск, например заявление о предоставлении отпуска и выписку из решения диссертационного совета (ч. 4 ст. 177 ТК РФ, п. 5 Правил предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 N 409 (далее - Правила)).

Трудовым кодексом РФ не установлен срок предъявления работником документов для предоставления учебного отпуска. Исключением является случай, когда работник намерен воспользоваться правом на отпуск для подготовки к защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук. Для этого он должен представить в установленные сроки следующие документы:

- письменное уведомление о намерении воспользоваться отпуском - за один год до предполагаемой даты начала отпуска (п. 3 Правил);

- выписку из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите - в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 Правил);

- заявление о предоставлении отпуска - в течение 10 рабочих дней со дня вынесения решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 Правил).

Если в соответствии с трудовым законодательством на время отпуска за работником сохраняется средний заработок, то работодатель обязан оплатить учебный отпуск не позднее чем за три дня до его начала. Такой вывод следует из ст. ст. 173 - 176 ч. 1 ст. 177, ч. 9 ст. 136 ТК РФ.

По мнению Роструда срок оплаты отпускных исчисляется в календарных днях. Если день оплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, работодателю рекомендуется произвести выплату отпускных накануне или в более ранний срок (ч. 8 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

В случае задержки выплата должна быть осуществлена с процентами, исчисленными в соответствии со ст. 236 ТК РФ. Если работник не принес своевременно справку-вызов, заявление, иной документ, дающий право на отпуск, работодатель может не успеть произвести выплату в установленный ч. 9 ст. 136 ТК РФ срок, но отказать в предоставлении отпуска на этом основании он не вправе. Для того чтобы минимизировать риски, рекомендуем работодателю срок представления документов для оформления учебного отпуска установить в локальном нормативном акте организации.

Продолжительность учебного отпуска зависит от уровня образования, получаемого работником (ст. ст. 173 - 176 ТК РФ). Образовательные уровни и типы образовательных организаций установлены соответственно ч. 4, 5 ст. 10 и ст. 23 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ.

Лица, которым предоставляется отпуск	Причина предоставления отпуска	Продолжительность отпуска	Оплата	Основание предоставления отпуска	Норма
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (заочная, очно-заочная формы обучения)	Промежуточная аттестация на первом и втором курсах	40 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Промежуточная аттестация на втором курсе при обучении в сокращенные сроки	50 календарных дней
	Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе	50 календарных дней
	Государственная итоговая аттестация	До 4 месяцев (в зависимости от учебного плана)
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации высшего образования	Вступительные экзамены	15 календарных дней	Без сохранения заработной платы	Справка-вызов	Часть 2 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники - слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования	Итоговая аттестация	15 календарных дней
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (очная форма обучения)	Промежуточная аттестация	15 календарных дней в учебном году
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых государственных экзаменов	4 месяца
Сдача итоговых государственных экзаменов	1 месяц
Работники, допущенные к вступительным экзаменам в адъюнктуру	Подготовка к вступительным экзаменам и их сдача	30 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Документ из учебного заведения, подтверждающий допуск лица к сдаче вступительных экзаменов	Абзац 8 п. 40 Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в РФ (утв. Приказом Минобразования России от 27.03.1998 N 814)
Работники, обучающиеся в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре, а также осваивающие программы ассистентуры-стажировки (заочная форма обучения)	Обучение по программам подготовки кадров высшей квалификации	30 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 173.1, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники, обучающиеся в аспирантуре, адъюнктуре, а также являющиеся соискателями ученой степени кандидата наук	Завершение диссертации	3 месяца	С сохранением средней заработной платы	Выписка из решения диссертационного совета, справка-вызов, заявление о предоставлении отпуска (с указанием продолжительности)	Часть 2 ст. 173.1, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, п. 3 ст. 4.1 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ, п. п. 2, 5 Правил, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники, являющиеся соискателями ученой степени доктора наук	Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени	6 месяцев	С сохранением средней заработной платы	Выписка из решения диссертационного совета, заявление о предоставлении отпуска (с указанием продолжительности)	п. 3 ст. 4.1 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ, п. п. 2, 5 Правил
Работники, обучающиеся по программам среднего профессионального образования (заочная, очно-заочная формы обучения)	Промежуточная аттестация на первом и втором курсах	30 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе	40 календарных дней
Государственная итоговая аттестация	До 2 месяцев (в зависимости от учебного плана)
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в профессиональные образовательные организации	Вступительные испытания	10 календарных дней	Без сохранения заработной платы	Справка-вызов	Часть 2 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники, обучающиеся в профессиональных образовательных организациях по программам среднего профессионального образования (очная форма обучения)	Промежуточная аттестация	10 календарных дней в учебном году
Итоговая аттестация	До 2 месяцев
Работники, обучающиеся по программам основного общего или среднего общего образования (очно-заочная форма обучения)	Государственная итоговая аттестация (программа основного общего образования)	9 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 176 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Государственная итоговая аттестация (программа среднего общего образования)	22 календарных дня

Важно! При обучении по образовательным программам, не имеющим государственной аккредитации, учебный отпуск предоставляется, только если такое условие включено в коллективный или трудовой договор (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174, ч. 3 ст. 176 ТК РФ).

Общие положения

Работник имеет право на учебный отпуск (ст. ст. 173 - 176, ч. 1 ст. 177 ТК РФ):

- если получает образование соответствующего уровня впервые;

- если обучается по аккредитованной образовательной программе.

Лица, которым предоставляется отпуск	Причина предоставления отпуска	Продолжительность отпуска	Оплата	Основание предоставления отпуска	Норма
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (заочная, очно-заочная формы обучения)	Промежуточная аттестация на первом и втором курсах	40 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Промежуточная аттестация на втором курсе при обучении в сокращенные сроки	50 календарных дней
	Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе	50 календарных дней
	Государственная итоговая аттестация	До 4 месяцев (в зависимости от учебного плана)
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в образовательные организации высшего образования	Вступительные экзамены	15 календарных дней	Без сохранения заработной платы	Справка-вызов	Часть 2 ст. 173, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники - слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования	Итоговая аттестация	15 календарных дней
Работники, обучающиеся по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры (очная форма обучения)	Промежуточная аттестация	15 календарных дней в учебном году
Подготовка и защита выпускной квалификационной работы со сдачей итоговых государственных экзаменов	4 месяца
Сдача итоговых государственных экзаменов	1 месяц
Работники, допущенные к вступительным экзаменам в адъюнктуру	Подготовка к вступительным экзаменам и их сдача	30 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Документ из учебного заведения, подтверждающий допуск лица к сдаче вступительных экзаменов	Абзац 8 п. 40 Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в РФ (утв. Приказом Минобразования России от 27.03.1998 N 814)
Работники, обучающиеся в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре, а также осваивающие программы ассистентуры-стажировки (заочная форма обучения)	Обучение по программам подготовки кадров высшей квалификации	30 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 173.1, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники, обучающиеся в аспирантуре, адъюнктуре, а также являющиеся соискателями ученой степени кандидата наук	Завершение диссертации	3 месяца	С сохранением средней заработной платы	Выписка из решения диссертационного совета, справка-вызов, заявление о предоставлении отпуска (с указанием продолжительности)	Часть 2 ст. 173.1, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, п. 3 ст. 4.1 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ, п. п. 2, 5 Правил, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники, являющиеся соискателями ученой степени доктора наук	Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени	6 месяцев	С сохранением средней заработной платы	Выписка из решения диссертационного совета, заявление о предоставлении отпуска (с указанием продолжительности)	п. 3 ст. 4.1 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ, п. п. 2, 5 Правил
Работники, обучающиеся по программам среднего профессионального образования (заочная, очно-заочная формы обучения)	Промежуточная аттестация на первом и втором курсах	30 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Промежуточная аттестация на каждом последующем курсе	40 календарных дней
Государственная итоговая аттестация	До 2 месяцев (в зависимости от учебного плана)
Работники, допущенные к вступительным испытаниям в профессиональные образовательные организации	Вступительные испытания	10 календарных дней	Без сохранения заработной платы	Справка-вызов	Часть 2 ст. 174, ч. 4 ст. 177 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Работники, обучающиеся в профессиональных образовательных организациях по программам среднего профессионального образования (очная форма обучения)	Промежуточная аттестация	10 календарных дней в учебном году
Итоговая аттестация	До 2 месяцев
Работники, обучающиеся по программам основного общего или среднего общего образования (очно-заочная форма обучения)	Государственная итоговая аттестация (программа основного общего образования)	9 календарных дней	С сохранением средней заработной платы	Справка-вызов	Часть 1 ст. 176 ТК РФ, Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368
Государственная итоговая аттестация (программа среднего общего образования)	22 календарных дня

Процедура предоставления учебного отпуска

При предоставлении учебного отпуска рекомендуем работодателю осуществить следующие действия.

