Принципы и правила успешной организации времени

Планирование времени является непременным условием успешного ведения дел. Люди, умеющие распределять свое время, как правило, преуспевают, прекрасно работают, а отдых делают интересным и насыщенным. И. Коддлер в книге «Успешная организация вашего времени» советует придерживаться следующих принципов:

1. Каждый день необходимо анализировать и пересматривать предпочтения в ваших задачах.

2. Приступайте к планированию немедленно и не откладывайте его на завтра!

3. Перепланируйте ваш день наиболее удобным для вас образом, создайте свою систему работы.

4. Разработайте систему, которая поможет свести к минимуму нецелесообразные действия и отвлекающие от основных задач производственные моменты.

5. Ведите ежедневную запись и оценку всех своих действий с учетом потраченного времени.

6. Регулярно оценивайте продуктивность своей работы и вносите коррективы в свое расписание.

7. Обязательно выделите время для анализа прошедшего дня и планирования следующего.

8. Распределите категории дел по группам и подсчитайте, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи.

9. При внесении изменений в расписание учитывайте полученный опыт и не повторяйте своих ошибок.

10. Разделите выполнение ваших долгосрочных планов на конкретные задачи и распределите их по неделям и дням.

11. Составьте подробный план своего карьерного роста.

12. Если у вас возникают сомнения, попросите совета у профессионала.

13. Если вам сложно определить, к какой категории принадлежит рассматриваемая задача, поместите ее в категорию В либо исключите совсем.

14. Делегируйте задачи, не требующие вашего непосредственного участия.

15. Рабочие задачи должны быть занесены в ежедневник в соответствии со степенью важности и с учетом реального времени выполнения.

16. Получая новую информацию, пересматривайте приоритеты и вносите соответствующие изменения в ваше расписание.

17. Для упрощения процедуры принятия решении избегайте вопросов, имеющих неоднозначное толкование.

18. Возможность использования даже небольшого периода дополнительного свободного времени значительно увеличит продуктивность вашей работы.

19. Иногда полезно изолировать себя на какое-то время от окружающего мира для принятия важных решений.

20. При планировании своей деятельности необходимо учитывать собственные жизненные ритмы.

21. Распределяйте свои возможности таким образом, чтобы у вас оставались силы для домашних и личных дел.

22. Используйте гибкий график для повышения эффективности своей работы и работы своей компании.

23. Выбирая органайзер, обратите внимание на его внешний вид: этой вещью должно быть приятно пользоваться.

24. Желательно приобрести ежедневник в комплекте с ручкой и калькулятором, чтобы иметь возможность вовремя фиксировать нужную информацию.

25. После внесения записей еще раз проверьте свое расписание. Посмотрите, правильно ли вы распределили задачи с точки зрения своих энергетических моделей?

26. Определяйте реальные сроки для выполнения поставленных задач.

27. Не откладывайте выполнение неприятной работы на конец дня, вам будет еще сложнее с ней справиться.

28. Грамотное делегирование задач значительно сократит ваш объем работы.

29. Четкое определение порядка выполнения заданий – это одна из возможностей улучшить качество управления своим временем.

30. Всегда оставляйте время для реализации своих личных интересов.

31. После выполнения обязательных дел займитесь чем-либо особенно для вас приятным.

32. Положительное ощущение себя дает возможность адекватно воспринимать окружающую действительность.

33. Каждый день выделяйте по 30 минут на подведение итогов прошедшего дня и составление плана следующего.

34. Содержание в порядке своего рабочего места – один из способов повышения эффективности труда.

35. Держите на своем столе только то, чем вы пользуетесь в данный момент.

36. По окончании работы с материалом сразу убирайте его на место.

37. При просмотре бумаг отмечайте цветным маркером все основные пункты для того, чтобы в дальнейшем было проще работать с информацией.

38. Регулярно наводите порядок в своей файловой системе.

39. Хорошо продумайте расположение мебели, все имеющееся пространство должно быть максимально задействовано.

40. Последовательность работы вашей файловой системы должна определяться с учетом особенностей вашего бизнеса.

41. Выделите время для налаживания своей системы хранения бумаг и документов.

42. Если вы затрудняетесь определить, куда поместить данный документ, отправьте его в папку «Разное».

43. Целесообразно хранить только необходимые для работы документы, своевременно удаляйте ненужную информацию.

