Вопрос 28. Собрание, совещание, беседа, как формы делового общения
Совещание (собрание) - устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива).
Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.
Задачи деловых совещаний:
1) Выяснить, проанализировать состояние дел (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать оргвыводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.
2) Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики - разъяснительное собрание, собрание-инструктаж.
3) Найти коллективное решение проблемы, собрать идеи - собрание проблемное, или «мозговая атака».
4) Отобрать и принять конструктивные решения – собрание, принимающее решения.
5) Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию - конференция, учебное собрание.
Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания - разовыми и периодическими.
Подготовка совещания - определение необходимости, уточняют его тему и цель, выделение и группировка проблем разрабатывается повестка дня. Текущие/срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь. Наиболее «трудные» пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Самые «простые» пункты или наиболее интересные - оставить в конце.
Совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей всех подразделений. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. По количеству участников собрания могут быть узкими (до 5 чел.), расширенными (до 20 чел.) и представительными (свыше 20 чел.). Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.
Наилучшее время для проведения собрания, согласно эргономическим исследованиям, - это позднее утро (11 ч. среды/четверга). Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.
Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Оно должно иметь хорошую акустику, звукоизоляцию, вентиляцию, нормальную температуру воздуха (+19о С), удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы.
Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей – 40-45 мин. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 мин. объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 мин. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания.
Беседа
Основная цель беседы - убедить партнера принять ваши конкретные предложения. Задачами беседы выступает получение служебной информации, взаимное общение работников одной сферы, совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов, контроль и координация начатых мероприятий, стимулирование трудовой активности.
Подготовка к проведению беседы:
- четкий план - программа действия.
- определить тему и цели обсуждения,
- оценить будущих участников общения и обстановку.
- разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.
В начале беседы надо установить контакт с собеседником, создать рабочую атмосферу, привлечь внимание и интерес партнера. При первых словах встречи желательно улыбаться, сказать несколько приятных слов личного характера, пошутить или использовать сравнение для краткого изложения ситуации. Правильное начало беседы предполагает указание ее целей, задач, объявление последовательности рассмотрения вопросов.
Сведения, с которыми вы хотите познакомить собеседников, надо представить кратко, точно и ясно, с указанием источников информации и подчеркиванием их надежности.
В конце беседы необходимо сделать выводы из основных положений, сформулировать четко и лаконично основные идеи. Опытные деловые люди советуют оставлять в запасе один сильный аргумент на тот случай, если собеседник в момент принятия решений начнет колебаться.
После окончания встречи делают письменную запись, фиксирующую цели, задачи, позиции сторон, достигнутые договоренности, вопросы. Указывают также дату и место проведения, продолжительность, ФИО, должности присутствующих.