Глава 1. Работа с документами Word и редактирование текста.

Глава 1. Работа с документами Word и редактирование текста.

Режимы ввода и редактирования текста

Запуск текстового процессора Microsoft Word 2010 можно осуществить несколькими способами:

Ÿ выбрать команду меню Пуск4Все программы4Microsoft Office4 Microsoft Word 2010;

Ÿ открыть документ Word двойным щелчком по значку.

На экране появится окно текстового процессора Microsoft Word 2010 с открытым в нем окном нового документа, которому по умолчанию присваивается имя Документ1.

1.2. Создание, открытие, сохранение, нового документ. Перемещение по документу.

Для создания нового документа в процессе сеанса работы Microsoft Word 2010 выбрать вкладку Файл, а далее пункт меню Создать для отображения диалогового окна Доступные шаблоны:

Ÿ по умолчанию выбирается шаблон Новый документ;

Ÿ после щелчка по кнопке OK созданный документ будет отображен в окне Word.

При первоначальном сохранении документа или сохранении уже существующего документа выбрать вкладку Файли выбрать Сохранить или нажать комбинацию клавиш Ctrl+S. При этом в первом случае будет отображено диалоговое окно «Сохранение документа»:

Ÿ в поле Имя файла ввести имя создаваемого файла (по умолчанию Word предлагает использовать в качестве имени файла текст, содержащийся в первом абзаце документа);

Ÿ в поле Папка выбрать папку для размещения файла (в области списка файлов отображаются имена всех вложенных папок и файлов, находящихся в выбранной папке);

Ÿ в поле Тип файлапо умолчанию выбирается тип файла «Документ Word» для сохранения файла в стандартном формате (.doc). При необходимости выбора типа файла можно воспользоваться списком Тип файла;

Ÿ для сохранения документа щелкнуть по кнопке Сохранить или нажать клавишу Enter.

При необходимости сохранения существующего документа под другим именем, в другом формате или в другой папке нужно воспользоваться вкладкой Файли выбрать Сохранить как или нажать функциональную клавишу F12. В появившемся диалоговом окне «Сохранение документа» ввести новое имя файла, выбрать требуемый тип файла или другую папку для его сохранения.

Для открытия документа необходимо выбрать вкладку Файли выбрать Открыть. При этом на экране будет отображено диалоговое окно «Открытие документа»:

Ÿ в списке Папка выбрать папку, в которой находится открываемый файл (ее имя должно отобразиться в поле списка Папка);

Ÿ в списке файлов открытой папки выбрать имя открываемого файла;

Ÿ щелкнуть по кнопке Открыть или нажать клавишу Enter.

Можно открыть несколько файлов одновременно. Для этого предварительно следует выделить все требуемые файлы, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

В Word 2010 пользователи могут начинать вводить текст в любом месте страницы, предварительно поместив туда курсор мыши и щелкнув левой кнопкой мыши.

Для перемещения в пределах документа чаще всего используются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, каждая из которых имеет бегунок и кнопки со стрелками на обоих концах полосы. При прокрутке положение курсора не изменяется.

Для перемещения с небольшим шагом следует делать щелчки левой кнопкой мыши по кнопкам прокрутки.

Для поэкранной прокрутки документа следует щелкать мышью по любому участку полосы прокрутки выше или ниже бегунка.

Для плавного перемещения по документу следует перетаскивать бегунок полосы прокрутки вверх или вниз. При перетаскивании бегунка рядом с ним отображается подсказка, показывающая номер текущей страницы.

Можно перемещаться по документу с использованием клавиатуры (при этом происходит перемещение курсора):

ß или à – на символ в направлении стрелки;

áилиâ– на строку в направлении стрелки;

Ctrl+ßили Ctrl+à – на слово в направлении стрелки;

Home или End – в начало или конец текущей строки;

Ctrl+Home или Ctrl+End – в начало или конец документа;

Page Up или Page Down – на экран вверх или вниз;

Ctrl+Page Up илиCtrl+Page Down – на страницу вверх или вниз;

Shift+F5 – к месту внесения последнего исправления.

Изменение шрифта

Каждый шрифт обладает уникальным изображением символов. Поэтому применение различных шрифтов может значительно улучшить внешний вид текста.

