Схема управления документацией системы качества
Схема процесса управления документацией системы качества применима ко всем видам документов системы качества.
Хранение, внесение изменений, рассылка
Хранение оригиналов бумажных версий документов системы качества осуществляется в службе качества.
Хранение электронных версий документов осуществляется на сервере компании.
Архивирование устаревшей документации системы качества производится Менеджером по качеству. Срок хранения архивных документов установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивных документов они уничтожаются.
Рассылка бумажных версий документов осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.
Внесение изменений в документацию осуществляет ответственный за пересмотр и актуализацию документа.
Приложение 4.
Процедура № 02-ДП
"Управление записями по качеству"
| Ответственный за актуализацию: | Менеджер по качеству |
| Версия документа: |
Назначение
Настоящая документированная процедура устанавливает требования и правила управления записями по качеству компании « .... ».
Область применения
Требования данной процедуры применимы ко всем записям (как на бумажном, так и на электронном носителе), создаваемым в ходе работы системы менеджмента качества.
Выполнение требований данной процедуры является обязательным для всех должностных лиц компании « .... ».
Нормативные ссылки
ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».
№ 05 – РИ «Порядок организации документооборота в подразделениях».
Термины, сокращения и условные обозначения
Термины и определения:
Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (ИСО 9000:2005).
Документ - информация и соответствующий носитель (ИСО 9000:2005).
Применяемые сокращения:
ДП – документированная процедура
РИ – рабочая инструкция
СМК – система менеджмента качества
Условные обозначения:
в данной процедуре не применяются.
Описание процесса
Основные положения
Записи по качеству могут оформляться в соответствии с типовой формой (при ее наличии), либо в свободной форме.
Все поля, предусмотренные формой, должны быть заполнены. При отсутствии данных ставится прочерк.
Записи, выполняемые от руки, должны быть разборчивыми.
Записи идентифицируются, как минимум, за счет указания даты внесения и указания лица (Ф.И.О. и/или должность), внесшего запись.
Состав записей по качеству, форма их ведения и ответственные за создание записей по качеству представлены в таблице.
| Пункт ИСО 9001:2008 | Вид записей по качеству | Форма ведения записи по качеству | Ответственный за создание записи | |
| 5.6.1 | Анализ со стороны руководства | Протокол анализа СМК | Уполномоченный по качеству | |
| 6.2.2 (д) | Сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте | Данные кадрового учета | Сотрудник отдела кадров | |
| 7.1. (г) | Доказательства, что требования к процессам по выпуску конечной продукции выполнены | Акт сдачи-приемки работ | Менеджер проекта | |
| 7.2.2 | Результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из этого анализа | Лист согласования договора | Менеджер проекта | |
| 7.3.2 | Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции | Техническое задание на проект | Менеджер проекта | |
| 7.3.4 | Результаты анализов проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми | Протокол еженедельного совещания по проекту | Менеджер проекта | |
| 7.3.5. | Результаты проверки проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми | Подписи на проектных материалах | Менеджер проекта, представитель заказчика | |
| 7.3.6 | Результаты утверждения проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми | Подписи на проектных материалах | Менеджер проекта, представитель заказчика | |
| 7.3.7 | Результаты анализа изменений проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми | Протокол статусного совещания по проекту | Менеджер проекта, Исполнительный директор .... , генеральный директор заказчика | |
| 7.4.1. | Результаты оценки поставщиков и все действия, признанные необходимыми на основе этих оценок | Протокол оценки поставщиков, утвержденный список поставщиков | Исполнительный директор .... | |
| 7.5.3 | Сведения об особой идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость | Отметки в плане исполнения проекта | Менеджер проекта | |
| 7.5.4 | Сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или по другим причинам найдена неподходящей для использования | Извещение о потере данных | Менеджер проекта, исполнительный директор .... | |
| 7.6 | Результаты калибровки и поверки измерительного оборудования | Не применяется | Не применяется | |
| 8.2.2 | Результаты внутренних аудитов и последующие действия | Отчет по внутреннему аудиту | Ведущий аудитор | |
| 8.2.4 | Сведения, указывающие лицо или лиц, ответственных за выпуск продукции | Акт сдачи приемки работ | Генеральный директор | |
| 8.3 | Характер несоответствий и все предпринятые последующие действия, включая сделанные уступки | Протокол статусного совещания по проекту | Менеджер проекта, Исполнительный директор .... , генеральный директор заказчика | |
| 8.5.2 | Результаты корректирующих действий | План корректирующих и предупреждающих действий | Менеджер по качеству, уполномоченный по качеству | |
| 8.5.3 | Результаты предупреждающих действий | План корректирующих и предупреждающих действий | Менеджер по качеству, уполномоченный по качеству | |