ПМ 03 Организация работ в подразделении организации

основной профессиональной образовательной программы

По специальности

100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров (базовой подготовки)

ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОЧНОЙ И ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

Екатеринбург, 2013

СОДЕРЖАНИЕ

3. Содержание дисциплины 3.1. Тема 1. 1. Сущность и характерные черты современного менеджмента 3.2. Тема 1. 2. Структура организации. Внешняя и внутренняя среда организации. 3.3. Тема 1.3. Планирование и организация в системе менеджмента 3.4. Тема 1.4. Мотивация и потребности 3.5. Тема 1.5. Контроль и его виды 3.6.Тема 1.6. Система методов управления 3.7. Тема 1.7. Деловое общение 3.8. Тема 1.8. Процесс принятия решений. Стили управления 3.8. Тема 1.9. Управление конфликтами и стрессом
Вопросы к экзамену
Глоссарий

Тема 1.1. «Сущность и характерные черты современного менеджмента»

Приведенные определения, в совокупности дают целостное представление о менеджменте.

Менеджмент- функциональный аспект экономики.

Менеджмент- наука, практика и искусство управления.

Менеджмент - деятельность, обеспечивающая рациональное использование ресурсов и времени.

Менеджмент- умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей.

Менеджмент- процесс планирования, организации, мотивации и контроля.

Менеджер – это:

• субъект управления, действующий в некоторой организации;
• представитель отдельной профессии, прошедший специальную подготовку, получивший специальное образование;
• человек, относящийся к особому социальному слою.

Менеджеров подразделяют на:

• линейных, которые отвечают за состояние и развитие организации; они могут быть руководителями 3-х уровней: низового, среднего и высшего;
• функциональных, отвечающих за определенную функциональную деятельность, например, производство, маркетинг, финансы и др.

Уровень управления — часть организации, где могут приниматься самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше- или нижестоящими звеньями.

Фактическое количество уровней на предприятиях колеблется от одного-двух в малых фирмах до восьми-девяти в крупных объединениях и корпорациях.

В мировой практике определены три основных уровня управления в организациях: низший, средний и высший.

Низший уровень управления

К этому уровню относятся руководители низового звена, или операционные руководители, отвечающие за непосредственное использование выделенных им ресурсов: сырья, оборудования, рабочей силы. Они контролируют выполнение производственных заданий, управляют бригадами, сменами, участками. К низшему уровню относятся 35–45 % управленческого персонала. Непосредственно им подчиняются рядовые работники и исполнители.

Средний уровень управления

К этому уровню относятся 50–60 % общей численности управленческого персонала организации, а именно:

• менеджеры, ответственные за производственный процесс в подразделениях, состоящих из нескольких первичных образований (начальники цехов, крупных отделов);

• менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления предприятием, его филиалов и отделений;

• менеджеры, руководящие вспомогательным, обслуживающим производством, целевыми программами, проектами.

Руководители среднего уровня управления координируют и контролируют работу младших менеджеров, являются связующим звеном между высшим и низшим уровнями управления.

Высший уровень управления

Это высшее руководство организации: президент и вице-президенты (директор и его заместители).

Высшие менеджеры отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом или для ее основных частей. Руководители высшего уровня управления заняты в основном разработкой долгосрочных (перспективных) планов, формированием стратегических целей, адаптацией организации к переменам, управлением отношениями организации и внешней среды.

К высшему звену относятся 3–7 % управленческого персонала.

Виды менеджмента:

Стратегический менеджмент — вид управления, при котором высшее руководство переносит центр внимания на окружение фирмы с тем, чтобы соответствующим образом и своевременно реагировать на происходящие в нем изменения. Стратегический менеджмент предусматривает:

• определение ключевых позиций на перспективу в зависимости от приоритетности целей;

• выделение ресурсов организации под стратегические цели фирмы;

• создание центров руководства каждой стратегической целью;

• оценку и стимулирование производственных подразделений и их руководителей по мере достижения стратегических целей.

Стратегический менеджмент — это процесс, предусматривающий три этапа.

1. В рамках стратегического планирования определяют долго-срочные перспективы развития предприятия и его главных под-разделений.

2. На этапе реализации планов разрабатывают мероприятия по осуществлению фирменной стратегии.

3. В процессе контроля определяют основные проблемы в области стратегии компании.