Изменить шрифт и его размер можно с помощью списков панели инструментов форматирования , отображаемые во вкладке Главная на области ленты Шрифт. Названия всех шрифтов инструментов форматирования в Word 2010 оформляются соответствующим шрифтом, что позволяет видеть, как будет выглядеть текст в случае применения того или иного шрифта. Если предлагаемые в списке размеры не подходят пользователю, можно ввести в поле списка любое требуемое значение и нажать клавишу Enter.

В Word предусмотрено несколько вариантов начертания шрифта. Для изменения начертания шрифта можно щелкнуть по соответствующей кнопке панели инструментов форматирования.

При необходимости можно применить несколько вариантов начертаний одновременно. Применение смешанного варианта начертаний позволяет получить различные визуальные эффекты.

На вкладке Интервал диалогового окна «Шрифт» представлены параметры, которые могут быть использованы для более точной настройки размера символов.

Параметр Масштаб позволяет задавать размер текста в процентах относительно нормального размера (100%). Если в списке отсутствует требуемое значение масштаба, его можно ввести вручную.

Параметр Интервал позволяет указывать расстояние между символами выделенного текста. По умолчанию этот параметр имеет значение Обычный, однако имеется возможность выбора в списке значение Разреженный или Уплотненный для увеличения или уменьшения интервала. При выборе одного из этих значений Word позволяет указать размер интервалов в поле На.

Параметр Смещение определяет положение текста на строке. Текст может быть приподнят или опущен относительно строки. Значение смещения может быть введено с клавиатуры или установлено с помощью счетчика.

Вкладка Анимация позволяет выделять текст с использованием различных эффектов анимации. Установка эффектов имеет смысл только в тех случаях, когда создаваемые документы будут передаваться по локальной связи или средствами электронной почты, поскольку Web-документами эти эффекты не поддерживаются.

Изменение цвета шрифта

Для задания цвета шрифта можно щелкнуть по кнопке панели инструментов форматирования, чтобы применить цвет, показанный на кнопке под буквой, или щелкнуть по кнопке с изображением стрелки для отображения палитры цветов и выбрать требуемый цвет.

Для отмены цветового оформления шрифта следует выделить фрагмент текста, открыть палитру цветов и выбрать черный цвет или значение Авто.

Установка позиций табуляции

Линейка может быть использована для создания, просмотра и удаления позиций табуляции.

По умолчанию в документах Word позиции табуляции располагаются с интервалом 1,27 см. Эти позиции отмечаются серыми штрихами в нижней части линейки. При определении позиций табуляции пользователем Word помещает на линейку более контрастный маркер, при этом удаляя все позиции табуляции по умолчанию, расположенные левее определяемой позиции.

Для позиций табуляции могут быть заданы различные режимы выравнивания, которые отражаются на индикаторе типа табуляции (по левому краю, по центру, по правому краю, по разделителю, с чертой). Чтобы выбрать способ выравнивания для новой позиции табуляции, необходимо щелкать мышью по кнопке типа табуляции, расположенной в левой части линейки. На кнопке отображается значок, соответствующий выбранному типу табуляции.

Чтобы установить выбранную позицию табуляции, следует щелкнуть мышью в требуемом месте линейки. Для перемещения позиции табуляции следует перетаскивать соответствующий маркер табуляции вдоль линейки.

Для удаления позиции табуляции следует перетащить соответствующий маркер в область текста. Чтобы удалить все установленные пользователем позиции табуляции, достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+N.

Можно установить, изменить, удалить несколько позиций табуляции одновременно или выбрать тип заполнителя в диалоговом окне «Табуляция», выбрав команду меню Формат4Табуляция.

Для установки позиции табуляции, следует указать значение с точностью до 0,1 см в поле Позиция табуляции. Можно определить требуемое количество позиций табуляции.

Для удаления позиции табуляции, следует выделить значение, соответствующее этой позиции в списке Позиция табуляции, и щелкнуть по кнопке Удалить. При этом позиция удаляется из списка и отображается в области Будут удалены. Чтобы удалить все установленные пользователем позиции табуляции, достаточно щелкнуть по кнопке Удалить все.

Для изменения типа выравнивания позиции табуляции или добавления символа заполнителя следует выбрать требуемую позицию в списке Позиция табуляции и выбрать для нее необходимый тип выравнивания и заполнитель. Символы заполнителя используются для удобства чтения текста с далеко отстоящими друг от друга фрагментами, разделенными позициями табуляции.

