Тема 3. проведение презентации (публичного выступления)

Под презентацией мы будем иметь в виду ситуацию, когда:

1. Есть четкое распределение ролей – одни пришли, чтобы говорить, другие – чтобы их слушать

2. Количество слушателей – три и более человека. Строго говоря, презентацию можно проводить и для одного человека, но эффективнее будет делать это все же в жанре переговоров – в диалоге.

3. Цель выступающего – не просто дать новую информацию, а достичь определенных изменений у слушателей, например, вызвать интерес, сформировать отношение, побудить к действиям и т.д.

Типы презентаций

· Презентация продукта, компании перед потенциальными клиентами

· Доклад на совете директоров

· Выступление на совещании, конференции

· Изложение новых задач или существенных изменений подчинённым

· Вступительное слово и приветствие перед семинаром

· Защита проекта, бизнес-плана

Подготовка к презентации.

1. Цель – четкая и конкретная, лучше всего выраженная в терминах изменений у слушателей (что они должны будут сказать, сделать, подумать и т.д. после презентации)

2. Знание своей аудитории – пол, возраст, статус, образование, степень осведомленности по теме презентации, первоначальное отношение к теме, контекст ситуации (например, начало или конец рабочего дня, недели; присутствует ли в аудитории их босс, добровольно ли они пришли и т.д.). и т.д.

3. Сбор информации и создание плана выступления. Если вы прекрасно осведомлены обо всех аспектах темы – можете сразу начинать с составления плана. Если же тема для вас знакома частично (например, вы презентуете свой продукт для нового типа бизнеса, о котором знаете далеко не все), лучше начать со сбора информации, иначе есть риск не включить в свой план, а значит и в презентацию, что-нибудь важное.

4. Подготовка наглядных материалов – слайдов, плакатов и т.д.

5. «Разведка» помещения – что, где и когда будет происходить.

6. Подготовка себя, как инструмента презентации. Внешний вид, внутренний настрой.

СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ – BOMBER-B

Bang!!! (хлопушка, звуковой эффект) – что-то, что привлекает внимание аудитории и заставляет ее слушать выступающего. Это могут быть:

Ú Анекдот (не во всех аудиториях, обязательно которкий и имеющий отношение к теме)

Ú Цитата (от автора, который пользуется уважением в данной аудитории)

Ú Парадокс (смелое утверждение, которое заставит всех слушать)

Ú Вопрос к аудитории (прямой, если количество слушателей - до 10-15 человек, риторический, если аудитория большая)

Ú Вовлечение в общее действие…

Ú История, имеющая отношение к теме

Opening – самопредставление; тема - то, о чем я буду говорить, основная мысль презентации, «правила движения» - особенности взаимодействия с аудиторией.

Message – послание, раскрытие темы (основной материал)

Bridge - мост, связь между потребностью аудитории и темой презентации

(ответ аудитории на вопрос: «а зачем нам все это?»)

Examples– примеры – лучше живые и конкретные, максимально приближенные к реальности слушателей.

Recap – резюме, рефрен – повторение ключевых моментов презентации, основных идей.

Bang!!! – им же и закончить.

Подготовка наглядных материалов.

Рекомендации:

• Никогда не используйте визуальные средства без веских причин; подумайте, не навредят ли они презентации. Не превращайтесь в «демонстратора слайдов», помните – именно вы являетесь главным средством взаимодействия с аудиторией.

• Никогда не мудрите с техническим оборудованием. Если вам нужен девиз, лучшим будет: "Чем проще - тем лучше"

• Из двух визуальных средств, если это не принципиальное требование заказчика, всегда выбирайте наименее сложное. Кроме всего прочего, доска или флип-чарт имеют важное преимущество перед компьютерной презентацией – интерактивность и возможность в любой момент времени изменить порядок и содержание наглядных материалов.

• Проверяйте оборудование и репетируйте с ним - если возможно, то на месте презентации - пока не будете полностью в нем уверены.

Кое-что о подготовке слайдов

J На слайды выносите основные тезисы презентации, а также ключевые цифры и факты, графики и иллюстрации. Текст допустим в виде слоганов, девизов, не более чем в 3-4 слова на пункт.

J Шрифт на слайдах должен быть не менее 18 кегля

J Не злоупотребляйте цветом и спецэффектами. Нежелательно делать длинные презентации, используя светлые буквы на темном фоне.

ЧЕК-ЛИСТ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ ПОМЕЩЕНИЯ

□ Придите заранее, лучше всего – за час или накануне.

□ Проверьте, хорошо ли виден экран, не будут ли головы впереди сидящих слушателей загораживать его.

□ Узнайте, что происходит в этом помещении обычно (например, совещания, фуршеты, разносы нерадивым сотрудникам и т.д.)

□ Выясните, что будет происходить одновременно в соседних помещениях – нет ли там ремонта, другой презентации, кухни и т.д.

□ Есть ли в зале часы и хорошо ли они видны?

