Как Генеральному Директору выбрать личного помощника

Екатерина Панова
Генеральный Директор ООО "КАУС-секретарь", Москва

В статье описываются функции личного помощника руководителя. Автор дает ответ на вопрос, кому нельзя доверять поиск помощника

Справка

Екатерина Панова получила высшее юридическое образование. Общий стаж работы по подбору персонала — более 10 лет, опыт руководящей работы — с начала 2006 года.

ООО «КАУС-секретарь» (кадровое агентство уникальных специалистов) как отдельное юридическое лицо существует с начала 2007 года, ранее это было структурное подразделение консалтинговой компании. Специализируется на подборе личных помощников руководителей и персонала всех секретарских должностей. Также осуществляет консультации в области выстраивания трудовых отношений с персоналом в сфере секретарского дела, проводит аналитические исследования рынка труда личных помощников, администраторов, секретарей, делопроизводителей, офис-менеджеров и т. п. Штат компании — 12 человек.

Суть работы личного помощника состоит в том, чтобы, зная специфику и особенности деятельности своего руководителя, брать значительную часть его работы на себя. Например, в обязанности личного помощника входят планирование и оптимизация рабочего графика руководителя, координация действий Генерального Директора, организация встреч и переговоров, собраний акционеров, советов директоров, подготовка командировок руководителя (см. Функции личного помощника руководителя).

Функции личного помощника руководителя В обязанности помощника Генерального Директора входит: · организация телефонных переговоров; · прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя; · подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует); · прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем — доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа; · контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании; · прием и своевременное представление документов на подпись; · встреча и прием посетителей руководителя; · подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц); · создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя). Данный перечень не может считаться исчерпывающим. В зависимости от специфики компании личному помощнику могут вменяться и другие обязанности. По материалам автора статьи

Уровень зарплаты личных помощников

Федеральный округ	Уровень заработной платы (в рублях)
Дальневосточный Владивосток Хабаровск	6500-21 000 9000-21 000 6500
Приволжский Казань, Татарстан Нижний Новгород Оренбург	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Северо-Западный Вологда Псков	7000-11 700 7000 11 700
Сибирский Барнаул, Алтайский край Иркутск Новосибирск	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Уральский Екатеринбург Челябинск	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Центральный Воронеж Тула	17 200-19 500 17 200 19 500
Южный Ростов-на-Дону Ставрополь	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000