Разработка структуры документа

Приступая к работе над документом, необходимо выбрать один из режимов просмотра, переключение между которыми осуществляется с помощью команды меню Вид или кнопками переключения режимов, расположенными слева от горизонтальной полосы прокрутки:

- Обычный – представлена только содержательная часть документа со всеми элементами форматирования шрифта и абзацев, но не страниц (быстрее происходит ввод и редактирование документа);

- Web-документ – текст отображается развернутым на всю страницу (удобен при оформлении электронных документов);

- Разметка страницы – экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до параметров страницы (удобен при оформлении печатных документов);

- Структура – документ отображается с дополнительным выделением его структуры: абзацев, заголовков разных уровней, списков.

Режим просмотра структуры документа дает возможность представить любой документ в виде иерархической структурной схемы, позволяющей быстро просматривать и изменять логическую организацию документа.

Каждый абзац документа, включая как основной текст, так и заголовки и подзаголовки, рассматривается как отдельный элемент структуры и помечается соответствующим маркером:

- в виде символа «плюс» указывает на наличие вложенных элементов для данного элемента структуры;

- в виде символа «минус» указывает на отсутствие вложенных элементов в рамках данного элемента структуры;

- в виде символа «квадрат» указывает на то, что данный элемент является основным текстом.

При построении структуры документа Word учитывает только встроенные стили заголовков, приведенные в списке Стиль (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.), используя номера заголовков для определения уровня этих заголовков в структуре документа и отображая заголовки с отступом 1,25 см вправо относительно заголовков предыдущего уровня. Если встроенные стили заголовков не используются для форматирования документа, Word будет рассматривать весь текст документа как основной.

Начиная создание документа, можно использовать режим структуры для работы над структурной организацией создаваемого документа. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Ÿ выбрать команду меню Вид4Структура;

Ÿ ввести первый элемент структуры и отформатировать его стилем Заголовок 1;

Ÿ нажать клавишу Enter и ввести следующий элемент структуры. По умолчанию он будет отформатирован тем же стилем, однако его уровень может быть изменен, если применить другой стиль заголовка или воспользоваться соответствующими командами;

Ÿ продолжать набор текста, аналогично изменяя организацию структуры документа.

В режиме просмотра структуры документа можно ее реорганизовывать, понижая или повышая уровни заголовков или основного текста, перемещая отдельные элементы структуры вверх или вниз, не изменяя их уровень. Перемещение одного элемента сопровождается перемещением всех вложенных элементов. Элементы можно перетаскивать в вертикальном направлении для изменения их положения в документе или в горизонтальном – для изменения уровня элементов.

При перетаскивании элементов в вертикальном направлении отображается горизонтальная линия, указывающая, куда будет помещен элемент. При перемещении элемента в горизонтальном направлении отображается затененный маркер элемента, показывая уровень, который будет присвоен элементу.

Перемещение элементов структуры может быть выполнено с помощью кнопок панели инструментов Структура, отображаемой в режиме просмотра структуры документа. Для этого перемещаемый элемент следует выделить щелчком по маркеру, а затем для перемещения воспользоваться одной из кнопок: повысить уровень, понизить уровень, понизить до обычного текста, переместить вверх, переместить вниз.

Если курсор находится в границах перемещаемого элемента, то для понижения уровня можно воспользоваться клавишей Tab, а для повышения – комбинацией клавиш Shift+Tab.

Двойной щелчок по маркеру элемента или один щелчок по кнопке Свернуть панели инструментов Структура позволяет скрыть вложенные элементы. Чтобы отобразить вложенные элементы, достаточно дважды щелкнуть по маркеру или выделить элемент и щелкнуть по кнопке Развернуть.

Word позволяет отображать элементы структуры только определенных уровней. Для скрытия элементов структуры ниже определенного уровня следует щелкнуть по одной из кнопок Показать заголовки 1-…. Для отображения элементов структуры всех уровней служит кнопка Все заголовки панели Структура.

Если элементы структуры содержат целые абзацы текста, полезной может оказаться функция скрытия текста элемента для отображения первых строк элементов. Для этого следует щелкнуть по кнопке Показать только первую строку.

Word позволяет совмещать режим структуры с другими режимами просмотра документа при использовании функции разделения окна (команда меню Окно4Разделить), что дает возможность одновременно работать над структурой и редактировать текст.

Практическое задание

1. Загрузите текстовый процессор Word.

2. Установите следующие параметры страницы:

¾ верхнее поле, нижнее поле, правое поле – 2 см; левое поле – 2,5 см;

¾ размер бумаги – А4;

¾ ориентация листа – книжная.

3. Сохраните документ с именем Word3.doc.

4. Установите параметры форматирования стиляЗаголовок 1: шрифт – Arial высотой 14, полужирный, выравнивание – по центру.

