Особенности обмена письменной информацией

В зависимости от целей создания письменную информацию можно разделить на распорядительную, организационную и информационную.

К распорядительной информации относят документы директивного характера – приказы, указания, распоряжения. Особенностью этих документов является то, что они подготавливаются по специальным стандартам, заданным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Классификатор предусматривает 29 обязательных требований к документам (реквизитов), в числе которых наименование организации, наименование документа, заголовок, подпись, фамилия автора и др. Приводим в качестве примера оформление приказа по организации:

ОАО «Топаз»   ПРИКАЗ 03.12.2002 № 143   Калининград   О введении инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности   ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ОАО (прилагается). 2. Ввести в действие инструкцию с 1 января 2003 г.
Генеральный директор С.Т.Борисов Визы:   Главный инженер П.И.Пирогов Главный бухгалтер А.И.Петрова Юрист В.П.Дроздов Иванова 46-19-63

Требования распорядительных документов подчиненные обязаны выполнять, а руководители оставляют за собой право контроля за этим процессом.

Организационная документация определяет основные направления деятельности всей организации, ее подразделений, должностных лиц в обычных и особых условиях. К ней относят устав организации, положения о ее структурных подразделениях, различные инструкции, включая и должностные. Так, в уставе организации формулируются ее основные цели, сферы деятельности, степень ответственности, определяется система управления, компетенция собрания и уровней управления, порядок распределения прибыли и ряд других важных вопросов. Примерно такой же круг вопросов содержит положение о структурном подразделении. Должностная инструкция является основным документом, определяющим круг обязанностей, прав и ответственности работника.

Информационная документация занимает самый большой объем в управленческой информации. Сюда, прежде всего, относится вся деловая переписка (телеграммы, письма, факсы) с другими организациями и лицами. По отдельным вопросам подготавливаются различные справки, составляются акты, докладные и объяснительные записки.

Кроме уже упоминавшейся краткости и четкости документов, они должны включать заголовок, ссылаться на основания для появления документа.

15.3. Деловое общение: организация проведения собраний, деловых совещаний и бесед

Наиболее распространенными формами обмена устной информацией являются собрания, совещания и деловые беседы. Рассмотрим порядок их подготовки и проведения.

На собрания приглашается, как правило, весь персонал организации. Ему предшествует этап подготовки, включающий оповещение участников, поиск помещения, разработку повестки дня, проектов решений. Ведет совещание председатель (избираемый непосредственно на собрании или кто-то из руководителей, не обязательно первое лицо). Уставы некоторых организаций предусматривают избрание постоянного председателя собрания на один-два года. Его обязанности заключаются в установлении правомочности собрания (не менее половины участников), создании доброжелательной рабочей обстановки, утверждении повестки дня, регламента выступлений, обеспечении порядка и дисциплины. На собрании обязательно принятие решений в порядке, предусмотренном уставом организации (большинством либо квалифицированным большинством голосов). Здесь уместно напомнить читателю, что на собраниях участников обществ, акционеров голосование ведется не по количеству присутствующих, а по числу долей или акций. На собрании избирается также секретарь, в обязанности которого входит ведение протокола, в котором фиксируется весь ход такого мероприятия и, в обязательном порядке, принятые решения с указанием результатов голосования. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Совещание предусматривает примерно такой же порядок подготовки, но на него приглашается только узкий круг заинтересованных специалистов, профессионально разбирающихся в обсуждаемых вопросах. Руководителю нужно создать такую обстановку, чтобы по обсуждаемому вопросу могли откровенно изложить свою точку зрения все участники. Для этого целесообразно вначале предоставлять слово руководителям низового звена, затем среднего и только потом – высшего. В особых случаях ход совещания может протоколироваться.

Деловая беседа является самой распространенной формой делового общения, она включает малое число участников, в ее ходе организуется более свободный обмен информацией (прием на работу, прием посетителей, консультирование, деловые переговоры, встречи). В завершение деловой беседы не всегда принимается решение. При кажущейся простоте к подготовке и проведению бесед нужно подходить очень тщательно. Рассмотрим эти процессы более подробно на примере ведения деловых переговоров в следующих вопросах.