Глава 3. Мероприятия по развитию офисных коммуникаций в ООО «КАДИС»
В таких небольших организациях, как петербургское представительство ООО «КАДИС», руководитель, в силу его приближенности к подчиненным, пользуется уважением и в низах. Но все же необходимы личные встречи с начальниками отделов с глазу на глаз. Это неизбежно приводит к возрастанию роли менеджеров среднего звена. Их задача – способствовать тому, чтобы рядовые исполнители поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.
Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:
- личная беседа с сотрудниками;
- рассылка циркуляров;
- распространение информации, используя электронные каналы связи.
Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:
- квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации)
- доска объявлений
- внутренний корпоративный сайт
- общие собрания работников.
Росту доверия к организации могут способствовать:
- своевременная и регулярная коммуникация
- демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей)
- привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений
- внедрение электронного документооборота
Вовлечение сотрудников ООО «КАДИС» для активного участия в системе корпоративных коммуникаций.
В связи с этим, необходимо провести некоторые возможные мероприятия по улучшению коммуникативного процесса (см. таблицу 1).
Показателем зрелости и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат, который необходимо постоянно поддерживать. Упущение этого условия приводит к сплочённости мышления, при котором служащие постепенно группируются протестуя против сложившейся ситуации.
Таблица.1 — План мероприятий по улучшению коммуникативного процесса ООО «КАДИС»
| Планируемые мероприятия | Планируемый эффект от внедрения |
| Мероприятия по организации мест современными средствами оргтехники и созданию внутреннего корпоративного сайта компании | Сокращение времени на обработку корреспонденции и документов, своевременная и регулярная коммуникация между структурными подразделениями ООО «КАДИС» |
| Мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления компании ООО «КАДИС» – создание специального подразделения по обработке входящей информации | Сократить время на отвлечения от основной деятельности, сократить коммуникативные барьеры, связанные с невнимательностью, эффективное перераспределение поступающей информации, исключение отвлечения работников от выполнения прямых функциональных обязанностей |
| Мероприятия по вовлечению сотрудников ООО «КАДИС» для активного участия в системе корпоративных коммуникаций | Сокращение барьеров, связанных с отсутствием обратной связи, распределение ответственности среди разных сотрудников, делегирование полномочий, рост доверия к руководству, налаживание прямого контакта рядового сотрудника с руководством |
| Внедрение горизонтальных коммуникаций для информационного обмена между подразделениями ООО «КАДИС» | Более оперативное решение производственных проблем, всеканальное взаимодействие |
Необходимые меры, которые должен принимать руководитель, чтобы не допустить группового мышления следующие:
- быть беспристрастным, не занимать предвзятую позицию
- просить подчиненных подходить к проблеме критически, поощрять возражения и сомнения
- отвести одному или нескольким участникам роль жесткого и принципиального критика
- время от времени делить группы на части, собирать их по отдельности и вместе
- заранее рассмотреть и вычислить разнообразные пути решения проблемы
- выработав предварительное решение, организовать собрание еще раз и спросить о сомнениях
Пригласить некоторых лояльных служащих в качестве экспертов со стороны, чтобы оспорить взгляды групп
- поощрять членов группы делиться соображениями с доверенными лицами и сообщать об их реакции
Создание независимой группы для решения этой проблемы.
В компании ООО «КАДИС» есть незначительные проявления неблагоприятного социально-психологического климата, который нередко проявляется в неформальных коммуникациях, а также в отсутствии взаимной ответственности и взаимовыручки. Также можно отметить недостаточную инициативу со стороны служащих и отсутствие творческого отношения к труду.
Методы решения этих проблем были описаны выше, стоит только добавить следующие:
Поощрение инициативы со стороны служащих (премирование, награды, информирование о деятельности отличившегося работника на собрании Правления ООО «КАДИС»)
Постоянное слежение за уровнем социально-психологического состояния коллектива: проявление заинтересованности состоянием дел каждого работника, утренние посещения всех отделов организации (быть у всех на виду).
Руководитель должен обладать высокой степенью коммуникативной культуры. В основе коммуникативной культуры лежат общепринятые нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности: вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность, предупредительность.
Для развития коммуникаций внутри компании ООО «КАДИС» также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать социально-психологические умения организации общения и использования характеристик коммуникативных ситуаций, в которых разворачивается это общение.
Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения.