5. Установите параметры форматирования стиляЗаголовок 2: шрифт – Arial высотой 12, курсив, выравнивание – по левому краю.

6. Выберите режим структуры для просмотра документа и введите текст «Лабораторная работа №1». Примените к нему стилевое оформление Заголовок 1.

7. Откройте файл с именем Word1.doc, выделите весь текст и скопируйте его в окно документа Word3.doc после заголовка.

8. Установите курсор в конец документа и введите «Лабораторная работа №2». Перетащите маркер этого элемента структуры таким образом, чтобы элементу был присвоен уровень Заголовок 1. Вставьте текст файла Word2.doc после заголовка.

9. Примените к заголовкам «Текстовый процессор Microsoft Word», «Анализ потока платежей», «Перемещение (копирование) текста перетаскиванием» и «Форматирование абзацев» стиль Заголовок 2.

10. Введите в конце документа текст «Лабораторная работа №3», присвойте стиль Заголовок 1.

11. Выберите режим разметки для просмотра документа. Введите следующий текст:

Использование стилей

Параметры форматирования символов и абзацев Microsoft Word позволяют значительно изменять вид создаваемых документов, но установка таких параметров вручную занимает значительное время. Стили представляют собой наборы параметров форматирования, которые могут быть применены совместно, что облегчает и ускоряет процесс форматирования документа и гарантирует сохранение преемственности в оформлении.

12. Оформите текст «Использование стилей» как заголовок 2 уровня.

13. Вставьте после слова Стили обычную сноску с автоматической нумерацией и расположением внизу страницы (в качестве разделителя используйте символ «*») следующего содержания:

Список имеющихся стилей можно просмотреть в диалоговом окне «Стиль» и списке Стиль панели инструментов форматирования.

14. Каждую лабораторную работу разместите на отдельном листе, оформив как новый раздел.

15. Пронумеруйте страницы документа, размещая номера страниц внизу страницы справа.

16. Создайте верхний колонтитул со следующей информацией:

¾ для первого раздела укажите справа – название документа, по центру – текст Word №1, слева – дату;

¾ для второго раздела укажите справа имя автора по центру – текст Word №2, слева – время;

¾ для третьего раздела укажите по центру – Word №3, слева – символ K.

17. Измените для третьего раздела ориентацию страницы.

18. Начните новый раздел со следующей страницы и введите заголовок «Оглавление». В колонтитуле укажите название документа «Изучение возможностей текстового процессора Word».

19. Создайте автоматическое оглавление документа. Откорректируйте готовое оглавление, исключив заголовок «Перемещение (копирование) текста перетаскиванием» из числа подзаголовков.

20. Сохраните изменения, внесенные в документ, и завершите работу с текстовым процессором Word.

Вопросы для подготовки к зачету

1. Какие существуют параметры форматирования страниц?

2. Как изменить ориентацию страницы? Как пронумеровать страницы документа?

3. Каким образом можно приступить к вводу текста с новой страницы, если текущая еще не заполнена?

4. Для чего используется установка разделов в документе?

5. Что такое «колонтитул»? Как создать колонтитул в документе?

6. Как создать различные колонтитулы для разных частей документа?

7. Как вставить в документ сноску? Какие бывают сноски?

8. Как изменить разделитель, отображаемый между основным текстом и областью сносок? Как удалить сноску?

9. Как создать автоматическое оглавление документа? Меняется ли оглавление одновременно с изменением структуры документа?

10. Какие существуют режимы просмотра документа?

11. Когда удобно работать в режиме просмотра структуры документа?

Содержание отчета

Собеседование с преподавателем с демонстрацией выполненной работы.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4

Учебная цель:

освоение режимов работы с таблицами.

Данные, представленные в табличной форме, отличаются наглядностью, поэтому таблицы являются неотъемлемой частью многих документов. Таблицы используются для упорядочения информации, различных вычислений. Кроме того, с помощью таблиц можно создавать привлекательные макеты страниц, располагая нужным образом фрагменты текста, рисунки, вложенные таблицы. Разметка страницы с помощью таблицы часто используется для создания параллельных абзацев при разработке резюме.

Таблица представляет собой набор ячеек, расположенных на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка может содержать текстовую, числовую, графическую информацию.

Создание таблицы

Создать таблицу можно следующими способами:

Ÿ выбрать команду меню Таблица4Добавить4Таблица. В появившемся диалоговом окне «Вставка таблицы» указать в соответствующих полях количество строк и столбцов таблицы. При необходимости выбрать требуемый режим в группе Автоподбор ширины столбцов, для выбора формата таблицы щелкнуть по кнопке Автоформат, щелкнуть по кнопке OK;

Ÿ использовать кнопку стандартной панели инструментов, указав с помощью мыши количество строк и столбцов таблицы;

Ÿ начертить таблицу с помощью панели инструментов Таблицы и границы, отображаемой командой меню Таблица4Нарисовать таблицу, щелчком по одноименной кнопке стандартной панели инструментов или щелчком правой кнопки мыши по любой из панелей инструментов и выбором из контекстного меню команды Таблицы и границы.

