Перечень возможных реквизитов документов

1. Государственный герб РФ.

2. Герб субъекта РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак.

4. Код организации по ОКПО.

5. Код формы документа по ОКУД.

6. Наименование организации.

7. Справочные данные об организации

8. Наименование вида документа.

9. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.

13. Гриф ограничения доступа к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

III. Образцы документов.

1. Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Образец доверенности

Доверенность

Я, Жукова Антонина Федоровна, в связи с отъездом доверяю Павловой Ирине Викторовне (паспортные данные IV-ДВ № 649117 выдан ОВД Индустриального р-на г. Хабаровска 04.1989 г.) получить мою зарплату за октябрь 2001 г.

28.09.2001 г. (Жукова)

Подпись Жуковой А.Ф. удостоверяю

Начальник отдела кадров завода «Энергомаш»

28.09.2001 г. М.С. Иванов

Печать

2. Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Образец заявления

Директору СМП-291 Козлову П.А. сварщика IV разряда Лаптева С.П.

заявление.

Прошу уволить меня с работы с 01.11.2001 г. в связи с переездом в другой город.

18.10.2001 г. Лаптев

3. Объяснительная записка

Образец объяснительной записки

Декану филологического факультета ХГПУ Фитковской Д.И. студентки III курса 732 группы Жаровой С.И.

объяснительная записка.

Я пропустила 5 дней (с 7.10 по 12.10) учебных занятий по причине болезни.

Справка прилагается.

15.10.2001 г. Жарова

4. Апелляция — документ, представляющий собой обжалование какого-либо решения в более высокую инстанцию с целью пересмотра.

Образец апелляции

Председателю приемной комиссии по русскому языку ХГПУ Широковой Л.С. абитуриентки факультета иностранных языков Петровой Н.И.

апелляция.

Прошу пересмотреть мою оценку по русскому языку устно («3»), т.к. считаю ее неоправданно заниженной.

24.07.2001 г. Петрова

5. Справка — документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Угловой штамп организации

Образец справки

Справка

Дана Васильевой А.С. в том, что она является студенткой 2 курса исторического факультета ХГПУ.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Декан исторического факультета ХГПУ М.И. Лосев

печать

6. Резюме в чем-то сходно со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты является творческим процессом. Поэтому и не существует единого и жесткого стандарта.

Главная задача при составлении резюме — как можно более выигрышно (и в тоже время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить ту информацию, которая непосредственно относится к выбранной работе.

Образец резюме

Типовое резюме.

Антонова Белла Михайловна

Род. в г. Ростове-на-Дону

30 августа 1978 г.

Домашний адрес Домашний телефон E-mail address

Адрес университета Рабочий телефон/факс

Позиция: гид-переводчик в летнее время.

Сведения об образовании и имеющемся опыте работы: РГУ, 3^й курс, факультет иностранных языков, студентка дневного отделения — сентябрь 1998 – настоящее время.

Курсы иностранных языков при МИДе РФ 1997–1998.

Средняя школа № 36 — 1985–1995.

Работала в качестве переводчика с группой американских туристов — июль–август 1997 г. (вне штата в «Институте»).

Дополнительные сведения:

Переводчик на международной конференции «Безопасность в больших городах» (г. С.-Петербург, май 1998 г.)

Прочие сведения:

Читаю, говорю и перевожу с английского. Пользователь ПЭВМ (свободно владею программами Word 8.0, Excel). Имею водительские права на управление транспортом категории А и В.

Интересы, склонности: увлекаюсь живописью, театром (драматический жанр).

Иная вспомогательная информация: по характеру общительна, открыта, коммуникабельна. К порученному делу отношусь ответственно.

Сведения о рекомендациях: рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены.

29 марта 1999 г. Антонова Б.М.

7. Служебная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Образец служебной записки

Штамп фирмы «Прометей»

Служебная записка

(докладная)

Исполнительному директору

Н.И Боровому

14 декабря 1999 г.

Корректировка штатного расписания на 2000 г.

Согласно вашим указаниям от 20 октября с.г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в 1–3 кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»)

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи — в приложении 2.

Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

Старший консультант

отдела правового обслуживания

(факсимиле) Михайлов Ю.В.

8. Коммерческая корреспонденция: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-претензия.

8.1. Коммерческий запрос — документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара.

Образец письма-запроса

Штамп торговой фирмы 01.01.2000 № 20-345/651 О запросе предложения на подшипники

Директору ЗАО «Союзподшипник» г-ну Зотову В.Г.

Уважаемый господин директор!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.99, просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки … с поставкой в течение 1 квартала 2000 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях …

Заранее благодарим.

Директор по коммерции И.И. Степанов

8.2. Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма.

Образец письма-ответа

Штамп ЗАО «Союзподшипник»

Директору по коммерции торговой фирмы … Степанову И.И.

Благодарим Вас за запрос от 01.01.2000 по поставке партии подшипников марки … Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз.

С уважением,

генеральный директор

ЗАО «Союзподшипник» В.Г. Зотов

8.3. Письмо-претензия (рекламация) — коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Образец письма-претензии

Штамп фирмы «Прогресс»

Наименование фирмы, выполняющей поставки

Согласно договору № 4156 от 12.01.2000 Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 380 млн. руб. к 24.04.2000. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объемов производства.

