Проектирование структуры организации.

В системе управления фармацевтической службой организация является основным элементом, на который направлены управля­ющие воздействия. В теории управления выявлены основные тре­бования, предъявляемые к группе людей, претендующих назы­ваться организацией: 1) хотя бы два человека должны считать себя частью данной группы; 2) должна быть, по крайней мере, одна общая для всех членов группы цель; 3) в группе должны быть люди, которые намеренно работают вместе для достижения значимой для всех цели.

Любая организация имеет характеристики, такие как ресурсы (материальные, финансовые, персонал, информация); зависимость от внешней среды, на изменения которой организация должна ре­агировать и с которой существует прямая и обратная связь; гори­зонтальное разделение труда, т.е. разделение всего объема работы на составные части, в результате которого в организации образу­ются подразделения; вертикальное разделение труда, которое при­водит к созданию уровней управления или иерархии управления (как правило, выделяются уровни с руководителями высшего зве­на, среднего звена, низового звена и работниками); необходимость управления — для реализации целей организации необходимо по­следовательное выполнение всех управленческих функций.

Построение организации, или организационное проектирова­ние, связано с реализацией функции управления, которая так и называется организация или организовывание (organizing).

Организация — деятельность по формированию оптимальной структу­ры управления, а также распределение работы, закрепление прав, обя­занностей, ответственности.

Под структурой организации понимают логическое взаимо­отношение уровней управления и подразделений, построенных так, чтобы достичь целей организации. С течением времени, под воз действием внешней среды в организации появляются новые цели и функции, следовательно, должна изменяться и ее структура.

К внешним факторам, от которых зависит структура организа­ции, относятся политика государства в области здравоохранения и фармации, приватизация аптечных предприятий, появление предприятий новых организационно-правовых форм и др. К внут­ренним факторам, обусловленным изменениями в самой органи­зации, относятся появление новых функций и технологий, убы­точность аптечного производства и др.

Все организационные структуры условно делятся на две груп­пы: иерархические и органические.

Характерными признаками традиционных, иерархических струк­тур являются присутствие нескольких уровней (иерархии уров­ней) управления и наличие у каждого подчиненного только од­ного начальника. В таких структурах исповедуется сокровенный закон бизнеса: наличие цепочки команд, порождаемых одним боссом.

Иерархические структуры называемые линейными, включают подразделения, непосредственно связанные с производством или реализацией фармацевтической продукции. Например, отделы ап­теки являются линейными подразделениями. При выделении от­делов аптеки используются разные подходы (принципы). Класси­ческим принципом деления на подразделения является выделе­ние отделов, соответствующих функциям организации. Другими принципами являются разделение отделов по видам продукции, по типам потребителей, по географическому признаку. Выбор принципа, по которому выделяются подразделения, зависит от того, что является главной целью организации.

Кроме линейных, в иерархических организациях могут суще­ствовать штабные (административные) структуры. Штабные под­разделения создают условия для работы линейных структур, контролируют их деятельность, выполняют консультационные функ­ции. В крупных аптечных организациях могут быть организованы отделы кадров, финансовый, юридический, маркетинга и др. В ап­теках штабные функции выполняют руководитель, бухгалтер, эко­номист. Современная организация — это линейно-штабная струк­тура.

Органические структуры легче, чем иерархические приспосабливаются к новым условиям. Организациям с органической моделью структур присуща децентрализация, коллегиальность в при­нятии решений. В таких структурах у подчиненного может быть несколько руководителей, отвечающих за различные разделы ра­боты или проекта. Такие организации создаются для проведения научных исследований или решения конкретных задач.

В менеджменте для обозначения процесса деления организа­ции на блоки, которые могут называться отделами, подразделениями, отделениями или секторами используется термин департаментализация.

Вторая составляющая процесса организации связана с распре­делением работы между людьми. Для этого выделяются виды дея­тельности, процессы, операции. Существуют рекомендации по организации рабочих мест в аптечных организациях. Распределе­ние работы производится между руководителем аптеки и его за­местителями (вертикальное разделение труда), а также между под­разделениями аптеки (если они есть) или между отдельными со­трудниками (горизонтальное разделение труда).

Нормативно-право ним и документами, в которых определены права, обязанности и ответственность специалистов являются ти­повые положения и стандарты. Результаты распределения работы, а также определение и закрепление прав, обязанностей и ответ­ственности каждого работника фиксируются в функционально-должностных инструкциях (ФДИ).

Структура, или модель, каждой аптечной организации должна быть приспособлена к се целям, ценностям и условиям внешней среды. Любые изменения в фармацевтических организациях необ­ходимо тщательно прогнозировать и экономически обосновывать, чтобы обеспечить эффективность работы в условиях непрерывно меняющейся среды.