Перемещение в таблице

Текст в таблицу вводится в каждую ячейку в отдельности, поэтому следует сначала установить курсор в соответствующую ячейку одним из следующих способов:

Ÿ щелчком мыши в пределах ячейки. При этом курсор будет помещен в начало пустой ячейки или в место щелчка заполненной текстом ячейки;

Ÿ клавишами управления курсором. При этом курсор будет перемещаться на одну ячейку вверх, вниз, вправо, влево, а если ячейка содержит текст, – на один символ вправо или влево или на одну строку текста вверх или вниз. Если курсор находится у края ячейки, клавиши управления курсором перемещают его в соседнюю ячейку;

Ÿ клавишей Tab или комбинацией клавиш Shift+Tab для перемещения курсора вперед или назад на одну ячейку. Если курсор находится в правой нижней ячейке таблицы, нажатие клавиши Tab приведет к созданию новой строки.

Выделение элементов таблицы

Текст в ячейке выделяется аналогично основному тексту документа. Отдельные элементы таблицы выделяются следующим образом:

Ÿ для выделения ячейки, строки, столбца или всей таблицы можно воспользоваться командой меню Таблица4Выделить4Ячейка(Строка, Столбец,Таблица), установив предварительно курсор в пределах выделяемого элемента;

Ÿ для выделения строки можно щелкнуть в полосе выделения слева от выделяемой строки, нескольких строк – выделить первую и протянуть указатель мыши вверх или вниз;

Ÿ для выделения столбца можно щелкнуть в пределах столбца при нажатой клавише Alt, нескольких столбцов – выделить первый и протянуть указатель мыши влево или вправо, или протянуть указатель мыши влево или вправо по верхней границе таблицы;

Ÿ для выделения всей таблицы можно поместить курсор в области таблицы и щелкнуть по маркеру перемещения таблицы, появляющемуся в левом верхнем углу таблицы.

Форматирование таблицы

Для форматирования текста в таблице следует выделить его и применить соответствующие параметры форматирования символов и абзацев.

В пределах таблицы могут быть установлены позиции табуляции с помощью линейки или диалогового окна Табуляция. Для перемещения от одной позиции табуляции к следующей используется комбинация клавиш Ctrl+Tab, а к предыдущей – Сtrl+Shift+Tab.

Word позволяет задавать режим вертикального выравнивания текста, для чего следует выделить ячейки таблицы, щелкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать команду Выравнивание в ячейке, а затем требуемый режим выравнивания, либо воспользоваться кнопкой Выравнивание панели инструментов Таблицы и границы.

Word позволяет изменять направление текста в ячейках с помощью кнопки Направление текста панели инструментов Таблицы и границы или контекстного меню. Предварительно следует установить курсор в пределах ячейки, выделить строку или столбец, в которых требуется изменить направление текста.

Для добавления границ и заливки следует выделить текст или ячейки, для оформления которых требуется использовать границы или заливку, и щелкнуть по кнопке Границы и заливка панели инструментов, либо воспользоваться командой меню Формат4Границы и заливка.

По умолчанию режим отображения границ таблицы включен, но даже если их удалить, Word по-прежнему будет отображать линии сетки, разделяющие ячейки таблицы, которые не выводятся на печать. Если необходимо скрыть линии сетки (а границы уже удалены), следует выбрать команду меню Таблица4Скрыть сетку.

Для быстрого форматирования таблицы Word предоставляет возможности автоматического форматирования, которое может быть применено как при создании таблицы, так и в процессе редактирования. Для этого следует выбрать команду меню Таблица4Автоформат, в диалоговом окне «Автоформат таблицы» выбрать формат и при необходимости изменить установленные параметры форматирования.

В таблицу, как и в любой другой текст, можно вставить принудительный разрыв страницы, чтобы обеспечить перенос части таблицы на следующую страницу. Для этого следует установить курсор в строке, которая должна отображаться в начале следующей страницы, и нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter или выбрать команду меню Вставка4Разрыв и в группе Начать выбрать Новую страницу.

Можно разбить таблицу на две части, для чего установить курсор в строке, которая должна стать первой строкой второй части таблицы, и выбрать команду меню Таблица4Разбить таблицу. Если установить курсор в первой строке таблицы, то эта команда приведет к смещению таблицы на одну строку вниз, что позволит при необходимости вставить текст перед таблицей, которая находится в начале страницы.

Если таблица занимает несколько страниц, Word может автоматически дублировать заголовки столбцов таблицы в начале каждой страницы. Для этого следует выделить «шапку» таблицы и выбрать команду Таблица4Заголовки. Возможно дублирование нескольких строк таблицы в начале каждой страницы документа.