Принципы организации личной работы
Да не коснется тебя фраза – «Да, я тут ВРЕМЯ убиваю.»
БУДЬТЕ ХОЗЯИНОМ СВОЕГО ВРЕМЕНИ!
Да как же ... все это успеть? Наверное, частенько ваш день начинается с такого вопроса. Особенно если вы собственник бизнеса или руководитель. Вот бы добавить несколько часов к суткам или еще одну пару рук, чтобы все это успевать... Неплохо было бы!
Но на самом деле есть куча простых земных способов, которые помогают больше успевать и меньше выматываться. В этом пособии я хочу дать вам самые сильные вещи, чтобы вы смогли получать больше результатов более гармоничным способом.
Приоритеты. Главное внимание главным вещам – такой должна быть ведущая установка на повышение результативности. И ничего тут изящней и действенней приоритетов не было придумано за последние несколько сотен (а может даже и тысячу) лет. Направляйте свое внимание на самое важное. На самое необходимое. Не пытайтесь сделать все. Поймите и примите вот какую идею: всех дел никогда не переделать. Иначе говоря, только в самом редком исключении вы успеете сделать все, что запланировали на день. От этого и исходите. Составляйте два плана на день. Первый – самое главное, второй – остальное. И не начинайте делать остального, пока не сделаете самое главное. И если вы сделаете все дела из самых главных, то можете считать что вы были очень продуктивны сегодня. Если же сделали еще что-то из остального, то считайте, что вы просто гигант результативности. Именно так к этому и относитесь. Стресса станет меньше, и результаты приятно порадуют.
Как-то раз, на лекции по психологии профессор, стоя на кафедре, взял трёхлитровую стеклянную банку и наполнил её небольшими камнями, каждый не менее 3-х см в диаметре. Затем он спросил студентов: — Полна ли банка?
Ответили: — Да, полна.
Тогда он открыл банку зелёного горошка и, высыпав его в большую банку, немного потряс её. Естественно, зелёный горошек занял свободное место между камнями. И ещё раз профессор спросил студентов: — Полна ли банка?
Ответили: — Да, полна.
Тогда он взял коробку, наполненную песком, и насыпал его в банку. Естественно, песок занял полностью существующее свободное место и всё закрыл. Ещё раз профессор спросил студентов: — Полна ли банка?
Ответили: — Да, полна.
И на этот раз однозначно, она полна.
Тогда из-под стола он ещё вытащил 2 банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.
«А сейчас, — сказал профессор, — Я хочу, чтобы вы поняли, что банка — это ваша жизнь. Камни — это важнейшие вещи вашей жизни: это ваши духовные ценности, ваша семья, ваши дети, ваше здоровье, ваши друзья, — то есть всё, что необходимо, чтобы ваша жизнь всё-таки оставалась полной, даже в случае, если всё остальное потеряется. Зелёный горошек — это вещи, которые лично для вас постепенно стали очень важными: работа, карьера, квартира, автомобиль. Песок — это все остальные мелочи.
А теперь подумайте. Если сначала наполнить банку песком, не останется места, где могли бы разместиться зелёный горошек и камни. И также в вашей жизни, если тратить всё время и всю энергию на мелочи, не остаётся места для важнейших вещей. Так занимайтесь же тем, что вам приносит счастье: думайте о высших ценностях и вашем предназначении, играйте с вашими детьми, уделяйте время супругам, встречайтесь с друзьями. Всегда будет ещё время, чтобы отлично поработать, заняться уборкой дома, починить и помыть автомобиль.
Но, Боже мой! Занимайтесь, прежде всего, камнями, то есть самыми важными вещами в жизни. Определите ваши приоритеты. Остальное — это только песок, — сказал профессор.
Пожиратели времени. Избавьтесь по максимуму ото всего, что впустую поглощает ваше время. Лучше совсем откажитесь от пустых дел. А те дела, которые все равно надо сделать, без которых никак, но большого результата они не дают и по времени достаточно затратны, эти дела поручите кому-то другому. Перестаньте сидеть в социальных сетях и на развлекательных сайтах. Жизни это вашей не изменит и прибыли бизнесу не увеличит. Не вступайте без повода в дебаты с сотрудниками. Это также никак не отразится на вашей жизни и бизнесе. В общем максимально устраните все пожиратели времени. Конечно, не надо превращаться в механического терминатора, но и разбрасываться бесценным временем своей жизни тоже не стоит. Исходите из здравого смысла.
Контроль времени. Что не измеряемо – то неуправляемо. Это относиться совершенно к любому ресурсу. И пока вы не станете замерять, на что вы потратили свое время, вы не научитесь его инвестировать. Чувствуете разницу между словами "тратить и инвестировать"? В первом случае вы теряете время безвозвратно, просто выкидываете его и все. Во втором же вы получаете дивиденды в виде достигнутых целей, закрытых проектов, роста доходов, улучшения отношений в семье и так далее. Запомните: любое изменение начинается с замеров того, что вы хотите изменить. Сначала нам надо отслеживать текущую обстановку в изменяемом. Потом вы начинаете видеть, как дела обстоят на самом деле. И только потом вы можете строить планы изменения. Затем что-то внедрять. А потом опять смотреть, что получилось, чтобы принять решения на будущее.
