Вопрос 4. Презентация как форма коммуникаций с партнерами по бизнесу.

Ранее вы уже изучилиформы делового взаимодействия. Мы с вами выяснили особенности организации, проведения и анализа переговоров, которые являются одной из самых распространенных форм коммуникаций в бизнесе. Но нельзя не остановиться на еще одном аспекте делового взаимодействия презентациях, которые также очень широко используются в бизнесе.

Презентации это выступления, которые обычно проводятся с целью ознакомить деловых партнеров (аудиторию) с важной информацией, касающейся совместного бизнеса.

В процессе организации и проведения презентации можно выделить несколько стадий.

Стадии организации и проведения презентации

1. Снятие личной напряженности.

2. Планирование презентации.

3. Разработка визуальных материалов.

4. Подготовка помещения и оборудования к презентации.

5. Проведение презентации.

Рассмотрим каждую из указанных выше стадий.

1.Преодоление напряженности.

Хотим обратить ваше внимание на то, что перед началом любого ответственного мероприятия чувство напряженности или тревоги является абсолютно естественным. Важно только, чтобы состояние стресса не переросло в перевозбуждение или, наоборот, в депрессию.

С.Мэндел в книге «Навыки эффективной презентации» указывает условия преодоления напряженности и отмечает, что чрезмерная тревога возникает чаще всего тогда, когда презентация плохо организована. Поэтому именно тщательная подготовка поможет избежать негативного результата.

Кроме того, помогает снять напряженность визуализация выступления. Психологи отмечают, что мысленное многократное проигрывание последовательных действий помогает «отрепетировать» процедуру до мельчайших деталей. С.Мендел советует сначала представить себе основные этапы (как Вы входите в помещение, как говорите, убедительно отвечаете на вопросы, как уходите из аудитории с чувством удовлетворения). Затем необходимо несколько раз «прокрутить» мысленно последовательность этих действий, более детально останавливаясь на каждом из них. Важно особенно тщательно проработать действия, которые кажутся сложнее других.

Если Вы готовитесь к презентации впервые и слишком тревожитесь по поводу своего дебюта, можно использовать визуализацию ситуации успеха из вашего опыта или применить технику «якоря».

Техника «Якоря»

Данная техника разработана специалистами НЛП (нейро-лингвистического программирования) и эффективность ее базируется на закреплении условного рефлекса, связанного с ситуацией успеха. Каждый раз, когда события заставляют вас тревожиться за результат своих действий, необходимо воздействовать на точку «якорения», и эмоциональное состояние рефлекторно начнет восстанавливаться. Кстати, «якорь» полезно подкреплять новыми позитивными событиями своей жизни (по той же схеме) или, хотя бы первое время, проигрывать ту же ситуацию для наилучшего закрепления рефлекса.

Еще одним приемом снятия напряжения является реальная репетиция своего выступления, когда вы проговариваете свою речь вслух. Наиболее эффективной будет репетиция с использованием демонстрационных материалов, записанная на аудио или даже видеопленку, После ее прослушивания или просмотра можно легко проанализировать свои промахи и выигрышные стороны.

Помогает снять напряжение и глубокое дыхание. Дело в том, что у человека в состоянии стресса дыхание становится частым и поверхностным. Если же сесть (или встать) прямо и медленно глубоко подышать, то это позволит привести свои мысли и чувства в оптимальное состояние.

Глубокое дыхание полезно сочетать с расслаблением: в течение нескольких минут на вдохе говорить «я», на выдохе «расслабляюсь». При этом фиксироваться необходимо только на дыхании.

Физическое напряжение снимается также с помощью изометрического упражнения:

1) последовательное напряжение всех мышц тела, начиная с пальцев ног вверх до мышц лица (включая и кисти рук);

2) резкое расслабление всех мышц, глубокий вздох.

Это упражнение повторяется до тех пор, пока напряжение не пройдет.

В процессе проведения презентации помогает снять волнение передвижение по аудитории. Несколько неторопливых шагов по направлению к слушателям (или из стороны в сторону), умеренная жестикуляция (которую можно отработать заранее) помогут освободиться от мышечного напряжения.

Нельзя забывать также и о контакте глаз с аудиторией. Тот , кто умеет беседовать с группой слушателей так, как бы он разговаривал с партнером с глазу на глаз, добивается великолепного результата в общении и чувствует себя комфортнее в процессе презентации. Кроме того, заинтересованность аудитории при такой манере изложения значительно выше.

Итак, мы выделили следующие способы преодоления напряженности.

Способы преодоления напряженности:

1. Четкое планирование и организация презентации.

2. Визуализация.

3. Техника «якоря».

4. Физические приемы (изометрические упражнения, глубокое дыхание, передвижение).

5. Контакт глаз.

2.Планирование презентации.

При планировании презентации необходимо, прежде всего, определиться с целями, которые должны быть достигнуты в результате презентации. Но, как правило, неопытные ораторы ограничиваются только обдумыванием собственных целей, отвечая на вопрос: «Каким должен быть мой результат?». Однако нельзя забывать, что коммуникация в бизнесе это взаимодействие, и если не учитывать потребности аудитории, то все мероприятие грозит превратиться в навязывание информации.

Поэтому, детализируя цель, необходимо подумать: «Что я должен сделать для достижения цели?». Однако имеет смысл задать вопрос: «Чтобудут делать мои слушатели?». Именно второй вопрос является основным, поскольку он обеспечивает возможность построить выступление, исходя из потребностей и возможностей слушателей. Таким образом, основным должен стать вопрос: «Каким должен быть результат для слушателей?»

Шаг 1. Определить цели.

Основные вопросы:

В сфере бизнеса проводятся или информативные, или убеждающие презентации. И хотя цели у них, на первый взгляд, отличаются, их объединяет то, что результатом любой презентации является эмоциональное впечатление, которое остается у слушателей и влияет на отношения в бизнесе.

Информативная презентация. Цель: сообщение фактов.

Убеждающая презентация. Цель: изменить некоторые аспекты поведения, установки, убеждения партнеров.

Следующим этапом подготовки должна стать оценка слушателей. Это поможет подобрать оптимальные способы взаимодействия и форму изложения.

Шаг 2. Оценить слушателей.

Основные вопросы:

Далее необходимо приступить к построению речи.

Построение речи начинается с поиска новых идей. Можно воспользоваться способом, предложенным Стивом Мэнделом: взять карточки, написать на каждой из них по одной идее из тех, которые могут стать главными в вашей презентации. Когда их будет достаточно, отберите самые главные (от 2 до5). Если идей оказалось больше, то необходимо обобщить их или сократить.

Затем можно сформулировать мысли, подкрепляющие главные идеи подтверждающие вашу точку зрения (факты, доказательства, пояснения и пр.). После чего можно продумать, в каком порядке логичнее всего расположить эти идеи.

Очень важным аспектом построения речи является формулирование преимуществ вашего предложения (для убеждающей презентации). Об этих преимуществах и выгодах необходимо рассказать до того, как вы перейдете к основной части презентации и/или в конце основной части.

Усилить впечатление от речи помогут раздаточные материалы, которые могут повысить качество и скорость усвоения информации. Раздаточные материалы можно раздавать до презентации, во время и после нее.