Законы и принципы тайм- менеджмента.

Вопросы к зачету

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени , это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе– чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Фиксируйте цели письменно. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. Дробите большие задачи.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть: конкретной / измеримой/

достижимой за определенный период / актуальной / ограниченной во времени /

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

Один из методов фиксации называется «Диаграмма Ганта».

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется«Матрица Эйзенхауэра».

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

· срочные и важные;

· важные, но не срочные;

· срочные, но не очень важные;

· неважные и несрочные.

Закон Парето:

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента.

Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом— планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Планирование времени и целеполагание: определение ценностей, постановка задач, расстановка приоритетов.

Необходимо определиться — для чего именно вам нужен тайм-менеджмент

Расстановка приоритетов — это процесс, позволяющий отсортировать все цели и задачи в порядке убывания их важности.

· срочные и важные;

· важные, но не срочные;

· срочные, но не очень важные;

· неважные и несрочные.

Подготовив список ближайших задач, нужно выделить из него те, первоочередность которых не вызывает сомнения. Это обычно проблемы, без решения которых нельзя будет выполнить другие, зависящие от них задачи.

В зависимости от поставленных целей во многом будет определяться дальнейшая стратегия вашего тайм-менеджмента.

3) Принципы и правила рационального планирования времени. Условия хорошо сформулированного результата.

Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика "нарезания салями").

Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории "А" (ЦДФ).

Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Модель SMART.

Технология SMART (СМАРТ) — современный подход к постановке работающих целей. Система постановки smart — целей позволяет на этапе целеполагания обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи.

Specific: Конкретный.

Цель по SMART должна быть конкретной, что увеличивает вероятность ее достижения. Какого результата я хочу достичь за счет выполнения цели и почему?

Кто вовлечен в выполнение цели?

Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?

Всегда действует правило: одна цель — один результат.

Measurable: Измеримая цель

На этапе постановки цели необходимо установить конкретные критерии для измерения процесса выполнениях цели. В постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы:

Когда будет считаться, что цель достигнута?

Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?

Какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?

Relevant: Значимый

Для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач компании. В постановке значимой цели поможет следующий вопрос: Какие выгоды принесет компании решение поставленной задачи? Если при выполнении цели в целом компания не получит выгоды — такая цель считается бесполезной и означает пустую трату ресурсов компании.

Иногда Relevant заменяют на Realictic (реалистичный).

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.

2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу.Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.

3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.

4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали.

5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.

6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.

Организация рабочего места.

Рабочее место - первичное и основное звено производства, рациональная его организация имеет важнейшее значение во всем комплексе вопросов научной организации труда. Именно на рабочем месте происходит соединение элементов производственного процесса - средств труда, предметов труда и самого труда.

На рабочем месте достигается главная цель труда - качественное, экономичное и своевременное изготовление продукции или выполнение установленного объема работы.

Организация рабочего места означает его обеспечение средствами, предметами труда и услугами, необходимыми для осуществления трудового процесса. Основная цель организации рабочего места - достижение высококачественного и экономически эффективного выполнения поставленных задач в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения передовых методов труда с наименьшими физическими усилиями, создания безопасных и благоприятных условий ведения работ. В зависимости от специфики производства на организацию рабочих мест влияют и другие факторы: соотношение элементов умственной и физической работы, степень ее ответственности.

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень— это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

— Переутомление, объективная вымотанность организма

— Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу»

— Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Эффективный сон

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендуют найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса час перед сном — спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

16) Жестко-гибкое планирование рабочего времени.

Любое дело, которое вы планируете сделать к определенному времени называется жестким. Например, на работе в 12:00 отправить важные документы «Сказано — сделано» — это концепция жесткой задачи.

Гибкие задачи мы выполняем в порядке их значимости, сначала самые важные, затем менее важные. Чем хуже будут последствия от невыполнения дела, тем оно важнее. Таким образом, список гибких дел можно разделить на несколько частей:

А. Сделать обязательно, если их пропустить будут серьезные последствия. Например, получить подпись начальника отдела в течении этой

Б. Сделать желательно, но в крайнем случае можно отказаться, при этом будут небольшие неприятности. Например, если не починить принтер, будут небольшие неприятности, —придется идти на другой этаж и распечатывать на другом принтере.

В. Сделать неплохо, неприятных последствий не будет. Например, навести порядок на рабочем столе и рассортировать документы по важности

17) Германская методика планирования времени. (Метод “Альпы”).

Метод Альпы - один из методов тайм-менеджмента для составления списка дел дня с определением их приоритетов.

Вопросы к зачету

Законы и принципы тайм- менеджмента.

Принцип 1. Планируйте свои действия