После установки параметров диалогового окна «Табуляция» следует щелкнуть по кнопке OK или нажать клавишу Enter. Если требуется откорректировать установленные параметры, можно дважды щелкнуть по маркеру табуляции для повторного открытия диалогового окна «Табуляция».

Чтобы быстро применить к абзацу требуемый режим выравнивания, можно воспользоваться кнопками панели инструментов форматирования. Нажатая кнопка указывает, какое выравнивание применено к текущему абзацу в данный момент.

Границы и заливка

Word позволяет заключать текст в рамки или использовать варианты обрамления с линиями, расположенными с одной, двух или трех сторон. Предварительно следует выделить фрагмент текста и щелкнуть по кнопке панели инструментов форматирования для обрамления рамкой, представленной на кнопке. Если требуется выбрать другой тип рамки, щелкнуть по кнопке со стрелкой.

Кроме того, можно выбрать команду меню Формат4Границы и заливка, на вкладке Граница диалогового окна «Границы и заливка» выбрать тип рамки, тип, цвет и толщину линии. При обрамлении абзаца или страницы можно использовать разомкнутые рамки, при создании которых тип, цвет и толщина линий устанавливаются до добавления линий границы. В списке Применить к определить для какой части документа следует создать рамку. Для изменения расстояния между границей и текстом щелкнуть по кнопке Параметры.

Вкладка Страница позволяет обрамлять страницы документа рисунками, приведенными в списке Рисунок.

Word предоставляет возможность оформления текста с использованием эффекта выделения цветом, для чего следует щелкнуть по кнопке панели форматирования для выделения цветом, обозначенным на кнопке. Если требуется выбрать другой цвет, щелкнуть по кнопке со стрелкой и выбрать требуемый цвет в палитре.

Кроме того, можно выбрать команду меню Формат4Границы и заливка, на вкладке Заливка диалогового окна «Границы и заливка» выбрать цвет заливки, тип и цвет узора. В списке Применить к определить для какой части документа следует применить заливку.

Создание буквиц

Буквица – широко используемый элемент оформления текста, применяемый в начале текстов различной полиграфической продукции. Для создания буквицы следует в режиме разметки документа установить курсор в любом месте абзаца, который необходимо оформить с использованием буквицы (Word преобразует в буквицу первый символ этого абзаца) и выбрать команду Формат4Буквица. В диалоговом окне «Буквица» выбрать положение буквицы, вид шрифта, высоту буквицы (определяется в строках) и расстояние от текста.

Изменение регистра символов

Команда Формат4Регистр позволяет управлять регистром букв без повторного ввода. Например, при выборе режима Как в предложениях диалогового окна «Регистр» с заглавной буквы начинается только первое слово предложения, в то время как при установке значения изМЕНИТЬ РЕГИСТР регистр всех букв меняется на противоположный.

Использование разделов

Использование при создании документа разделов позволяет устанавливать различные параметры форматирования страниц (колонтитулы, поля, ориентацию и т. д.) для различных частей документа (одной страницы, части страницы, нескольких страниц). Разделы можно начинать и завершать в любом месте документа.

Для создания нового раздела следует:

Ÿ установить курсор в начале строки, с которой следует начать новый раздел;

Ÿ выбрать вкладку Разметка страницы, в области ленты Параметры страницы нажать на значок . Далее выбрать вкладку Источник бумаги и указать требуемый вариант начала раздела:

- со следующей страницы (новый раздел начинается с начала новой страницы);

- на текущей странице (новый раздел начинается непосредственно после текущего положения курсора на странице);

- с четной страницы (новый раздел начинается на ближайшей четной странице);

- с нечетной страницы (новый раздел начинается на ближайшей нечетной странице);

- с новой колонки (новый раздел начнётся с новой колонки).

Для удаления разрыва раздела следует выделить линию разрыва и нажать клавишу Delete. При удалении разрыва раздел, находившийся выше разрыва, форматируется аналогично разделу, следовавшему за удаленным разрывом.