- собрания, совещания, на которых необходимо четко сформулировать суть принимаемого решения и возможные пути достижения поставленной цели. Необходимо обеспечение обмена мнениями для выявления уровня усвоения поставленных задач, а также обнаружения тех возможных препятствий и трудностей, которые не были учтены при постановке задачи;
- проводить беседы с отдельными исполнителями, особенно с теми, которые выражают сомнение по поводу предстоящей работы или должны выполнять новые для них функции. Цель беседы в том, чтобы убедиться – правильно ли исполнитель понял задачу, не испытывает стресса от необходимости ее выполнения;
- инструктаж перед началом работы, включающий рассмотрение технологических моментов реализации решения. Для инструктажа могут быть использованы ознакомление с документами, предварительная тренировка для отработки навыков, деловая игра, моделирующая возможные ситуации при реализации решения или чисто словесное объяснение понятий, необходимых для реализации решения.
В задачу руководителя входят также консультирование участников по проблемам реализации решения, обобщение и распространение более эффективных методов деятельности и, наконец, контроль за осуществлением реализации решений.
Сущность контроля - в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения целей, в предупреждении проблем и потерь, изучении и мобилизации позитивных тенденций в процессе управления. Задача контроля - выявить причины отклонений.
Сознательное сопротивление и недостоверная информация требуют целого комплекса мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и строгий выговор, и даже увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться дискомфортным психологическим климатом, что очень вредно для коллектива.
Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри компании ООО «КАДИС» должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.
Заключение
Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации являются одной из важнейших задач управления.
Офисными коммуникациями называется процесс передачи информации от одного лица к другому. Высокая скорость получения всех видов информации является одной из важнейших предпосылок ускорения развития производства. Информация как ресурса имеет свои особенности: сохраняемость неисчерпаемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.
Офисные коммуникации на сегодняшний день выступают важнейшим ресурсом социально-экономического, технологического, технического развития любой организации, они являются одним из катализаторов научно-технического прогресса.
Неотъемлемой частью рабочего процесса сотрудников является обмен знаниями и информацией. Люди делятся и распространяют информацию все время - в вестибюле, по телефонам, с помощью электронной почты, и, как правило, этот процесс не упорядочен. Повышение качества и скорости этого процесса является первейшей целью, которую должна ставить перед собой любая организация, желающая быть конкурентоспособной.
Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования приемов общения должно способствовать росту эффективности вашей управленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактам менеджер должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.
Проблемы офисных коммуникаций оборачиваются недостоверностью информации, несвоевременным ее поступлением до адресата, неполнотой объема.
Решению коммуникационных проблем немало способствует совершенствование каналов обмена информацией. Применение различных информационных технологий позволяет систематически накапливать знания и структурировать их так, чтобы люди получали нужные данные в нужный момент и не отвлекались на несвоевременную информацию или устаревшие данные.
Офисные коммуникации - это комплексная деятельность, в которой могут быть использованы самые разные инструменты. Все коммуникации происходят с участием человека. Умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством менеджера, отражающим его способности к коммуникации. Процесс управления, эффективность совместного труда во многом зависят от того, как менеджер может принять и интерпретировать поступающие к нему данные, и отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникаций в организации.
Важнейшая цель внутриорганизационной коммуникации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании.
Таким образом, коммуникация является важным организационным инструментом и необходимым условием для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.
Список использованной литературы
Учебники, монографии
1. Ботавина Р.Н. Организационно-управленческие инновации в управлении предпринимательскими структурами/ Р.Н. Ботавина. Монография. - М.: Наука и образование, 2013. - 152 с.
2. Быстрова О. Ю. Теория организации: краткий курс лекций / О. Ю. Быстрова, О. В. Мироненко. Костромской гос. технологический ун-т. - Кострома: Изд-во КГТУ, 2011. - 250 с.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/ О.С. Виханский. - М.: Проспект, 2012. - 159 с.
4. Гительман Л.Д., Исаев А.П., Гаврилова Т.Б. Менеджеры нового поколения./Л.Д. Гительман. - М: Экономика, 2014. - 168 с.
5. Дафт Р. Л. Менеджмент: учебное пособие/ Р.Л. Драфт. - СПб.: Питер, 2011. - С. 110
6. Дергунов Т. Формула менеджмента. Практическое пособие для начинающего руководителя/ Т. Дергунов. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 224 с.
7. Друкер, Питер, Ф. Задачи менеджмента в XXI веке.: Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. - 272 с.
8. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов / А.В. Игнатьев. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 304с.
9. Кастельс М. Информационная эпоха/М. Кастельс. - М, 2000. - С. 12
10. Комаров С.В. Попов В.Л. Методы и инструменты поиска инновационных решений/ С.В. Комаров. - Пермь: Изд-во Пермского национального государственного исследовательского политехнического университета, 2014. - 333 с.
