Тема 7. Основы деловой переписки

Вопросы темы:

1. Общие требования, предъявляемые к документу.

2. Виды документов.

3. Текстовые нормыписьменной деловой речи.

4. Языковые нормыписьменной деловой речи.

Успешно изучив материал темы, Вы будете:

Знать:

· требования, предъявляемые к документу;

· виды документов;

· разновидности деловых писем;

· текстовые нормы письменной деловой речи;

· языковые нормы письменной деловой речи.

Уметь:

· создавать тексты деловых писем.

Основные понятия темы;

· документ;

· внутренние и внешние документы;

· деловое письмо;

· реквизиты деловых писем;

· структура деловых писем.

Теоретический материал

Вопрос 1. Общие требования, предъявляемые к документу.

Письменная деловая речь, как отмечалось в Теме 6, протекает в условиях строгой официальности, что обусловливает тщательный отбор и организацию языковых средств, используемых коммуникантами. Чем вызваны такие повышенные требования к языку и стилю официально-деловой речи?

Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой речи в первую очередь связано с необходимостью письменно закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

Деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих правил, служащая доказательством чего либо, официально информирующая о чем либо, подтверждающая право на что либо и имеющая юридическую силу, называется документом (от лат. documentum – «доказательство»).

Таким образом, документированием во всем мире называют процесс записи информации (на бумаге или ином носителе), обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.

Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.

Сегодня можно говорить об интернациональных свойствах документов, поскольку в международной практике они служат инструментом делового общения, языковым средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: достоверность; актуальность; аргументированность; полнота информации; лаконизм (краткость) изложения:

1. Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.

2. Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важными именно в данный момент и в данной ситуации.

3. Аргументированность. Любая деловая бумага должна быть аргументированной, т.е. убедительной. «Искусство убеждать» в письменной деловой речи особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.

Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства – то, что необходимо любому служебному документу или деловому письму.

4. Полнота информации. Письменная деловая речь – это речь в отсутствие собеседника, поэтому ситуация в документе должна быть представлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной адресату. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа. Информация в деловой бумаге не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.

5. Лаконизм. Информативная насыщенность деловой речи (о чем говорилось выше) не значит информативная избыточность. Ни в каком документе нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Лаконизм в письменной деловой речи достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.

Названные требования имеют интернациональный характер и находят свое выражение в построении текста документа и в отборе языковых средств.

Вопрос 2. Виды документов.

Документация весьма разнообразна по выполняемым функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на несколько видов. Рассмотрим некоторые из них.

Таблица 5.