Маркетинговый менеджмент призван посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение ее целей. Предусматривает такие процессы и действия:

• изучение и сегментация рынка;

• разработка товаров;

• ценообразование;

• создание систем сбыта;

• распределение и сбыт созданной продукции;

• реклама.

Производственный менеджмент предполагает, что руководители определенного уровня и соответствующие функциональные службы управляют процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов в готовую продукцию. Операции производственного менеджмента:

• управление разработкой и проектированием продукта;

• выбор технологического процесса, расстановка кадров, техники;

• управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов;

• управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции;

• контроль качества.

Финансовый менеджмент состоит в управлении процессом движения финансовых средств в организации; включает в себя:

• составление бюджета и финансового плана;

• формирование денежных ресурсов;

• распределение денег между структурами, определяющими жизнедеятельность организации;

• оценку финансового потенциала организации.

Кадровый менеджмент связан с использованием возможностей

работников для достижения целей организации. Его элементы:

• подбор и расстановка кадров;

• обучение и развитие кадров;

• компенсация за выполненную работу;

• создание условий на рабочем месте;

• поддержка отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.

Инновационный менеджмент состоит в управлении исследованиями, разработками и развитием фирмы; управляет такими действиями:

• развитием собственной научной, научно-технической и экспериментальной базы;

• проведением исследований самостоятельно и в кооперации с другими организациями;

• оформлением заказов на проведение научных исследований или экспериментальных работ сторонней организацией;

• приобретением лицензий на право производства товаров или услуг;

• управлением новыми проектами, программами.

Основные этапы развития менеджмента. Характерные черты современного менеджмента

Выделяют несколько этапов:

I. Древний период (9 – 7 тыс. лет до н. э. – XVII в.)

Самые простые формы упорядочения и организации совместного труда существовали на стадии первобытнообщинного строя. В это время управление осуществлялось сообща, всеми членами общины. Старейшины олицетворяли собой руководящее начало всех видов деятельности того периода.

II. Индустриальный период (1776 - 1890 гг.)

Наибольшая заслуга в развитии представления о государственном управлении принадлежит А. Смиту, который сделал анализ различных форм разделения труда, дал характеристику обязанностей государя и государства. Идея гуманизации управления производством Р. Оуэна, а также признание необходимости обучения, улучшения условий труда и быта рабочих актуальны и сегодня.

III. Период систематизации (1856 – 1960 гг.)

С течением времени менеджеры изменяли ориентиры от потребностей своей конкретной организации на изучение сил управления, действующих в их окружении. Возникновение фабрики как первичного типа производства и необходимость обеспечения работой больших групп людей означали, что индивидуальные владельцы больше не могли наблюдать за деятельностью всех работников. Для этих целей обучали лучших работников, для того, чтобы они могли представлять интересы владельца на рабочих местах. Это и были первые менеджеры.

IV. Информационный период (1960 г. – настоящее время)

Начинается разработка концепций управления, опирающегося на использование математического аппарата, с помощью которого достигается интеграция математического анализа и субъективных решений менеджеров.