□ Подходят ли розетки под ваши вилки? Где они расположены? Есть ли удлинитель?

□ Уберите из-под ног лишние провода.

□ Проверьте, открываются ли окна, работает ли кондиционер, как регулируется освещение.

□ Узнайте внутренний номер человека, к которому можно будет обратиться в случае технических неполадок.

□ Узнайте, сколько будет слушателей и уберите из помещения лишние стулья.

□ Попробуйте посидеть на стульях для слушателей, особенно в последнем ряду. Видны ли вам слайды? Слышно ли вам, что говорит ведущий? Насколько комфортно вы себя чувствуете?

□ Узнайте, где находятся туалеты.

Самоподготовка – одежда, внутренний настрой

Золотые правила:

· Одежда должна быть такой, чтобы о ней не думали ни вы, ни ваша аудитория.

· Общее правило – выступающему рекомендуют быть одетым на одну ступеньку наряднее, чем слушатели.

· Если не можете узнать ожиданий аудитории, лучше быть более формальным,
чем более неформальным.

Как справиться с волнением

· Не боритесь с волнением! У вас все равно ничего не получится. Примите его, как благоприятный факт. Даже самые опытные выступающие обычно немного волнуются.

· Перед выступлением пройдитесь немного быстрым шагом или сделайте несколько физических упражнений. Поболтайте кистями, подвигайте в воздухе пальцами

· Перед выступлением не сидите, скрестив ноги

· Осмотрите себя – все ли в порядке

· Сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов (не более 5). Стремитесь, чтобы выдохи были дольше, чем вдохи

· Еще раз повторите для себя цель вашего выступления

· Скажите кому-нибудь что-нибудь или напойте мелодию – проверьте, как работает голосовой аппарат

· Отдайте дань предрассудкам - возьмите в руки ваш талисман

Выступление – взаимодействие с аудиторией.

Рекомендации

o Поддерживайте позитивный контакт и обратную связь с аудиторией

o Будьте открыты, естественны, честны

o Избегайте высказываний «я»

o Поддерживайте глазной контакт

o Не говорите слишком: громко, тихо, быстро, медленно.

o Варьируйте темп, интонацию.

o Делайте паузы, думайте молча.

o Следите за адекватностью «языка тела».

· Что можно делать?

o Использовать разговорный, а не письменный, официальный язык

o Использовать народные, жаргонные выражения (без перебора и грубости)

o Говорить от своего лица или обращаться к слушателям вместо описания вопроса в третьем лице

o Использовать активный залог глаголов, а не пассивный

o Нарушать правильный порядок слов для облегчения восприятия и повышения выразительности

· Чего не стоит делать?

o Использовать абстрактные существительные, канцеляризмы, узкоспециальные термины

o Пользоваться штампами

o Употреблять слова-паразиты

o Строить слишком длинные и слишком короткие фразы (оптимально – 10 – 20 слов)

o Говорить нечётко, запинаться

· Как справиться с трудными вопросами:

v Подготовьте заранее список возможных вопросов. Опытные ораторы могут предвидеть около 70% вопросов. Включите туда и возможные провокационные вопросы.

v Если их получилось больше 20 – возможно, ваше выступление слишком расплывчато. Поработайте над ним.

v Ответьте на каждый из этих вопросов, желательно, записав ваши ответы на диктофон. Прослушайте себя и подкорректируйте при необходимости.

Непредвиденные вопросы:

v Ни в коем случае не воюйте с аудиторией! Их все равно больше и у них тактическое преимущество.

v Если это вопрос-предложение – обязательно покажите, что вы его заметили и постараетесь использовать.

v Если это вопрос из серии «у нас тут крыша течет» - проблема, не имеющая отношения к презентации – постарайтесь переключить внимание на основную тему. Например, скажите, что после презентации будете готовы обсудить подобные вопросы и постараетесь помочь.

v Если это вопрос, на который вы не знаете ответа (хотя и относящийся к теме презентации) - скажите, кому конкретно его можно задать или пообещайте дать ответ через определенное время. Ни в коем случае не нужно блефовать!

v Если это вопрос-критика – уточните, что именно за ним стоит. Обратите внимание на реакцию аудитории на спрашивающего.

v Если это вопрос, чтобы «поставить вас на место» - ведите себя предельно корректно. Возможно, вы «наступили кому-то на больную мозоль» - например, говоря свысока, или соревнуясь на их профессиональном поле. В этом случае отступите назад, позвольте слушателям снова почувствовать себя уважаемыми людьми.

v Если это вопрос из серии «я-то знаю» - дайте возможность ответить на него самого спрашивающего и похвалите его за ум и подготовленность.

v Если это вопрос от местного шутника – посмейтесь вместе с ним.

v Если вы растерялись – повторите вопрос, переформулируйте его или предложите для обсуждения аудитории – это даст вам время прийти в себя.

v Кода вам задают вопрос – смотрите на говорящего. Когда вы отвечаете на него – смотрите на всех слушателей.