Характеристика современного делового письма

Так как не все вопросы и не всегда можно решить по телефону или лично, то в деловом общении нередко приходится прибегать к деловой переписке. Современные формы деловой переписки сложились около ста пятидесяти лет назад в Англии. Эпистолярное же творчество существует с древних времен.

Служебное письмо включает следующие составные части:

а) заголовок;

б) дата;

в) наименование и адрес получателя;

г) вступительное обращение;

д) основной текст;

е) заключительная фраза вежливости;

ж) указания на приложения.

Деловое письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль.

Виды деловых писем

Существует несколько видов деловых писем:

Письма-приглашения. Письма-приглашения с пред­ложением принять участие в семинарах, совещаниях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, кон­кретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации.

Письма-просьбы. Существует огромное количество си­туаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространен­ный вариант письма-просьбы совпадает с формой лично­го заявления.

Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Логическая схема пост­роения этих писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение пе­ред текстом употребляется не всегда.

Сопроводительные письма. Сопроводительные пись­ма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. В сопроводительном письме всегда употребляются стан­дартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается от­метка о наличии приложения.

Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимо­отношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письма-благодарности. В последнее время в практи­ке работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодар­ности.

Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свер­шившемся факте.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) кон­статация отказа.

Гарантийные письма. Гарантийные письма состав­ляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гаран­тийным.

12.5. Общие правила оформления документов

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Установление стандарта на формуляр-образец вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

· организовать централизованное изготовление бланков для писем;

· уменьшить стоимость машинописных работ;

· сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

· облегчить визуальный поиск необходимой информации;

· расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

2) эмблема организации (если письмо для негосударственных предприятий);

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4) код документа по ОКУД (если есть);

5) наименование организации (полное и сокращенное);

6) справочные данные об организации;

7) дата;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;

13) подпись;

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя.

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила по­ведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, из­ложения просьб, выражения признательности, аргумента­ции. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке исполь­зуется обращение «Уважаемый...», при этом запятая пос­ле обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по от­ношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категорич­ность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Совет про­сит, если это возможно, выслать необходимые данные.

В современной деловой переписке не принято употреб­лять местоимение «я». Вместо «Я прошу ...» нужно пи­сать «Прошу ...», вместо «Я выполнил ...» пишут «Мною выполнено ...».

Таким образом, документационное обеспечение играет огромную роль в деловом общении.