Создание колонтитулов

Колонтитулы представляют собой области, расположенные вверху и внизу страницы, где размещается обычно такая информация, как название документа, имя автора, номера страниц, дата и т. д. Для создания колонтитула следует:

Ÿ выбрать вкладку Вставка, далее область ленты Колонтитулы и выбрать либо Верхний, либо Нижний колонтитулы. В результате курсор переместится в область колонтитула страницы. На панели инструментов колонтитула представлены кнопки для редактирования либо удаления колонтитула;

Ÿ ввести текст колонтитула;

Ÿ для возврата в режим редактирования текста дважды щелкнуть в области основного текста.

В текст колонтитула можно добавлять элементы автотекста, графику, границы и заливку.

Можно создать различные колонтитулы для четных и нечетных страниц, отдельный – для первой страницы документа с помощью вкладки Разметка страницы, далее область ленты Параметры страницы и нажать значок . В появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Источник бумаги.

Если документ разбит на разделы, для каждого из них можно создавать собственные колонтитулы. При создании нового раздела документа Word по умолчанию создает его колонтитул аналогичным колонтитулу предыдущего.

Вставка сносок

Сноски часто используются в научных статьях, технической документации. Сноски располагают в нижней части страниц документа (обычные) или в конце документа или раздела (концевые). Для вставки сносок в документ:

Ÿ поместить курсор в то место документа, куда предполагается вставить знак сноски, и выбрать вкладку Ссылки, область ленты Сноски;

Ÿ выбрать требуемый вид сноски (обычная или концевая);

Ÿ при нажатии на значок можно определить положение или формат сноски и как следует применить изменение. В случае автоматической нумерации сносок выполняется цифровая нумерация, в другом варианте можно выбрать символ для знака сноски;

Ÿ щелкнуть по кнопке Вставить, при этом в тексте документа появится символ сноски, а в конце страницы, документа или раздела – поле для ввода текста сноски. По завершении ввода текста щелкнуть мышью в области основного текста документа.

Для удаления сноски необходимо выделить знак сноски в документе и нажать клавишу Delete или Backspace. Word автоматически удалит сноску из области сносок, изменит нумерацию пронумерованных сносок и формат оставшихся сносок для их оптимального размещения на свободном пространстве страницы.

Создание оглавления

Word позволяет быстро создавать оглавление любого документа, заголовки которого отформатированы стилями заголовков Word. Уровень заголовка определяет отступ при его отображении в оглавлении.

Для автоматического создания оглавления следует:

Ÿ отформатировать заголовки документа стилями заголовков Word;

Ÿ поместить курсор в то место документа, куда необходимо вставить оглавление, и выбрать вкладку Ссылки, далее на области ленты Оглавление;

Ÿ при создании автоматического оглавления можно выбрать Формат (образец оглавления отображается в области предварительного просмотра) и поле Уровни указать число уровней заголовков, которые требуется включить в оглавление;

Ÿ Щелкнуть по кнопке OK.

Оглавление представляет собой большое поле данных, при щелчке по элементу которого осуществляется переход к соответствующему заголовку.

Для изменения уровня отдельного элемента оглавления необходимо выделить его в тексте документа и выбрать другой стиль заголовка в списке Стиль панели инструментов форматирования. Для исключения какого-либо элемента из оглавления следует оформить его стилем, отличным от стилевого оформления заголовков, включенных в оглавление. После произведенных изменений в документе следует обновить оглавление:

Ÿ щелкнуть правой кнопкой мыши в области оглавления и из контекстного меню выбрать режим Обновить поле;

Ÿ в появившемся диалоговом окне «Обновление оглавления» выбрать вариант обновления (обновить только номера страниц или обновить целиком) и щелкнуть по кнопке OK.

Перемещение в таблице

Текст в таблицу вводится в каждую ячейку в отдельности, поэтому следует сначала установить курсор в соответствующую ячейку одним из следующих способов:

Ÿ щелчком мыши в пределах ячейки. При этом курсор будет помещен в начало пустой ячейки или в место щелчка заполненной текстом ячейки;

Ÿ клавишами управления курсором. При этом курсор будет перемещаться на одну ячейку вверх, вниз, вправо, влево, а если ячейка содержит текст, – на один символ вправо или влево или на одну строку текста вверх или вниз. Если курсор находится у края ячейки, клавиши управления курсором перемещают его в соседнюю ячейку;

Ÿ клавишей Tab или комбинацией клавиш Shift+Tab для перемещения курсора вперед или назад на одну ячейку. Если курсор находится в правой нижней ячейке таблицы, нажатие клавиши Tab приведет к созданию новой строки.