Время не исключение. Начните, каждый раз приступая к новому делу, записывать время начала этого дела. Потом когда будете переключаться на что-то другое, запишите снова время, когда произошло это переключение. Только одно это сможет сэкономить вам до 30% вашего времени. А сколько же его может высвободиться, когда вы соберете статистику за неделю! Вам это может показаться сложным или даже вообще идиотским. Но это РАБОТАЕТ! Это очень сильно работает. Не поленитесь пойти на такой эксперимент. К тому же не нужно делать это каждый день на протяжении всей жизни. Такие замеры собираются периодически, и недели бывает вполне достаточно. И из них вы каждый раз узнаете много нового о себе :)
Вдох и выдох. И последние, без чего все вышесказанное не работает, это гармоничное чередование напряжений и расслаблений, вдохов и выдохов. Согласитесь, что физически вы не можете только выдыхать. Вам нужно всегда сделать глоток свежего воздуха перед тем, как сделать выдох. Так же и во всех остальных делах. Вы обязательно должны чередовать периоды напряжения и расслабления. Причем гармонично. Частенько страдает второе – расслабление. А именно оно определяет ваши результаты.
Вспомните мультик "Крылья ноги и хвосты". Как там было "лучше день потерять, а потом за 5 минут долететь". Именно это и происходит, когда вы качественно отдыхаете. Вспомните, как под вечер пятницы вы бились над решением какой-то задачи, решить которую не получалось на протяжении нескольких часов. И насколько быстро она решилась после выходных... Потом вы еще удивлялись тому, насколько в пятницу вы были твердолобы. А на самом деле, просто было нечем выдыхать, нужен был глоток кислорода – отдых.
Сейчас вы наверное подумаете, опять ничего нового, все это мне давно известно и прочее. Но на каком уровне это вам известно? На уровне информации или на уровне навыка? Вы это просто знаете или можете делать это каждый раз, особенно когда попадаете в аврал? Эти четыре, как может показаться, очень простых вещи могут значительно повысить вашу результативность и сократить количество стресса в вашей жизни. Но работают они только тогда, когда их применяют. Вот этого я вам и желаю – чтобы вы применяли все, что знаете, а не просто владели информацией.
Ставь личные цели!
Планируй! Выделяй главное! Действуй!
Весь тайм менеджмент можно свести к трем волшебным словам: Планируй, Выделяй ГЛАВНОЕ, Действуй. Все книги о тайм менеджменте рассказывают именно об этом, только под разными углами, с разных ракурсов, под разным "соусом". Главное правило управления временем это – успеть сделать не все, а успеть сделать главное. Все задачи еще не сделал ни один человек, т.к. задач всегда больше, чем имеющегося времени. Важно сделать именно главное, то что дает 80% результата. Как сказано выше, весь тайм менеджмент сводится к трем словам: Планируй, Выделяй Главное, Действуй.
ПЛАНИРУЙ– означает составление списков задач, что необходимо сделать вообще. Наполнение списка задач необходимо делать постоянно, непрерывно. Заносим в этот список все дела, задания, которые попали в поле Вашего зрения из разных источников. ПРОДОЛЖАЙТЕ ЭТИМ ЗАНИМАТЬСЯ. Для этого можно всегда иметь под рукой тетрадь для записи новых заданий или набор пустых карточек. Для начала эффективного планирования времени необходимо создать список всех задач, которые должны быть сделаны в ближайшее время и обозримом будущем. Еще раз напоминаю, что запись очередной задачи в список не означает, что Вы это задание будете выполнять. Вы просто освобождаете свою оперативную память от лишней информационной нагрузки. Сложные задачи (проекты) расчленяйте на подзадачи, формируя дополнительные иерархические списки. Однородные виды работ, наоборот, объединяйте в категории. Все, чем вы в жизни занимаетесь, должно быть сформулировано и записано.
ЭТО ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ ЭТАП В ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ!
ВЫДЕЛЯЙ ГЛАВНОЕ– означает выбор главных задач из всего списка задач. В качестве фильтра можно использовать матрицу распределения дел по материалам Стивена Кови. Можно привязать к задачам следующие ярлыки (свойства): степень важности (неважно, корзина, важно, очень важно) и степень срочности (без срока, срочно, не срочно, очень срочно, горит).
Для заданий, которые должны быть выполнены к определенному сроку, этот срок должен быть указан в списке дел для соответствующей записи. В первую очередь должны выполняться задания с ярлыками: горит – очень важно, очень срочно – очень важно, очень срочно – важно (это сектор кризисов I), во вторую очередь: не срочно – очень важно, нет срока – очень важно (это сектор II - качества жизни и развития), в третью очередь: горит – неважно, очень срочно – неважно (это сектор III – призрак сектора I). Причем дела из сектора III лучше делегировать другим исполнителям (переводить «стрелку»). Виды деятельности из сектора IV (сектора наркотической зависимости и деградации личности) лучше вообще исключить из своей жизни.
ДЕЙСТВУЙ– означает непосредственное выполнение в первую очередь главных задач. Эти главные задачи должны быть привязаны к определенным отрезкам времени в дневном плане. При этом должны быть выполнены следующие условия: