Ix. печатание, тиражирование (копирование) документов
Размножение документов и материалов в БашГУ производится в редакционно-издательском центре (РИЦ), отвечающем за копировально-множительные работы, и на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях БашГУ.
Документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть напечатаны четко и разборчиво на отдельных листах бумаги формата не более A3.
На документы или материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк заказа, подписанный руководителем структурного подразделения, завизированный ректором (проректором) БашГУ.
Тираж размножаемых документов устанавливается в соответствии с указателем (списком) рассылки, подписанным руководителем структурного подразделения БашГУ.
Материалы, размноженные ранее в БашГУ, повторно не размножаются. Размножение допускается в исключительных случаях с разрешения проректора по научной работе при наличии указателя (списка) рассылки, подписанного руководителем структурного подразделения БашГУ.
Многотиражные материалы размножаются с уменьшением и с оборотом.
Ответственность за содержание и тираж подлежащих размножению документов несут лица, подписавшие эти документы.
Копирование бланков документов любого вида запрещается.
Материалы неслужебного характера на размножение не принимаются.
X. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Учет печатей и штампов
Изготовление гербовой и других печатей производится на основании поручения ректора БашГУ. К представляемому письму по этому вопросу прилагается образец печати.
Гербовая печать изготавливается в виде круга, в середине которого изображается Государственный герб Российской Федерации, а по окружности размещается наименование организации на русском языке.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в организации могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов (печати деканатов, «Очная форма обучения», «Заочная форма обучения» «Очно-заочная форма обучения», «Для договоров» и т.д.), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения гербовой печати, а также за законностью пользования ею возлагается на ректора БашГУ.
Ректор БашГУ при необходимости своим приказом или доверенностью имеет право возложить ответственность за хранение и пользование гербовой печатью на подчиненного работника (начальника общего отдела).
При смене ректора гербовая печать передается вновь назначенному ректору по акту.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печати без изображения государственной символики ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
В БашГУ для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
Ответственность за хранение и пользование печатями в структурных подразделениях организации, возлагается на руководителя. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает ректор БашГУ.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в отдел размещения заказов и материально-технического снабжения, который размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей.
Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе в специальном журнале (Приложение № 31). Печати и штампы выдаются под роспись начальником общего отдела. Печати и штампы БашГУ должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях осуществляет общий отдел. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений БашГУ не допускается.
Пришедшие в негодность и утратившие практическое значение печати и штампы возвращаются в общий отдел для уничтожения по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Ответственное лицо, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел БашГУ.
Учет бланков документов
Организация работы по изготовлению и учету бланков документов БашГУ возложена на общий отдел, который:
получает заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет учет изготовленных бланков документов (Приложение № 30).
Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения БашГУ бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в общем отделе. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (Приложение № 30).
Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в общий отдел.
| СОГЛАСОВАНО | |
| Протокол Экспертной комиссии Башкирского государственного университета | |
| от «05» сентября 2011 г. № 1 |
Приложение № 1
к п. 3.4.5
| МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (БашГУ) ул. Заки Валиди, д. 32, г. Уфа, РБ, 450074 тел. (347) 272-63-70, факс (347) 273-67-78 E-mail: [email protected] | Министру образования Российской Федерации А.А. Фурсенко |
от « ___ » __________ 201__ г. № _____
на №__________от______________
Уважаемый Андрей Александрович!
В ответ на Ваш запрос от 15 мая 2010 года исходящий № 345 сообщаем, что….
(Текст полностью не приводится).
3 межстрочных интервала
Ректор Подпись И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Номер телефона