1. Проверить правильность составления заявления работника.

Необходимо убедиться в следующем:

- в заявлении указаны цель учебного отпуска (для прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и т.д.), а также даты его начала и окончания и количество дней освобождения от работы;

- заявление подписано работником собственноручно;

- к заявлению прилагается справка-вызов по форме, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368, и (или) иной документ, на основании которого предоставляется отпуск. Например, таким документом может быть выписка из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите, подписанная председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенная печатью организации, на базе которой создан совет (п. п. 5, 8 Правил).

См. образец составления заявления.

2. Издать приказ о предоставлении учебного отпуска.

Приказ о предоставлении учебного отпуска оформляется по унифицированной форме N Т-6 (N Т-6а) (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Основанием для издания приказа являются заявление работника о предоставлении отпуска и справка-вызов (либо иной документ, дающий право на отпуск, например выписка из решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите (п. 5 Правил)).

В приказе следует указать номер и дату составления, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает.

В разд. "Б" формы N Т-6 необходимо отразить вид отпуска в соответствии с гл. 26 ТК РФ или иным федеральным законом, нормативным правовым актом, которым предусмотрено право на отпуск (дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка или без сохранения заработной платы). В скобках можно привести общераспространенное название "учебный". Графа "Период работы" не заполняется, так как Трудовой кодекс РФ не связывает предоставление данного отпуска с периодом работы.

Если учебный отпуск предоставляется вместе с основным, то заполняется также разд. "А" формы N Т-6.

В разд. "В" следует отразить общее количество календарных дней и период отпуска (отпусков) с указанием конкретных дат его (их) начала и окончания (независимо от того, заполнен ли разд. "А").

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. С данным документом работника необходимо ознакомить под подпись.

См. образец заполнения приказа.

3. Оформить личную карточку.

Личная карточка работника оформляется по форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Информацию об учебном отпуске отражают в разд. VIII. В соответствующих графах указывают:

1) вид отпуска - "учебный", "отпуск без сохранения заработной платы";

2) количество календарных дней отпуска;

3) даты начала и окончания отпуска;

4) основание предоставления отпуска (реквизиты приказа).

См. образец заполнения личной карточки.

4. Заполнить табель учета рабочего времени.

В табеле учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) нужно проставить:

- буквенный ("У") или цифровой ("11") код - при предоставлении учебного отпуска с сохранением заработной платы;

- буквенный ("УД") или цифровой ("13") код - при предоставлении учебного отпуска без сохранения заработка.

См. образец заполнения табеля учета рабочего времени в случае предоставления учебного отпуска с сохранением среднего заработка.

См. образец заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (для бюджетного учреждения).

См. образец заполнения табеля учета рабочего времени в случае предоставления учебного отпуска без сохранения заработной платы.

См. образец заполнения табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (для бюджетного учреждения).

5. Издать приказ о завершении отпуска.

Работодатель обязан издать такой приказ только в случае досрочного завершения отпуска, предоставленного для подготовки к защите диссертации на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук (п. п. 10 - 12 Правил). Досрочное завершение указанного отпуска оформляется с согласия работника - соискателя ученой степени в следующих случаях:

- принятие диссертационным советом положительного решения по результатам защиты диссертации в более короткий срок, чем тот, на который предоставлен отпуск (п. 10 Правил). В этом случае основанием для издания приказа о прекращении отпуска будут соответствующее заявление работника и выписка из решения диссертационного совета (п. п. 9, 10 Правил). Отпуск завершается по истечении 10 рабочих дней со дня получения работодателем выписки (п. 10 Правил).

Например, работнику предоставлен отпуск для подготовки к защите кандидатской диссертации продолжительностью три месяца - с 1 апреля по 30 июня 2014 г.