Вставка таблицы Excel

Word позволяет внедрять в документ рабочие листы Excel. Для этого можно воспользоваться на вкладке командой Вставка4Объект4Лист Microsoft Excel. Можно щелкнуть по кнопке стандартной панели инструментов и, удерживая нажатой кнопку мыши, выделить на отображенной после щелчка панели такое количество ячеек, которое должна содержать создаваемая таблица, а затем отпустить кнопку мыши. При этом в документе будет создана пустая таблица Excel, и появятся меню и панели Excel. Можно осуществлять ввод и форматирование данных, расчет по формулам.

Excel позволяет произвести условное форматирование ячеек, предусматривающее изменение формата ячеек в зависимости от выполнения некоторого условия. Для условного форматирования следует выделить ячейки, для которых предусматривается форматирование, и выполнить команду меню Формат4Условное форматирование. В диалоговом окне «Условное форматирование» первое поле позволяет выбрать, к чему будет применяться условие – к значению или формуле. При выборе параметра Значение применение формата зависит от значений выделенных ячеек. Второе поле служит для выбора оператора сравнения, используемого для задания условия форматирования. Третье поле используется для задания контрольного значения. После задания условия следует нажать кнопку Формат для задания формата ячеек, применяемого в случае выполнения заданного условия. С помощью кнопки А также можно задать до трех условных форматов, которые будут применяться одновременно к выделенным ячейкам.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №5

Учебная цель:

освоение режимов работы с графическими объектами и текстами, созданными другими программными средствами.

Вставка объектов WordArt

Объекты WordArt представляют собой стилизованные текстовые элементы. Для создания таких объектов необходимо выбрать команду Вставка4Рисунок4Объект4WordArt или щелкнуть по кнопке панели инструментов Рисование. В диалоговом окне «Коллекция» дважды щелкнуть по выбранному элементу и в открывшемся диалоговом окне «Изменение текста WordArt» ввести текст, который необходимо оформить выбранным стилем WordArt. При необходимости отформатировать текст и щелкнуть по кнопке OK.

Для редактирования текста объекта WordArt следует дважды щелкнуть по объекту и в открывшемся диалоговом окне «Изменение текста WordArt» внести изменения в текст и формат символов.

Форматирование объекта WordArt производится с использованием панели инструментов WordArt. Щелчок по кнопке позволит изменить форму объекта. Кроме того, можно изменить форму объекта перетаскиванием желтого маркера выделения, при этом характер изменений зависит от исходного стиля объекта WordArt.

Кнопка используется для выравнивания высоты всех букв текста WordArt. Кнопка используется для переключения между режимами вертикального и горизонтального размещения текста. Кнопка применяется для выбора режима выравнивания текста. Кнопка позволяет изменить параметры межсимвольного интервала.

Word позволяет изменять цвет заливки, а также цвет и толщину линий объектов WordArt в диалоговом окне «Формат объекта», отображаемом щелчком по кнопке .

Вставка картинок

Word предоставляет пользователю библиотеку готовых графических объектов для использования при оформлении документов. Для вставки следует выбрать команду Вставка4Рисунок4Картинки или щелкнуть по кнопке панели инструментов Рисование. В диалоговом окне «Вставка картинок» выбрать категорию и клип, щелкнуть по кнопке Вставить клип или перетащить его в окно документа.

Создание подложки

Можно использовать рисунок в качестве фона (подложки) для текста документа. В этом случае рисунок отображается в более светлых тонах, что облегчает чтение текста. Текст также может быть использован в качестве подложки.

Для создания графической подложки следует выделить изображение, которое должно быть использовано в качестве подложки, щелкнуть по кнопке Изображение панели инструментов Настройка изображения, (отображаемой командой Отобразить панель настройки изображенияконтекстного меню) и выбрать команду Подложка.

Для создания текстовой подложки следует:

Ÿ щелкнуть по кнопке Надпись панели инструментов Рисование или выбрать команду меню Вставка4Надпись, ввести в области надписи текст;

Ÿ отформатировать текст, предназначенный для использования в качестве подложки (чтобы текст подложки легко читался, следует выбирать крупный или жирный шрифт);

Ÿ разместить рамку в требуемом месте страницы;

Ÿ выделить текст, щелкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать Шрифт, в диалоговом окне «Шрифт» выбрать цвет Серый 25%;

Ÿ дважды щелкнуть на границе надписи для отображения диалогового окна «Формат надписи», на вкладке Положение выбрать тип обтекания За текстом, на вкладке Цвета и линии установить цвет заливки нет заливки и линий – нет линий, щелкнуть по кнопке OK.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №6

Учебная цель:

освоение режимов работы с шаблонами документов.

