Краткосрочный, среднесрочный, долгосрочный.

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

Закон Паркинсона, утверждающий: выполнению проекта стоит уделить время — всегда был у него в голове. Планировать выполнение только одного дела в течение дня означает, что удастся осуществить только его. Если он решил закончить в течение дня два дела, то удастся выполнить оба. Когда он планировал осуществить шесть дел за день и ему не удавалось выполнить их все, он все же способен был на выполнение трех или четырех.

Оперативное планирование деятельности исполнителей

Из практики известно, что оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет увеличить производительность их труда на 25–30 %, сэкономить время менеджера на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы: из-за сбоев поставок сырья, перебоев в подаче электроэнергии, транспортных проблем и других непредвиденных факторов.

Для составления эффективного и рационального плана - стратегию из следующих этапов.

1. Ежедневно составляйте план на следующий день. Старая поговорка гласит: ≪Люди не планируют неудачи, но многим не удается составить план. Каждый вечер вы должны найти время для того, чтобы на следующие сутки взять под контроль самые ценные из своих возможностей.

2. Ежедневно планируйте свою работу, а потом действуйте согласно плану. Подготовьте список дел, которые вам необходимо и желательно выполнить на следующий день.

3. Составьте четкий план, который даст вам возможность завершить каждую из поставленных целей. Для того чтобы продуктивно работать в рамках своего плотного графика - планировать промежутки времени, за которые будет выполнено каждое необходимое дело, а потом проверять, что удалось осуществить.

Планируйте рабочий день заранее.Применяйте правило шести "п": правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Правильное планирование — отличительная черта профессионала. Те, кто добился успеха в жизни, уделяют планированию много времени. Не забывайте о правиле 10/90, которое гласит, что 10% времени, потраченных на планирование до начала работы, сэкономит 90% времени при решении поставленных задач.

Составьте план на день — лучше всего накануне вечером, чтобы ваше подсознание могло потрудиться над ним, пока вы спите.

Долгосрочный план.Начните с цели, которой необходимо достичь как можно быстрее, и продвигайтесь назад, устанавливая окончательные сроки для каждого пункта плана, до тех пор пока не достигнете начального этапа. Устанавливайте сроки для выполнения каждого из дел. Планы составляются не один раз. Их нужно регулярно просматривать, вносить в них изменения. Ваш годовой план должен периодически просматриваться и корректироваться после достижения целей. Преуспевающие люди постоянно вносят изменения в свои планы. Это дает им возможность оставаться на высоте и подстраиваться под изменения приоритетов.

План действийУспех достижения цели, касающейся управления временем, зависит от того, насколько успешно и эффективно вы претворяете план в действие. План действий — это список задач, которые вам необходимо выполнить для достижения цели. Он отличается от обычного плана тем, что сосредоточен на достижении одной-единственной цели. Если вы хотите заняться делом, напишите план действий. Чтобы составить план действий, напишите задачи, которые вам необходимо выполнить для того, чтобы достичь цели. Это просто, но, безусловно, очень полезно. При работе с планом просто заносите в список каждое новое задание.

Постарайтесь разбить план на этапы, которые легко можно выполнить.

Техника планирования.Ведите письменный учет своих дел. Иметь список дел. Всегда думайте на бумаге. Написание фактически заостряет вашу мысль, стимулирует творчество и позволяет сосредоточиться лучше, чем если бы вы действовали по памяти. Планируем свое время с помощью списка необходимых дел. Календарь. Простой ежедневник. Планирование времени с помощью профессиональных органайзеров

Список дел —это перечень всех дел, которые вы хотите закончить в течение дня. Он объединяет все задачи, которые вы должны выполнить, в единое целое. Список дел необходим, когда вам нужно справиться с большим количеством различных задач или когда на вас возложено много обязанностей. Выпишите задачи, которые хотели бы выполнить в течение дня. Если они большие по объему, разбейте их на мелкие составляющие. Если задачи по-прежнему кажутся огромными, вновь разбейте их. Делайте это до тех пор, пока не напишите все дела, которые нужно выполнить.

Разные люди могут использовать списки дел в различных целях. Ведение списка дел очень простое, но чрезвычайно эффективное занятие, поскольку является методом самоорганизации и снятия стресса. В начале каждого месяца составляйте список того, что должно быть сделано. Разбейте его на недели и укажите точные сроки начала и завершения поставленных на месяц задач. Всегда работайте со списком.

Форс-мажоры, срывы, внеплановые мероприятия.У всех бывают моменты, когда кто-то или что-то вторгается в наш график/план и хочет его испортить, нарушить запланированную последовательность и длительность действий. Полностью избавиться от них не получится, но можно сделать их последствия менее деструктивными.

Принцип успеха прост – форс-мажоры должны быть запланированы.

Это означает, что при планировании рабочего дня обязательно выделяйте кусок времени под непредвиденные и экстренные дела.

А) Отрезок времени под авралы должен быть небольшим (30-60 минут)

Б) Если форс-мажор не случится, то это время должно быть обязательно заполнено короткими делами из текущего или «запасного» списка.

Коррекция планов.В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т. е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию. Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.

Планирование рабочего времени специалиста.Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие;

2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о затратах своего времени, может составлять план на будущее;

3. Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;

4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;

5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учётом обстановки.

Основой плана использования времени специалиста может служить его перспективный план. С учётом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и подразделены на месячные планы. Исходя из этого, недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени специалиста

Методы упорядочения планов рабочего времени.

10. Деятельность как планомерный процесс. Этапы деятельности: от постановки задач и определения цели до апостериорной рефлексии и оценки достигнутого как условия совершенствования.