44. Уполномочьте своего секретаря вести сортировку ваших контактов и телефонных переговоров.

45. Разработайте систему защиты от незапланированных действий.

46. Отсутствие свободного стула не располагает посетителей долго задерживаться в данном помещении.

47. Расположите свои рабочий стол таким образом, чтобы было видно входящих.

48. Разработайте свою модель общения с информацией.

49. Пересмотрите свое отношение к телефонным звонкам, не все они имеют важное значение.

50. Прекратите подписку на журналы и газеты, которые вас больше не интересуют.

51. Делайте копии сообщений только в случаях, когда это обусловлено производственной необходимостью.

52. Особо важную информацию помечайте цветными маркерами для того, чтобы в дальнейшем с ней было удобно работать.

53. Сноски и важная информация могут быть занесены в отдельный файл для последующего чтения.

54. Не делайте по поводу работы своих коллег поспешных выводов, основанных лишь на предположениях.

55. Созывайте совещание только после тщательного обдумывания его целесообразности.

56. Во время проведения телефонных переговоров сосредоточьте свое внимание на собеседнике.

57. Четкое и грамотное определение направления улучшит качество поиска.

58. Всегда держите под рукой несколько вариантов разговора, для того чтобы иметь возможность заменить недоступный в данный момент номер на другой проект.

59. Постарайтесь принимать входящие звонки только тогда, когда вы этого хотите.

60. Не отвечайте на нежелательные звонки, не позволяйте им нарушать ваши планы.

61. Правильный подход к чтению и преобразованию необходимой информации в заметки приведет к значительной экономии рабочего времени.

62. Просматривайте ежедневную прессу, используя метод скорочтения.

63. Подчеркивайте ключевые фразы в документах, с которыми необходимо ознакомиться подробнее.

64. Поручайте выполнение несложной бумажной работы и сортировку корреспонденции своему секретарю или помощнику.

65. Выделите полчаса в месяц для наведения порядка в своем компьютере.

66. Прежде чем приступить к работе с компьютером, обдумайте свои требования к системе.

67. Выделите полчаса в месяц для наведения порядка в своем компьютере.

68. Соблюдайте правила пользования электронной почтой, пишите короткие сообщения и не допускайте спама.

69. Осуществляя звонки, придерживайтесь намеченного плана и отведенного на них времени.

70. Убедите работников пользоваться электронной почтой только в деловых целях.

71. Уважайте мнение других людей, даже если оно не совпадает с вашим, давайте людям возможность высказаться.

72. Во время проведения встречи старайтесь не допускать отступлений от намеченной темы.

73. Попросите своего секретаря или коллегу прервать вас, если встреча затянется дольше запланированного для ее проведения времени.

74. Правильная ориентация во времени позволит участникам встречи продуктивно подготовить свое выступление.

75. Рассмотрение спорных вопросов лучше отодвинуть ближе к концу мероприятия для того, чтобы избежать пространных дискуссий по их поводу.

76. Прежде чем принять окончательное решение, определите, насколько оправданы в дальнейшем израсходованные на поездку средства.

77. Для удобства приобретите чемодан или сумку на колесиках – это намного удобнее, чем таскать на себе весь дорожный груз.

78. Используйте время ожидания с пользой для дела.

79. По прибытии не забудьте поставить на своих часах местное время.

80. Прежде чем пользоваться телефонными услугами гостиницы, узнайте их стоимость.

81. Регулярно отправляйте отчеты о проделанной работе в свой головной офис, для этих целей можно использовать электронную почту.

82. Хороший отдых восстанавливает силы и повышает продуктивность труда.

83. Не пренебрегайте отдыхом, перегрузки ведут к стрессу.

84. При определении заданий обязательно согласовывайте их с исполнителями.

85. Уточните, в получении какой именно информации заинтересованы конкретные работники.

86. Контролируйте доступность и распределение информации.

87. Степень взаимопонимания во многом зависит от умения слушать.

88. Определите, какие задачи можете выполнить только вы, а с какими в состоянии справиться ваши подчиненные.

89. Избегайте необоснованного вмешательства в рабочий процесс со своей стороны, лучше придерживайтесь позиции наблюдателя.

90. Всегда контролируйте качество выполнения делегируемых задач.

Применяя данные правила на практике, вы сможете гораздо проще справиться с любыми жизненными ситуациями, определить приоритеты и реально соответствовать требованиям, предъявляемым к деловому общению.