11. Котлер Ф., Келлер К.Л. Маркетинг менеджмент/пер. Кузин В. Спб: Питер, 2014. 800 с.
12. Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Теория организации/ Ю.В. Кузнецов. - М.: Проспект, 2015. - 489 с.
13. Мильнер Б.З. Теория организаций / Б.З. Мильнер. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 428с.
14. Мыльник В.В. Теория управления: Учебное пособие / В.В. Мыльник. - М.: Акаде-мический проспект, 2013. - 412с.
15. Назимко В.К., Кудинова Е.В. Основы менеджмента: учебное пособие/В.К. Назименко. - М: Феникс, 2014. - 255 с.
16. Оркина Е.А. Управление изменениями/ Е.А. Оркина. - Ростов н/Д: Феникс, 2014. - 190 с.
17. Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации/ Ф.И. Шарков. - М.: ИД" Социальные отношения", 2003. - C.24
Периодические издания
18. Боднар А.В. Информация и коммуникации в управлении предприятием / А.В. Бондар // Маркетинг и менеджмент инноваций. – 2011. – №3. – С.2.
19. Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61.
20. Суровцева Е. А. Комплексная методика измерения организационных коммуникаций //Научный журнал КубГАУ. – 2013. – №. 33. – С. 9.
21. Шеметов П.В. Теория организации: учебное пособие / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. М.: Омега-Л 2012. С. 121
Электронные ресурсы
22. Волкова В.С. Внутриорганизационные коммуникации. Анализ системы внутриорганизационных коммуникаций // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/3976 (дата обращения: 15.04.2017).
23. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров : учебник для студентов высших учебных заведений, обучающихся по экономическим направлениям и специальностям / М. Ю. Коноваленко, В. А. Коноваленко ; Российский гос. торгово-экономический ун-т. - Москва : Юрайт, 2013. - 468 с. [Электронный ресурс]// http://uisrussia.msu.ru/is4/main.jsp (дата обращения 14.04.2017)
24. ООО «КАДИС»: официальный сайт. Режим доступа: http://kadis.org/o-kompanii (дата обращения 15.04.2017)
25. Шеламова, Г.М. Деловая культура и психология общения: / Г.М. Шеламова. - М.: ИЦ Академия, 2013. - 192 c. [Электронный ресурс]// http://elibrary.ru/defaultx.asp (дата обращения 15.04.2017)
Приложение А
АНКЕТА
Просим Вас ответить на следующие вопросы.
1. Приходится ли Вам выполнять следующие работы более низкой квалификации (заполняется руководителями и специалистами)?
| Печатание На ПК | Счётную | Работу с корреспонденцией | Оформление отчетов | Работу курьера | Не приходится |
| A | B | C | D | E | F |
Что из перечисленных работ входит в круг Ваших обязанностей?
| Печатание На ПК | Счётную | Работу с корреспон- денцией | Оформление отчетов | Работу курьера |
| A | B | C | D | E |
Какие, Вы считаете, надо принять меры, чтобы у квалифицированных работников не было отвлечений на стороннюю деятельность, не входящую в их компетенции?
| Передать эти работы специальному подразделению | Ввести в соответствующий отдел должность секретаря | Другое |
| A | B | C |
В случае ответа C:
4. Приходится ли Вам выполнять работы за других сотрудников Вашего отдела, не входящие в круг Ваших непосредственных обязанностей?
| Да | Нет |
| A | B |
4.1 В случае положительного ответа на предыдущий вопрос укажите причину (можно отметить несколько):
| Неправильное планирование работы (по времени и объёму) | Неправильное распределение обязанностей за работниками в отделе | Отсутствие строгого закрепления обязанностей за работниками | Недостаточная квалификация отдельных работников |
| A | B | C | D |
| Отвлечения работников на общественную работу | Отвлечения работников на хозяйственные работы | Занятость или частое отсутствие руководителей отделов | Другое |
| E | F | G | H |
В случае ответа H:
5. Как часто Вас отвлекают от основной работы?
| Один-два раза в день | Три раза и более в день | Не прерывают |
| A | B | C |
5.1 В случае ответов A или B на предыдущий вопрос укажите причину отвлечений:
| Внеплановые совещания | Общественная работа в рабочее время | Вызов к рукоодителю | Вызов в другие отделы | Другое |
| A | B | C | D | E |
В случае ответа Е:
5.2 Период, в который чаще всего бывают отвлечения:
| Первая половина дня | Вторая половина дня | Первая и вторая половина дня |
| A | B | C |
6. Снижают ли производительность Вашего труда следующие факторы:
| ДА | НЕТ | |
| Шум в рабочем помещении | ||
| Недостаток площади | ||
| Неудачная планировка рабочих мест | ||
| Недостаточная освещённость | ||
| Недостаточная вентиляция | ||
| Напряжённость в коллективе | ||
| ДА | НЕТ | |
| Отсутствие или недостаток необходимых приборов, канцелярских принадлежностей, заготовленных форматов | ||
| Неправильные отношения между работниками | ||
| Недостаток справочной литературы в отделе, на рабочем месте | ||
| Неправильный режим рабочего дня |
7. Достаточна ли для работы поступающая к Вам информация?
