Изменение имеющегося шаблона

Для изменения имеющегося шаблона следует:

Ÿ выбрать команду меню Файл4Создать;

Ÿ в диалоговом окне «Создание документа» выбрать требуемый шаблон, установить переключатель Создать в положение Шаблон и щелкнуть по кнопке OK;

Ÿ после внесения в шаблон изменений он сохраняется в формате шаблона (в диалоговом окне «Сохранение документа» Тип файла автоматически будет определен Шаблон документа, и поле будет недоступно).

Создание документа на основе шаблона

Для создания документа на основе имеющегося шаблона следует:

Ÿ выбрать команду меню Файл4Создать, в диалоговом окне «Создание документа» открыть вкладку с требуемой категорией шаблонов;

Ÿ выбрать нужный шаблон и щелкнуть по кнопке OK;

Ÿ в окне документа заменить соответствующие примеры или указания фактической информацией, при необходимости внести коррективы в параметры форматирования заголовков и других элементов шаблона;

Ÿ сохранить созданный документ, указав в диалоговом окне «Сохранение документа» имя документа, тип файла – Документ Word.

Документ, созданный на основе шаблона, может быть сохранен в формате шаблона. Для этого при сохранении следует указать Тип файла – Шаблон документа.

Кроме того, любой документ может быть сохранен как шаблон (для чего также следует указать в диалоговом окне «Сохранение документа» Тип файла – Шаблон документа).

Вставка полей

Поля позволяют автоматически добавлять в документ определенную информацию и представляют собой набор инструкций, вставляемых в документ в виде кода поля. В самом документе отображается результат выполнения инструкций.

Поле позволяет выполнить следующие операции:

- нумеровать страницы документа (команда меню Вставка4Номера страниц);

- выполнять вычисления по формулам с отображением результата (команда меню Таблица4Формула);

- вставлять текущую дату и время в документ (команда меню Вставка4Дата и время);

- создавать оглавление документа с возможностью обновления и быстрого перехода к нужному разделу (команда меню Вставка4Оглавление и указатели);

- добавлять в документ элементы автотекста, например, имя автора, название документа (команда меню Вставка4Автотекст);

- запрашивать у пользователя ввод необходимой информации.

Для вставки поля в документ, следует:

Ÿ установить курсор в то место документа, где должен отображаться результат обработки поля, и выбрать команду меню Вставка4Поле (поля могут быть вставлены в любое место основного текста, или колонтитулов, а отдельные – даже в пределах надписей);

Ÿ в диалоговом окне «Поле» в списке Категория выбрать требуемую категорию полей, в списке Поля – имя поля. В области Код поля будет отображено имя выбранного поля, требуемые инструкции для выбранного поля, а также ключи. Ключи и инструкции, заключенные в квадратные скобки, являются необязательными;

Ÿ при необходимости добавления ключей и задания других параметров поля щелкнуть по кнопке Параметры для отображения диалогового окна «Параметры поля»;

Ÿ щелкнуть по кнопке OK.

Некоторые поля требуют дополнительных действий со стороны пользователя, прежде чем результат может быть отображен в документе (так называемые «поля действия»). Примером такого поля может служить поле Fill-in из категории Слияние: {FILLIN [“Приглашение”][ключи]}.

Это поле позволяет создавать диалоговые окна с запросом на пользовательский ввод. Такое диалоговое окно отображается непосредственно после вставки поля в документ, а также при обновлении поля (клавишей F9 или командой контекстного меню Обновить поле). Диалоговое окно содержит текст, информирующий пользователя о требуемых действиях (задается при вставке поля после имени поля как Приглашение), а также поле для ввода текста. При вставке поля Fill-in в документ можно указать с помощью ключа \d текст, используемый по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговом окне (текст в кавычках вводится после ключа).

Иногда возникает необходимость в отображении кодов полей (например, для изменения ключей или текста инструкций). Для включения режима отображения кода поля необходимо поместить курсор в пределах поля и нажать комбинацию клавиш Shift+F9. Можно также выбрать из контекстного меню команду Коды/значения полей. Для включения режима отображения всех полей в документе следует установить флажок Коды полей на вкладке Вид диалогового окна «Параметры», отображаемого командой меню Сервис4Параметры.

При отображении значений полей их трудно отличить от основного текста. Для визуального выделения полей используется режим затенения. Можно выбрать один из трех вариантов затенения: всегда, при выделении или никогда. Установка режима затенения производится на вкладке Вид диалогового окна «Параметры», отображаемого командой меню Сервис4Параметры. Затенение полей отображается только на экране монитора и не выводится на печать.

