Определение ключевых вех и внешних ограничений

Проект реализуется в условиях разных ограничений; многие из них относятся к временным рамкам проекта, и зачастую являются внешними по отношению к проекту. Поэтому планировать проект надо, принимая их во внимание.

Например,

Некоторые регистрационные государственные органы производят выдачу документов 1-2 дня в неделю. В случае неполучения документов в указанный день проект может быть обречен на простой в течение всей последующей недели.

В северных регионах морозы настолько сильны, что промерзание почвы составляет несколько метров. В таких регионах земляные работы не производятся в течение длительного периода с октября-ноября по март-апрель следующего года. Если не учесть при планировании это обстоятельство, можно попасть в неприятную ситуацию. Невыполнение земляных работ до указанных сроков осенью остановит весь проект на 4-5 месяцев. Если же успеть закончить работы до указанных ограничений, то в течение зимы можно выполнять последующие этапы работ.

В качестве внешних ограничений могут также выступать:

1) требования законов и иных регулирующих документов;

2) распоряжения руководства;

3) технологические, биологические, природные ограничения;

4) риски и непредвиденные события;

5) обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор).

Помимо внешних ограничений в проекте существуют другие важные события, без наступления которых движение дальше по проекту невозможно.

Такие важные и значимые события в проекте называют вехами (или контрольные события).

Веха– важная точка или событие в проекте.

Например,

Отсутствие подписанных актов завершения опытной эксплуатации не позволяет команде проекта реконструкции электролизного цеха алюминиевого завода переходить к фазе подготовки к сдаче цеха в промышленную эксплуатацию.

Без заключения договора с подрядчиком не следует ожидать появления его специалистов на проекте.

Если у менеджера проекта нет результатов обучения и аттестации персонала, он не имеет права допустить их к самостоятельной эксплуатации нового оборудования.

Иногда в качестве контрольных событий выделяют естественные точки, в которых завершается выполнение логически обособленного пакета работ.

Итогом завершения этого пакета работ является понятный, измеримый результат, который можно однозначно проверить.

В качестве вех рекомендуют выделять:

1) начало и завершение этапов и фаз проекта, очередей, пакетов работ;

2) моменты передачи ответственности по проекту от одного исполнителя к другому;

3) моменты подписания договоров и иных важных документов (утверждение планов и заданий, выпуск распорядительных документов);

4) моменты перехода проекта из одного состояния в другое (смена используемой технологии работ, смена руководства и т.п.);

5) природные и климатические события (наступление зимы и замерзание реки, по которой будет организовано автомобильное движение, начало ледохода и т.п.).

План по вехам– укрупненное расписание, содержащее названия и сроки наступления основных контрольных событий с учетом внешних и внутренних ограничений проекта.

Грамотно выделенный комплекс вех проекта автоматически превратится в комплекс контрольных событий (точек) проекта.

Разработка Плана по вехам требует от менеджера управленческого навыка выделения самых важных точек контроля. Это первый шаг в процессе укрупненного понимания основных этапов проекта, их результатов и точек перехода от этапа к этапу. Менеджер проекта вряд ли сумеет спланировать проект так, что выполнение его произойдет абсолютно точно по плану и согласно бюджету (см. рисунок 3).

Рисунок 3 – Плановое и фактическое выполнение проекта

(без контроля по вехам)

Избежать отклонений полностью вряд ли удастся, но прямая задача менеджера проекта как управленца состоит в том, чтобы минимизировать величину и количество отклонений.

Для этого необходимо при достижении каждой контрольной точки (вехи) производить проверку хода выполнения проекта:

1) сроки достижения вехи;

2) стоимостные показатели достижения вехи;

3) соответствие достигнутых результатов (полученных продуктов) плановым.

В итоге количество и величина отклонений от плана должны значительно сократиться (см. рисунок 4).

Рисунок 4 – Плановое и фактическое выполнение проекта

с использованием контроля по вехам

При разработке Плана по вехам необходимо помнить следующие правила:

1) Веха – это не работа; это событие или результат (его продолжительность 0 дней, 0 часов, 0 минут);

2) Веха не может быть выполнена частично (или 0%, или 100%: или сделано, или не сделано);

3) Число вех должно быть адекватным продолжительности, масштабу и сложности проекта (важных событий в проекте не может быть слишком много);

4) Веха определяет значительное и значимое достижение в рамках проекта (если информация о наступлении вехи уровня всего проекта, по мнению менеджера проекта, не интересна ни куратору, ни заказчику проекта, целесообразно подвергнуть сомнению необходимость ее выделения в графике);

5) Идеально, если наступление вехи может быть подтверждено документально (подписаны акты, заключены договоры);

6) Бывают вехи разного уровня: вехи всего проекта, вехи этапа, вехи отдельной работы (все они необходимы для эффективного контроля проекта, этапа или работы соответственно);

7) Вехи бывают различных типов: управленческие, технические, организационные и т.п. (см. рисунок 5).

Выделение вех разного типа позволит в дальнейшем назначить ответственных исполнителей соответствующей функциональной квалификации.

Формат Плана по вехам может быть различным. Пример шаблона Плана по вехам приведен на рисунке 6.

Рисунок 5 – Пример плана по вехам девелоперского проекта

Рисунок 6 – План по вехам (шаблон)