Шаблоны, наряду со стилями, являются средством автоматизации оформления однотипных документов. Шаблон представляет собой набор стилей, параметров форматирования, кнопок панелей инструментов и макросов, хранящийся в файле с расширением .dot. По существу, шаблон является моделью документа, общей формой однотипных документов, каждый раз наполняемой особым содержанием при создании документа на основе шаблона.

Все документы создаются на основе шаблонов. По умолчанию, для создания документа выбирается шаблон Обычный(Normal.dot) на вкладке Общие диалогового окна «Создание документа», отображаемого командой меню Файл4Создать.

В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, сгруппированных по 8-ми категориям на вкладках диалогового окна «Создание документа». При выборе шаблона его вид будет представлен в области предварительного просмотра.

Создание шаблона

Для создания шаблона документа следует:

Ÿ выбрать команду меню Файл4Создать, в диалоговом окне «Создание документа» установить переключатель Создать в положение Шаблон и щелкнуть по кнопке OK;

Ÿ в открывшемся окне создаваемого шаблона ввести все необходимые текстовые и графические фрагменты;

Ÿ установить требуемые параметры форматирования символов, абзацев, страниц и разделов, определить стили и макросы, которые будут храниться в шаблоне;

Ÿ сохранить созданный шаблон командой меню Файл4Сохранить(в диалоговом окне «Сохранение документа» в поле Тип файла будет выбран тип Шаблон документа, и поле будет недоступно). При сохранении создаваемого шаблона Word автоматически переходит в папку Шаблоны, позволяя пользователю сохранить шаблон в соответствующем месте.

Создаваемые пользователем шаблоны могут быть сохранены в любом месте. Однако, для отображения созданных шаблонов в диалоговом окне «Создание документа», их следует сохранять в специальной папке C:\Windows\Application Data\Microsoft\Шаблоны. Если шаблон сохранен в другой папке, можно его перетащить из окна папки на нужную вкладку диалогового окна «Создание документа». При этом Word создаст на этой вкладке ярлык для нового шаблона.

Вставка полей

Поля позволяют автоматически добавлять в документ определенную информацию и представляют собой набор инструкций, вставляемых в документ в виде кода поля. В самом документе отображается результат выполнения инструкций.

Поле позволяет выполнить следующие операции:

- нумеровать страницы документа (команда меню Вставка4Номера страниц);

- выполнять вычисления по формулам с отображением результата (команда меню Таблица4Формула);

- вставлять текущую дату и время в документ (команда меню Вставка4Дата и время);

- создавать оглавление документа с возможностью обновления и быстрого перехода к нужному разделу (команда меню Вставка4Оглавление и указатели);

- добавлять в документ элементы автотекста, например, имя автора, название документа (команда меню Вставка4Автотекст);

- запрашивать у пользователя ввод необходимой информации.

Для вставки поля в документ, следует:

Ÿ установить курсор в то место документа, где должен отображаться результат обработки поля, и выбрать команду меню Вставка4Поле (поля могут быть вставлены в любое место основного текста, или колонтитулов, а отдельные – даже в пределах надписей);

Ÿ в диалоговом окне «Поле» в списке Категория выбрать требуемую категорию полей, в списке Поля – имя поля. В области Код поля будет отображено имя выбранного поля, требуемые инструкции для выбранного поля, а также ключи. Ключи и инструкции, заключенные в квадратные скобки, являются необязательными;

Ÿ при необходимости добавления ключей и задания других параметров поля щелкнуть по кнопке Параметры для отображения диалогового окна «Параметры поля»;

Ÿ щелкнуть по кнопке OK.

Некоторые поля требуют дополнительных действий со стороны пользователя, прежде чем результат может быть отображен в документе (так называемые «поля действия»). Примером такого поля может служить поле Fill-in из категории Слияние: {FILLIN [“Приглашение”][ключи]}.