| Да | Нет |
| A | B |
7.1 В случае отрицательного ответа на предыдущий вопрос укажите причину (можно отметить несколько):
| Недостаточное количество экземпляров печатной информации | Информация хранится в месте неудобном для пользователя | Отсутствует информация и подборки по конкретным темам | Отсутствуют списки рекомендованной печатной информации |
| A | B | C | D |
| Недостаток литературы по отечественному и зарубежному опыту | Снабжение информацией не упорядочено | Несвоевременное поступление информации | Другое |
| E | F | G | H |
В случае ответа H:
8. Что по Вашему мнению необходимо для улучшения обеспечения информацией в Вашем отделе на предприятии?
9. Какой режим труда и отдыха применяется у Вас в отделе?
| Длительные периоды работы и длительный отдых | Короткие периоды работы и короткие перерывы | Нет какого-либо регламента |
| A | B | C |
Спасибо за содействие
[1] Дафт Р. Л. Менеджмент: учебное пособие/ Р.Л. Драфт - СПб.: Питер, 2011. - С. 110
[2] Шарков Ф. И. Основы теории коммуникации. - М.: ИД" Социальные отношения", 2003. – C.24
[3] Кастельс М. Информационная эпоха/ М. Кастельс. - М, 2000. - С. 12
[4] Друкер, Питер, Ф. Задачи менеджмента в XXI веке.: Пер. с англ.: - М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. - С. 25
[5] Быстрова О. Ю. Теория организации: краткий курс лекций / О. Ю. Быстрова, О. В. Мироненко. - Кострома: Изд-во КГТУ, 2011. - С. 61
[6] Волкова В.С. Внутриорганизационные коммуникации. Анализ системы внутриорганизационных коммуникаций//Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2014. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2014/03/3976 (дата обращения: 19.05.2016)
[7] Боднар А.В. Информация и коммуникации в управлении предприятием / А.В. Бондар // Маркетинг и менеджмент инноваций. – 2011. – №3. – С.2.
[8] Суровцева Е. А. Комплексная методика измерения организационных коммуникаций //Научный журнал КубГАУ. – 2013. – №. 33. – С. 9.
[9] Дергунов Т. Формула менеджмента. Практическое пособие для начинающего руководителя/ Т . Дергунов. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - С. 116
[10] Мильнер Б.З. Теория организаций / Б.З. Мильнер - М.: ИНФРА-М, 2014.- С. 210
[11] Шеметов П.В. Теория организации: учебное пособие / П. В. Шеметов, С. В. Петухова. - М.: Омега-Л 2012. - С. 121
[12] Комаров С.В. Попов В.Л. Методы и инструменты поиска инновационных решений/ С.В. Комаров. - Пермь: Изд-во Пермского национального государственного исследовательского политехнического университета, 2014. - С. 12
[13] Оркина Е.А. Управление изменениями/Е.А. Оркина. - Ростов н/Д: Феникс, 2014. - С. 28
[14] Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61
[15] Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61
[16] Комаров С.В. Попов В.Л. Методы и инструменты поиска инновационных решений/С.В. Комаров. - Пермь: Изд-во Пермского национального государственного исследовательского политехнического университета, 2014. - С. 35
[17] Кузнецов Ю.В., Мелякова Е.В. Теория организации/ Ю.В. Кузнецов. - М.: Проспект, 2015. - С. 301
[18] Казаков К.В. Носачевская Е.А. Информационно-коммуникационная среда как ключевой фактор инновационного развития региональной экономики//Известия Юго-Западного государственного университета. Серия Экономика. Социологи. Менеджмент. – 2014. – № 1. – С 57-61
[19] Гительман Л.Д., Исаев А.П., Гаврилова Т.Б. Менеджеры нового поколения/ Л.Д. Гительман. - М: Экономика, 2014. - С. 48
[20] Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/ О.С. Виханский. - М.: Проспект, 2012. - С. 61
[21] ООО «КАДИС»: официальный сайт. Режим доступа: http://kadis.org/o-kompanii (дата обращения 19.05.2016)