Необходимость контроля и его виды на предприятии.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Необходимость контроля обусловлена неопределенностью, предупреждением возникновения кризисных ситуаций и поддержанием успеха.

Неопределенность. Множество разнообразных обстоятельств может повлиять на достижение результата. Изменение законов, технологии, конкуренции и др. Специализация и разделение труда могут породить проблемы координации, трения в коллективе. Это требует подготовки и выработки эффективного механизма оценки воздействия на изменения.

Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить. Оценка будущих условий окружающей среды и поведения людей. Контроль управления позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Действенность контроля зависит на сколько вовремя менеджер будет фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они не станут препятствием достижения цели.

Поддержание успеха. Всемерная поддержка всего того, что является успешным в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, получаем возможность быстро адаптировать фирму к динамичным изменениям внешней среды и достижения цели.

Контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой только менеджера. Каждый руководитель обязан осуществлять контроль.

Различают две формы контроля — финансовый контроль и административный.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактиче­скими. Финансовый контроль осуществляют специальные под­разделения, такие, как планово-финансовое управление, бух­галтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделени­ях. Функция контроля значительно усилилась в связи с исполь­зованием компьютерной техники, которая позволяет сущест­венно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной тех­ники позволяет сформировать также и систему централизован­ного контроля, обеспечивающую своевременный контроль ре­зультатов финансовой деятельности фирмы.

Административный контроль ведется на всех уровнях управ­ления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудников фирмы (контроль исполнения).

Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирова­ния, т. е. с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля.

Контроль, охватывает все сферы дея­тельности фирмы.

Назначение контроля можно сформулиро­вать следующим образом:

• фиксирование результата управленческой деятельности и ее оценка;

• фиксирование результатов деятельности конкретных ис­полнителей и ее оценка;

• фиксирование результатов и оценка реализованных ме­роприятий;

• разработка рекомендаций или мероприятий в целях лик­видации отклонений для повышения эффективности деятель­ности подразделений и исполнителей.

Этапы процесса контроля.

В процедуре контроля процесса производства обычно вы­деляют три этапа: выработку стандартов и критериев, сопостав­ление с ними результатов и утверждение некоторых корректи­рующих воздействий. Каждый этап заканчивается утверждени­ем определенных управленческих решений.

Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерение. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Менеджер определяет насколько результаты соответствуют его ожиданиям, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Деятельность менеджера на этом этапе заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации, ее оценке. При этом важно определить масштаб отклонений. При большом масштабе, возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. При маленьком масштабе, организация будет реагировать на небольшие отклонения, что потребует дополнительное время.

Измерение результатов, позволяет определять, удалось ли соблюсти стандарты. Измерение должно соответствовать том виду деятельности, который подвергается контролю.

Заключительная стадия этапа сопоставления результатов заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер принимает решение о важности той или иной информации.

При вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер выбирает одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранить отклонение. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения, бессмысленна. Стадия измерения показывает масштаб отклонения от стандарта и точно указать его причину. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения внутренних переменных факторов организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

Пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, так как они не основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.