Это поле позволяет создавать диалоговые окна с запросом на пользовательский ввод. Такое диалоговое окно отображается непосредственно после вставки поля в документ, а также при обновлении поля (клавишей F9 или командой контекстного меню Обновить поле). Диалоговое окно содержит текст, информирующий пользователя о требуемых действиях (задается при вставке поля после имени поля как Приглашение), а также поле для ввода текста. При вставке поля Fill-in в документ можно указать с помощью ключа \d текст, используемый по умолчанию в том случае, если пользователь ничего не введет в диалоговом окне (текст в кавычках вводится после ключа).

Иногда возникает необходимость в отображении кодов полей (например, для изменения ключей или текста инструкций). Для включения режима отображения кода поля необходимо поместить курсор в пределах поля и нажать комбинацию клавиш Shift+F9. Можно также выбрать из контекстного меню команду Коды/значения полей. Для включения режима отображения всех полей в документе следует установить флажок Коды полей на вкладке Вид диалогового окна «Параметры», отображаемого командой меню Сервис4Параметры.

При отображении значений полей их трудно отличить от основного текста. Для визуального выделения полей используется режим затенения. Можно выбрать один из трех вариантов затенения: всегда, при выделении или никогда. Установка режима затенения производится на вкладке Вид диалогового окна «Параметры», отображаемого командой меню Сервис4Параметры. Затенение полей отображается только на экране монитора и не выводится на печать.

После вставки поля в документ его можно выделять, копировать, перемещать, вырезать, вставлять, форматировать, как обычный текст.

Для быстрого перемещения от одного поля документа к следующему используется клавиша F11, к предыдущему – Shift+F11.

Если возникает необходимость запретить обновление поля, его следует выделить и заблокировать комбинацией клавиш Ctrl+F11 или Ctrl+3 (при этом команда контекстного меню Обновить поле будет недоступной). Чтобы разблокировать поле, его выделяют и используют комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F11. Если поле не подлежит дальнейшему изменению, его можно преобразовать в текст комбинацией клавиш Ctrl+Shift+F9 или Ctrl+6.

Предварительный просмотр и печать документа

Режим Предварительный просмотр меню Файл позволяет просматривать документ в том виде, в котором этот документ будет выведен на печать. Основное назначение этого режима – проверка форматирования документа перед выводом на печать, что позволяет экономить бумагу на пробные распечатки.

После включения режима предварительного просмотра изменяется масштаб отображения документа и вид указателя мыши. Если возникает необходимость просмотра какой-либо части документа более тщательно, достаточно поместить туда указатель мыши и щелкнуть кнопкой мыши. При этом масштаб будет увеличен до 100%. Повторный щелчок приведет к восстановлению прежнего масштаба отображения документа.

В режиме предварительного просмотра панели инструментов заменяются панелью инструментов Предварительный просмотр.

Кнопка используется для печати документа без отображения диалогового окна «Печать». Кнопка осуществляет переключение между стандартным режимом указателя мыши и режимом масштабирования. По умолчанию она находится во включенном состоянии, при этом отображается указатель масштабирования. Отключение этой кнопки отобразит стандартный указатель мыши, что позволит выделять и редактировать текст.

Кнопка включает режим отображения одной страницы. Имеется возможность одновременного отображения нескольких страниц, для чего следует нажать кнопку .

Список позволяет установить требуемый масштаб отображения страницы в предварительном просмотре, а также включить режим одновременного отображения двух страниц.

Кнопка позволяет отображать вертикальную и горизонтальную линейки для настройки полей и отступов. Если последняя страница документа содержит одну – две строки текста, можно воспользоваться кнопкой для исключения последней страницы. При этом Word уменьшит размер текста таким образом, чтобы он мог уместиться на предыдущих страницах.

Кнопка включает полноэкранный режим отображения страницы в предварительном просмотре. Для выхода из режима предварительного просмотра используется кнопка , при этом восстанавливается предыдущий режим просмотра документа.

После просмотра документа в режиме предварительного просмотра можно выводить его на печать. Если не требуется изменение параметров печати в диалоговом окне «Печать», можно воспользоваться кнопкой Печать панели инструментов Предварительный просмотр. В противном случае, следует выбрать команду Файл4Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+P (Ctrl+Shift+F12) для отображения диалогового окна «Печать» для установки параметров печати:

Ÿ в поле Имя в