После вставки поля в документ его можно выделять, копировать, перемещать, вырезать, вставлять, форматировать, как обычный текст.

Для быстрого перемещения от одного поля документа к следующему используется клавиша F11, к предыдущему – Shift+F11.

Если возникает необходимость запретить обновление поля, его следует выделить и заблокировать комбинацией клавиш Ctrl+F11 или Ctrl+3 (при этом команда контекстного меню Обновить поле будет недоступной). Чтобы разблокировать поле, его выделяют и используют комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F11. Если поле не подлежит дальнейшему изменению, его можно преобразовать в текст комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F9 или Ctrl+6.

Предварительный просмотр и печать документа

Режим Предварительный просмотр меню Файл позволяет просматривать документ в том виде, в котором этот документ будет выведен на печать. Основное назначение этого режима – проверка форматирования документа перед выводом на печать, что позволяет экономить бумагу на пробные распечатки.

После включения режима предварительного просмотра изменяется масштаб отображения документа и вид указателя мыши. Если возникает необходимость просмотра какой-либо части документа более тщательно, достаточно поместить туда указатель мыши и щелкнуть кнопкой мыши. При этом масштаб будет увеличен до 100%. Повторный щелчок приведет к восстановлению прежнего масштаба отображения документа.

В режиме предварительного просмотра панели инструментов заменяются панелью инструментов Предварительный просмотр.

Кнопка используется для печати документа без отображения диалогового окна «Печать». Кнопка осуществляет переключение между стандартным режимом указателя мыши и режимом масштабирования. По умолчанию она находится во включенном состоянии, при этом отображается указатель масштабирования. Отключение этой кнопки отобразит стандартный указатель мыши, что позволит выделять и редактировать текст.

Кнопка включает режим отображения одной страницы. Имеется возможность одновременного отображения нескольких страниц, для чего следует нажать кнопку .

Список позволяет установить требуемый масштаб отображения страницы в предварительном просмотре, а также включить режим одновременного отображения двух страниц.

Кнопка позволяет отображать вертикальную и горизонтальную линейки для настройки полей и отступов. Если последняя страница документа содержит одну – две строки текста, можно воспользоваться кнопкой для исключения последней страницы. При этом Word уменьшит размер текста таким образом, чтобы он мог уместиться на предыдущих страницах.

Кнопка включает полноэкранный режим отображения страницы в предварительном просмотре. Для выхода из режима предварительного просмотра используется кнопка , при этом восстанавливается предыдущий режим просмотра документа.

После просмотра документа в режиме предварительного просмотра можно выводить его на печать. Если не требуется изменение параметров печати в диалоговом окне «Печать», можно воспользоваться кнопкой Печать панели инструментов Предварительный просмотр. В противном случае, следует выбрать команду Файл4Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P (Ctrl+Shift+F12) для отображения диалогового окна «Печать» для установки параметров печати:

Ÿ в поле Имя выбрать принтер, используемый для печати, настроить при необходимости параметры принтера (после щелчка по кнопке Свойства) – установить размер, ориентацию и источник подачи бумаги, размещение страниц и количество копий, определить режим цветопередачи и т. д.;

Ÿ в группе Страницы указать диапазон печати – все страницы документа, текущую или отдельные страницы, номера которых следует указать;

Ÿ в поле Число копий указать количество печатаемых копий, при печати нескольких копий можно установить режим Разобрать по копиям (многостраничный документ будет печататься по экземплярам);

Ÿ с помощью списка Вывести на печать можно выбрать режим печати всех страниц выбранного диапазона, четных или нечетных страниц;

Ÿ список Напечатать используется для указания типа выводимой на печать информации (документ, сведения, стили, примечания, список комбинаций клавиш и т. д.);

Ÿ в группе Масштаб список Число страниц на листе используется для печати нескольких копий документа на одном листе бумаги, список По размеру страницы – для автоматического масштабирования документа в соответствии с размером используемой бумаги;

Ÿ кнопка Параметры позволяет установить дополнительные параметры печати (обновление данных полей перед печатью, печать документа, начиная с последней страницы, печать сведений, примечаний, кодов полей, скрытого текста и т. д.)

Ÿ нажать кнопку OK в диалоговом окне «Печать».

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №7

Учебная цель:

получение практических навыков создания бланков документов.