Документационное обеспечение делового контакта

Документационное обеспечение (делопроизводство) – отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями. Документооборот – вопросы организации движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). Архивное дело – деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение).

В процессе деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями между людьми. Важнейшим носителем информации является документ (свидетельство, способ доказательства), который является материальным объектом с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, содержащаяся в документе, складывается из информационных его элементов-реквизитов (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда сторон, участвующих в деловом контакте, и как их орудие. Документ выполняет информационную, организационную, коммуникативную, юридическую и воспитательную функции.

Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, в том числе и при общении. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, в том числе и в деловом общении, называют унифицированной системой документации.

Нормативно-правовую базу документационного обеспечения в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Подготовку и оформление документов регламентируют: Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Виды создаваемой документации при деловых контактах зависят от характера целей и задач, решаемых в процессе их проведения, объема взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.

Все документы, обращающиеся на предприятии или организации классифицируются по следующим признакам: видам деятельности (или назначению); наименованию; способу фиксации информации; месту составления; степени сложности; степени гласности (секретности); срокам исполнения; юридической силе; стадиям создания; происхождению; срокам хранения; степени обязательности; степени унификации; характеру содержания.

При организации деловых контактов все вышеназванные документы широко используются в зависимости от решаемых задач (договоры, соглашения, протоколы, различного вида служебные письма, телеграммы, факсы и т.п.).

Для оформления деловой документации используются различные ГОСТы: ГОСТ 9327–60; ГОСТ Р 6.30–97; ГОСТ 7.32–91; ГОСТ8.417–81 и др.

Рассмотрим кратко некоторые из них. ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30–97 используются следующие форматы (табл. 5).

Таблица 5

Потребительские форматы бумаги

Формат	Размеры, мм	Применение
А3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210х297	Приказы, письма и другие организационно- распорядительные документы
А5	148х210	Приказы, письма и другие организационно- распорядительные документы
А6	105х148	Разного рода справки

ГОСТ Р 6.30–97 устанавливает следующие требования, касающиеся размеров полей документов: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 15 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32–91, соблюдая следующие размеры полей: левое поле не менее 30 мм; правое – не менее 10 мм; верхнее – не менее 15 мм; нижнее – не менее 20 мм.

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер страницы наносится на верхнем поле посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания.

Применяются два способа оформления на деловых документах: цифровой и словесно-цифровой.

В ГОСТ 8.417–81 оговорены требования к наименованию, обозначению и правилам применения единиц физических величин. В основу положены единицы Международной системы СИ.

Более подробное описание требований к оформлению деловой документации приведено в работах [6; 7; 8 и др.].

Вопросы для самопроверки

1. Что вы понимаете под деловым протоколом?

2. Что представляет собой визитная карточка, ее назначение и роль при деловых контактах.

3. Дайте краткую характеристику отношений различных национальностей к дарению в процессе деловых встреч.

4. Назовите методы ведения деловых переговоров.

5. Охарактеризуйте основные приемы ведения деловых контактов.

6. Каковы особенности охранных зон и территорий человека?

7. Раскройте содержание основных положений участников деловой встречи в условиях рабочего кабинета за стандартным прямоугольным столом.

8. Дайте определения понятиям «делопроизводство», «документирование», «документооборот», «архивное дело», их назначение.

9. Назовите нормативно-правовую базу документационного обеспечения деловых встреч.

10. Какие разновидности деловых документов используются при ведении деловых переговоров?

Литература

1. Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса. – 2-е изд. – М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2000. – 200 с.

2. Кашапов Р.Р. Курс практической психологии или как научиться работать и добиваться успеха: Для высшего управленческого персонала. Учеб. пособие. – Екатеринбург: АРД ЛТД, 1996. – 448 с.

3. Практическая психология в тестах или как научится понимать себя и других. – М.: АСТ–ПРЕСС, 1999. – 376 с.

4. Козлов Н.Н. Как относиться к себе и людям или Практическая психология на каждый день. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Новая школа, 1996. – 320 с.

5. Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. – Екатеринбург: Изд-во «АРД ЛТД, 1998. – 720 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. – 2-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашкова и К», 2003. – 326 с.

7. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. – М,: Изд-во «ПРИОР», 1999. – 112 с.

8. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. – М.: Дело, 1999. – 232 с.

Глава 12