9 июня 2014 г. работник представил работодателю заявление о прекращении отпуска и выписку из решения диссертационного совета, которое по результатам защиты диссертации было положительным. Следовательно, работодатель издает приказ о завершении отпуска 25 июня 2014 г., а 26 июня 2014 г. работник приступает к работе;

- принятие диссертационным советом отрицательного решения по результатам защиты диссертации в более короткий срок, чем тот, на который предоставлен отпуск (п. 11 Правил). Основанием для издания приказа о прекращении отпуска будут соответствующее заявление работника и выписка из решения диссертационного совета (п. п. 9, 11 Правил). Отпуск завершается на основании приказа по истечении пяти рабочих дней со дня получения работодателем выписки (п. 11 Правил).

Например, работнику предоставлен отпуск для подготовки к защите докторской диссертации продолжительностью шесть месяцев - с 1 апреля по 30 сентября 2014 г.

3 сентября 2014 г. работник представил работодателю заявление о прекращении отпуска и выписку из решения диссертационного совета, которое по результатам защиты диссертации было отрицательным. Следовательно, работодатель издает приказ о завершении отпуска 10 сентября 2014 г., а 11 сентября 2014 г. работник приступает к работе;

- принятие диссертационным советом решения о снятии диссертации с рассмотрения в связи с ее отзывом работником до окончания отпуска (п. 12 Правил). Основанием для издания приказа о прекращении отпуска будут соответствующее заявление работника и выписка из решения диссертационного совета (абз. 2 п. 7, п. п. 9, 12 Правил). Отпуск завершается на основании приказа по истечении пяти рабочих дней со дня получения работодателем выписки (п. 12 Правил).

Ситуация из практики.Можно ли продлить учебный отпуск?

Нет, нельзя.

Законодательством не предусмотрена возможность продления учебного отпуска, даже на период нетрудоспособности.

Более того, если период временной нетрудоспособности полностью или частично совпадает с периодом учебного отпуска, соответствующее пособие не выплачивается (пп. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, пп. "а" п. 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375).

Если по окончании учебного отпуска работник так и не выздоровел, то начиная с дня, когда он должен был выйти на работу, начисляется пособие по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 183 ТК РФ, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Ситуация из практики. Правомерно ли требование работника предоставить ему учебный отпуск для сдачи сессии в двух образовательных организациях?

Требование работника неправомерно.

Работнику, который совмещает работу с учебой одновременно в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с получением образования в одной из них - по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Ситуация из практики. Правомерно ли требование работника присоединить к учебному отпуску основной отпуск?

Требование работника неправомерно.

Вопрос о присоединении учебного отпуска к ежегодному оплачиваемому решается по соглашению работодателя и работника (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Ситуация из практики. Вправе ли работодатель отозвать работника из учебного отпуска в связи с производственной необходимостью?

Нет, не вправе.

Трудовым кодексом РФ не предусмотрена возможность отзыва работника из учебного отпуска.

В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, который является периодом отдыха работника и с его согласия может быть перенесен на другое время, учебный отпуск - это гарантия, которую работодатель обязан предоставить работнику, совмещающему работу с обучением (ст. ст. 107, 125, гл. 26 ТК РФ).

Отзыв из отпуска повлек бы изменение периода учебного отпуска, определенного в соответствии со справкой-вызовом. Указанное обстоятельство может быть расценено проверяющими органами как нарушение норм трудового законодательства (непредоставление гарантий работникам, совмещающим работу с обучением), предусмотренных гл. 26 ТК РФ.

За подобное нарушение работодателю может грозить административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно, - по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ситуация из практики.Вправе ли работодатель отказать работнику в предоставлении учебного отпуска в связи с производственной необходимостью?

Нет, не вправе.

Предоставление учебного отпуска на основании справки-вызова не зависит от усмотрения работодателя. Дополнительный отпуск лицам, совмещающим работу с получением образования, - один из видов гарантий, предусмотренных действующим законодательством (ст. ст. 173 - 176 ТК РФ). Работник вправе воспользоваться таким отпуском даже в случае несогласия работодателя.

Ситуация из практики.Можно ли частично использовать учебный отпуск?

По данному вопросу сложились две точки зрения.

1. Учебный отпуск не может быть использован частично. Его продолжительность должна соответствовать количеству дней, указанному в справке-вызове.

2. Учебный отпуск может быть использован частично в пределах срока, установленного в справке-вызове.

Использование такого отпуска является правом, а не обязанностью работника. Законодательство не запрещает частичное использование учебного отпуска.