Деятельность — это специфически человеческая активность, регулируемая сознанием, порождаемая потребностями и направленная на познание и преобразование внешнего мира и самого человека.

Главная особенность деятельности в том, что ее содержание не определяется целиком потребностью, которая ее породила. Потребность в качестве мотива (побуждения) дает толчок к деятельности, но сами формы и содержание деятельности определяются общественными целями, требованиями и опытом.

Различают три основных вида деятельности: игру, учение и труд. Целью игры является сама осуществляемая «деятельность», а не ее результаты. Деятельность человека, имеющая своей целью приобретение знаний, умений и навыков, называется учением. Труд — это деятельность, целью которой является производство общественно необходимых продуктов.

Характеристика деятельности

Под деятельностью понимают специфически человеческий способ активного отношения к миру — процесс, в ходе которого человек творчески преобразует окружающий мир, превращая себя в деятельного субъекта, а осваиваемые явления — в объект своей деятельности.

Подсубъектом здесь понимается источник активности, действующее лицо. Поскольку активность проявляет, как правило, человек, то чаше всего именно он именуется субъектом.

Объектом называют пассивную, страдательную, инертную сторону взаимоотношений, над которой производится деятельность. Объектом деятельности может быть природный материал или предмет (земля в сельскохозяйственной деятельности), другой человек (студент как объект обучения) или сам субъект (в случае самообразования, спортивных тренировок).

Для понимания деятельности следует учитывать несколько ее важных характеристик.

Человек и деятельность неразрывно связаны. Деятельность есть непременное условие человеческой жизни: она создала самого человека, сохранила его в истории и предопределила поступательное развитие культуры. Следовательно, человека вне деятельности не существует. Верно и обратное: нет деятельности без человека. Только человек способен к трудовой, духовной и иной преобразовательной деятельности.

Деятельность есть преобразование окружающей среды. Животные приспосабливаются к природным условиям. Человек способен активно изменять эти условия. Например, он не ограничивается собирательством растений для пищи, а выращивает их в ходе сельскохозяйственной деятельности.

Деятельность выступает в качестве творческой, созидательной активности: человек в процессе своей деятельности выходит за границы природных возможностей, создавая нечто новое, не существовавшее ранее в природе.

Таким образом, в процессе деятельности человек творчески преобразует действительность, себя самого и свои социальные связи.

Более подробно сущность деятельности раскрывается в ходе ее структурного анализа.

Этапы:

- процесс вовлечения в деятельность,

- процесс целеполагания,

- процесс планирования действий,

- процесс осуществления действий,

- процесс анализа результатов действий и сравнение их с поставленными целями.

11. Сущность плана и достоинства его наличия.

Вопрос 9

Планируйте свои задачи и время. Планирование помогает выигрывать время.Умение планировать дано не каждому. И с планировкой тоже можно ≪переборщить≫. ≪Тот, кто много планирует, попадает в рабство к своему расписанию≫. Тот, кто планирует правильно, выигрывает свободное время и для незапланированных дел, занятий и творчества. Тот, кто планирует, тоже вполне может действовать спонтанно. правильное планирование значительно сокращает число ошибок.

Правило "шести П"? Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Подвигает положительные.

Нацеленность на результат.

Наличие плана.Работа в соответствии с планом — другой важный навык управления временем. План похож на дорожную карту: вам необходимо периодически сверяться с ним, чтобы выяснить, по-прежнему ли вы находитесь на верном пути. План важен, потому что установленных вами целей можно достичь только при помощи хорошо продуманного плана. Действительно, многие люди знают, чего им хочется достичь, но лишь немногие составляют планы воплощения желаемого в действительность. Упорный труд приносит им мало успеха, поскольку их деятельность не распланирована.

Планирование — не что иное, как стратегические размышления о том, как быстрее добиться своей цели. Вы должны четко определить свою цель и ресурсы, как те, что имеются в вашем распоряжении, так и те, которые придется позаимствовать из других источников. Тогда вы должны мысленно продумать, каким образом будете мобилизовывать свои источники, чтобы добиваться лучших результатов в работе и достигать цели в пределах установленного срока. План даст вам возможность найти время и место для каждого дела. Он поможет вам сосредоточиться на выполнении одного из этих дел с первого раза.

Планирование

1. Я имею четкое представление о целях, приоритетах и планах своей компании.

2. Я подразделяю эти цели на ежемесячные, еженедельные и ежедневные.

3. Я постоянно вижу перед собой эти цели и в соответствии с ними оцениваю свои достижения.

4. Когда два приоритета вступают в конфликт,

я решаю, какой из них более важен на сегодняшний день, и отдаю ему предпочтение.

5. Все приоритеты известны моим сотрудникам, одобрены ими и поняты.

Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

· Упорядочение заданий;

· Оценка продолжительности действий;

· Резервирование времени (в соотношении 60:40);

· Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

· Контроль учёта выполненного.

Вопросы, которые необходимо задать себе перед планированием

1. Сколько времени из этих 60 % Вы можете распланировать самостоятельно?

2. Сколько уже запланировано благодаря назначенным встречам и распоряжениям шефа? Оцените процентное соотношение!

3. Определите главных ≪пожирателей≫ Вашего времени: какой тип людей, заданий или ситуаций наиболее часто что-то от Вас ≪хочет≫? Наблюдается

ли в этом какая-нибудь закономерность? Какая?

Основные правила планирования:

- планирование без указания времени — не планирование;

- самый главный принцип при планировании: обязательно все запишите;

- сразу же отметьте все дела, задачи и сроки в своем ежедневнике или на листе бумаги.