Соглашение, договор, контракт
В соответствии с распоряжением Министерства образования и науки Российской Федерации от 13 мая 2010 г. № Р-11 «О нумерации государственных контрактов, договоров и соглашений» и Порядком учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 сентября 2008 г. № 98н, а также приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 сентября 2008 г. № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета», регистрация соглашений, договоров и контрактов осуществляется в юридическом отделе БашГУ.
Зарегистрированный оригинал соглашения, договора, контракта направляется курирующим структурным подразделением вместе с распределением в финансово-экономическое управление БашГУ. Второй экземпляр соглашения, договора, контракта направляется исполнителю.
Протоколы
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
Проректоры: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Деканы факультетов: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Руководители структурных подразделений: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно шрифтом размером № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью общего отдела.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью общего отдела.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
вид документа - протокол (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приводится в Приложении № 18, краткого протокола – в Приложении № 19.
Служебные письма
Служебные письма БашГУ готовятся:
– как ответы о выполнении поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти;
– как исполнение поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции БашГУ;
– как сопроводительные письма;
– как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
– как инициативные письма.
Сроки подготовки писем устанавливаются ректором указанием по исполнению на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.
Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным ректором в указании по исполнению.
Срок подготовки инициативных писем определяется руководителем структурного подразделения.
Служебные письма за подписью ректора БашГУ печатаются только на установленных в БашГУ бланках.
При возникновении разногласий между структурными подразделениями БашГУ при подготовке документов оформляется докладная записка, направляемая руководителем структурного подразделения БашГУ, указанного в указании по исполнению первым, в адрес ректора БашГУ.
Требования к оформлению служебных писем:
Служебные письма печатаются на стандартных бланках БашГУ. Служебное письмо БашГУ, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
Служебное письмо имеет следующие реквизиты:
– гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо);
– полное наименование организации (на русском и башкирском языках);
– справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты);
– отметки для проставления даты и регистрационного номера;
– отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта);
– заголовок (наличие этого реквизита обязательно);
– текст;
– отметка о наличии приложений (если они имеются);
– подпись;
– отметка об исполнителе;
– нижний колонтитул.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
«БашГУ считает, …....».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Правила оформления служебного письма зарубежному адресату:
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на Приложение, если оно имеется.
Колонтитул в письмах зарубежному адресату не ставится.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами реквизит «Адресат» располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Реквизит включает инициал имени, фамилию адресата, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, наименование организации, фирмы, название города, название страны. Все составные части реквизита «Адресат» пишутся прописными буквами. Например:
Господину ЗИГМАРУ ГАБРИЭЛЮ
ПРЕМЬЕР-МИНИСТРУ
ЗЕМЛИ НИЖНЯЯ САКСОНИЯ
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
ЕГО ПРЕВОСХОДИТЕЛЬСТВУ
Господину Б. ИТОПУ
ЧРЕЗВЫЧАЙНОМУ И ПОЛНОМОЧНОМУ ПОСЛУ
………………………………………………………
(официальное название страны)
Текст письма начинается с обращения. В зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать – Господин Министр, Ваше Превосходительство и т.д. В обращении, иногда, принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин ректор). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел – Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении.
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «…в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением, …», «С глубоким уважением, ...», «Искренне Ваш, …», «С уважением, …». В ответном письме, в порядке взаимности, целесообразно употребить такой же комплимент.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается Приложение.
Подпись. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, инициалы, фамилия и его должность. Фамилия пишется прописными буквами. Должность пишется под фамилией и центрируется относительно фамилии. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Реквизит пишется через 1 междустрочный интервал. Например:
Ректор
Башкирского государственного
университета Подпись И.О. Фамилия
В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных адресатов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендует Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление служебных писем при переписке с зарубежными адресатами.
Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.
Корреспонденция, поступающая в БашГУ на иностранном языке, передается в отдел международных связей для предварительного рассмотрения и направления по принадлежности.
Письменный ответ на запрос зарубежного корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса. По согласованию сторон устные ответы могут даваться по телефону или во время деловых встреч. При этом на запросе делается соответствующая отметка о сроке и содержании устного ответа.
Образцы оформления служебных писем приведены в Приложениях № 1- № 4.