Вопрос 6. Совершенствование структуры документа.

Содержание и заголовки должны быть согласованы по всему документу и иметь иерархию, обозначаемую с помощью букв или цифр (арабских или римских). Существует правило: стиль обозначения заголовков не должен меняться на протяжении всего документа. То есть, если в заголовках или перечислениях используются буквы (а, b, с…), то нельзя переключаться на цифровую нумерацию (1, 2, 3…). Необходимо также следить, чтобы заголовок не оказался внизу страницы оторванным от дальнейшего текста.

Система нумерации может состоять из одних только цифр. Самые крупные разделы можно обозначать римскими цифрами, остальные же (более мелкие) в этом случае нумеруются арабскими цифрами.

Например: РазделI.

1. Теоретические аспекты кадрового менеджмента.

2. Кадровые технологии.

Распространена в деловых документах нумерация с помощью только арабских цифр. Например:

1. Теоретические аспекты кадрового менеджмента.

1.1. Эволюция кадрового менеджмента.

1.2. Сущность, цели и задачи управления персоналом фирмы.

1.2.1. Кадровое планирование.

1.2.2. Поиск и отбор персонала.

Возможно структурирование текста и без цифр, за счет смены размера шрифта в зависимости от степени важности каждого заголовка. При этом тип шрифта должен оставаться одним и тем же для всех заголовков: Times New Roman, Arial или др. Важно позаботиться о том, чтобы структура не казалась неоправданно сложной.

Необходимо проверить, все ли заголовки начинаются с прописных букв, и соответствует ли содержание разделов их названиям.

К элементам организации текста относятся также:

· номера страниц;

· перекрестные ссылки (желательно, чтобы из не было много);

· индексы (полезны в больших документах);

· постраничные сноски (удобнее для чтения, чем примечания в конце текста);

· глоссарии, приложения и пр. (должны быть максимально удобными для пользования, чтобы не заставлять читателя слишком часто отвлекаться от основного текста).

Перечисления, оформленные черточками, звездочками или другими фигурами позволяют разбить текст на легко усваиваемые фрагменты. При этом в каждом пункте должен содержаться небольшой объем информации (5 - 9 слов). Приведем правила оформления перечислений:

· поставить перед перечислением двоеточие;

· начинать каждый пункт со строчной, а не с прописной буквы (если все пункты выражены полными предложениями, в конце ставится точка, если нет точка с запятой);

· избегать повторений в начале каждого пункта;

· ставить точку только после последнего пункта.

Нумерованные перечисления применяются, когда в определенном месте текста приводится сжатая информация.

Для оформления перечислений можно применять и буквы. В этом случае применяют скобки, иначе буквы потеряются в тексте.

Информацию при перечислении можно выделить пробелом или красной строкой. Важно следить за тем, чтобы все перечисления в тексте были оформлены одинаково.