В соответствии с договором п. 9.2. Вам надлежит уплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет.

Приложение: 1. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз.

2. Расчет убытков на 3 л. в 1 экз.

3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз.

4. Накладная от __________№______

5. Счет _____________ от __________

Директор Ю.В. Громов

Главный бухгалтер Е.Н. Суворова

9. Приказ, наряду с постановлением и распоряжением, является видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам внутренней жизни учреждений, предприятий, организаций.

Образец приказа

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ХАБАРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

________________ г. Хабаровск № _____________

Иванова С.И. допустить к ликвидации расхождений в учебных планах на 2 курсе филологического факультета в связи с переводом из Уссурийского педагогического института. Установить срок ликвидации до 01.11.01 года.

Основание: личное заявление, представление декана факультета.

Ректор университета М.И. Костенко

Занятие № 8

Аннотация – это краткое, обобщенное описание (характеристика) текста книги, статьи.

Перед текстом аннотации даются выходные данные (ав­тор, название, место и время издания) в номинативной форме. Эти данные можно включить и в первую часть аннотации.

Аннотация обычно состоит из двух частей. В первой части формулируется основная тема книги, статьи; во второй части перечисляются (называются) основные положения.

Субъект действия в аннотации обычно не называется, по­тому что он ясен, известен из контекста; активнее упот­ребляются пассивные конструкции (глагольные и причастные).

Образец аннотации:

Фролов И.Г. Глобальные проблемы, человек и судьбы челове­чества // Философия и политика в современном мире. – М.: Наука, 1989. – С. 44-60.

Статья посвящена влиянию глобальных проблем на различные стороны жизни человека и на решение вопроса о будущем циви­лизации.

В статье рассматриваются (анализируются, указаны) пути и методы решения глобальных проблем мыслителями различных направлений.

Реферат – это композиционно организованное, обобщенное изложение содержания источника информации (статьи, ряда статей, монографии и др.).

Реферат состоит из трех частей: общая характеристика текста (выходные данные, формулировка темы); описание ос­новного содержания; выводы референта.

Требования к написанию реферата по специаль­ности. Реферат должен раскрывать основные концепции исход­ного текста. Реферативное изложение должно быть сжатым.

Реферат не должен превращаться в «ползанье» по тексту. Цель реферирования: создать «текст о тексте». Следует избе­гать связок типа: в 1 абзаце, во 2 абзаце и т.д. Реферат – это не конспект, разбавленный «скрепами» типа далее автор отмечает... Обильное цитирование превращает реферат в конспект. Реферат может содержать оценочные элементы (нельзя не согласиться, автор удачно иллюстрирует и др.).

Рецензия – это письменный разбор, предпола­гающий, во-первых, комментирование основных положений (толкование авторской мысли; собственное дополнение к мысли, высказанной автором; выражение своего отношения к постановке проблемы и т.п.); во-вторых, обобщенную аргу­ментированную оценку и, в-третьих, выводы о значимости работы.

В отличие от рецензииотзыв дает самую общую харак­теристику работы без подробного анализа, но содержит прак­тические рекомендации: анализируемый текст может быть принят к работе в издательстве или на соискание ученой степени.

Типовой план для написания рецензии и отзывов.

1. Предмет анализа. (В работе автора... В рецензируемой работе... В предмете анализа...).

2. Актуальность темы. (Работа посвящена актуальной теме..., Актуальность темы обусловлена.... Актуальность темы не требует дополнительных доказательств (не вы­зывает сомнений, вполне очевидна..).

3. Формулировка основного тезиса. (Центральным воп­росом работы, где автор добился наиболее существенных (заметных, ощутимых...) результатов, является,.., В статье обоснованно на первый план выдвигается вопрос о...).

4. Краткое содержание работы.

5. Общая оценка. (Оценивая работу в целом.... Суммируя результаты отдельных глав.... Таким образом, рассмат­риваемая работа.... Автор проявил умение разбираться в..., систематизировал материал и обобщил его..., Безусловной заслугой автора является новый методический подход (пред­ложенная классификация, некоторые уточнения существую­щих понятий...), Автор, безусловно, углубляет наше пред­ставление об исследуемом явлении, вскрывает новые его черты.... Работа, бесспорно, открывает...).

6. Недостатки, недочеты. (Вместе с тем, вызывает сомнение тезис о том..., К недостаткам (недочетам) работы следует отнести допущенные автором длинноты в изложении (недостаточную ясность при изложении...). Работа построена нерационально, следовало бы сократить... (снабдить реко­мендациями...), Существенным недостатком работы явля­ется..., Отмеченные недостатки носят чисто локальный характер и не влияют на конечные результаты работы..., Отмеченные недочеты работы не снижают ее высокого уровня, их скорее можно считать пожеланиями к дальнейшей работе автора..., Упомянутые недостатки связаны не столь­ко с..., сколько с...).

7. Выводы. (Представляется, что в целом статья... име­ет важное значение.... Работа может быть оценена поло­жительно, а ее автор заслуживает искомой степени.... Работа заслуживает высокой (положительной, позитивной, отличной) оценки, а ее автор, несомненно, достоин искомой степени..., Работа удовлетворяет всем требованиям..., а ее автор, безусловно, имеет (определенное, законное, заслуженное, безус­ловное, абсолютное) право...).