Эффективность и качество управленческого труда определяется, прежде всего, обоснованностью методологии решения проблем, т.е. подходов,принципов, методов; без хорошей теории практика слепа. Однако к настоящему времени к менеджменту применяют только некоторые подходы и принципы, хотя в настоящее время известны более 13-ти научных подходов:
1. Комплексный
При применении комплексного подхода должны учитываться технические, экологические, экономические, организационные, социальные, психологические, политические и иные аспекты менеджмента и их взаимосвязи. Если упустить один из них, то проблема не будет решена.
2. Интеграционный
Интеграционный подход к менеджменту нацелен на исследование и усиление взаимосвязей:
- между отдельными подсистемами и элементами системы менеджмента;
- между стадиями жизненного цикла объекта управления;
- между уровнями управления по вертикали;
- между уровнями управления по горизонтали.
3. Маркетинговый
Предусматривает ориентацию управляющей подсистемой при решении любых задач на потребителя:
- повышение качеств объекта в соответствии с нуждами потребителя;
- экономия ресурсов у потребителя за счет повышения качества;
- экономия ресурсов в производстве за счет факторов масштаба производства, научно-технического процесса (НТП);
- применение системы менеджмента.
4. Функциональный
Сущность функционального подхода к менеджменту заключается в том, что потребность рассматривается, как совокупность функции, которые нужно выполнить для ее удовлетворения. После установления функции создаются несколько альтернативных объектов для выполнения этих функций и выбирается тот из них, который требует минимум совокупных затрат за жизненный цикл объекта на единицу полезного эффекта.
5. Динамический
При применении динамического подхода объект управления рассматривается в динамическом развитии, производится ретроспективный анализ за пять и более прошлых лет и перспективный анализ (прогноз).
6. Воспроизводственный
Этот подход ориентирован на постоянное возобновление производства товара, услуги для удовлетворения потребностей рынка по сравнению с лучшим технологичным объектом на данном рынке.
7. Процессный
Рассматривает функции управления как взаимосвязанный процесс управления, является общей суммой всех функций, серией непрерывных взаимосвязанных действий.
8. Нормативный
Сущность нормативного подхода заключается в установлении нормативов управления по всем подсистемам системы менеджмента.Нормативы должны устанавливаться по важнейшим элементам:
- целевая подсистема;
- функциональная подсистема;
- обеспечивающая подсистема.
9. Количественный
Сущность количественного подхода заключается в переходе от качественных оценок к количественным при помощи математических статистических методов, инженерных расчетов, экспертных оценок, системы баллов и др.
10. Административный
Сущность административного подхода заключается в регламентациях функций прав, обязанностей, нормативов качества, затрат, продолжительности, элементов систем менеджмента в нормативных актах.
11. Поведенческий
Целью поведенческого подхода является оказание помощи работнику в осознание своих собственных возможностей на основе подхода современных поведенческих наук. Основной целью этого подхода является повышения эффективности фирмы за счет повышения человеческих ресурсов. Наука о поведении всегда будет способствовать повышению эффективности как отдельного работника так и фирмы в целом.
12. Ситуационный
Концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется конкретной ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой фирме так и во внешней среде,- не существует лучшего единого подхода управлять объектом.
13. Системный
При системном подходе любая система (объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая выход (цель), вход, связь с внешней средой, обратную связь. Важнейшие принципы:
- процесс принятия решения должен начинаться с выявления и четкого формулирования конкретных целей;
- необходимое выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения цели;
- цели отдельных подсистем не должны вступать в конфликт с целями всей системы;
- восхождение от абстрактного к конкретному;
- единство анализа и синтеза логического и исторического;
- проявление в объекте разнокачественных связей и взаимодействий.
Особенности совр.менеджмента:
-нестабильность и динамичность внешних и внутренних условий, которые приобрели турбулентный характер, вынуждают менеджеров самостоятельно постоянно реорганизовывать и изменять свои цели;
-внимание к конечным результатам и эффективности управленческой деятельности, а не к функциям, деятельности, процессу;
-новые интеллектуальные факторы современного управления, проявляющие себя в изменении уровня квалификации кадров менеджеров, используемых ими новых методах планирования и новых высоких информационных технологиях и технических средствах (высокопроизводительные ЭВМ и их сети, телекоммуникации, Интернет);
-фактор риска, который в современной экономике стал одним из приоритетных в принятии управленческих решений.

Принципы менеджмента — основные, наиболее зна­чимые правила управления.

1. Разделение труда. Эта функция распространяется не только на исполнительские работы, но и управленческие.
2. Полномочия и ответственность. Полномочие это право отдавать приказы и т.д., сила, которая требует повиновения. Ответственность - это взятие на себя обязательства за выполнение чего-либо.

3. Дисциплина. Уважение к установленным на организации порядков, послушание и повиновение.

4. Единоначалие. Работник должен получать приказы только от одного начальника.

5. Единство направления. Каждая группа должна преследовать единую цель и должна быть объедена единым планом.

6. Подчиненность личных интересов общим. Цели каждого отдельного работника не должны преобладать над целями всей организации.

7. Вознаграждение персонала. Чтобы получить отдачу от работников они должны получать справедливое вознаграждение за свой труд.

8. Централизация. В любой организации должен быть управленческий центр.

9. Скалярная цепь. Ряд лиц стоящих на руководящих должностях начиная от лица занимающего самое высокое положение и по цепочке вниз до низового звена (цепь подчинения)

10. Порядок. Означает, что должно быть рабочее место для каждого работника и каждый работник должен быть на своем месте.

11. Справедливость. Сочетание доброты и правосудия.

12. Стабильность рабочего места для персонала.

13. Инициатива. Означает разработку проекта или плана и обеспечение его реализации.

14. Корпоративный дух. Традиции, согласие, имидж организации.

Качества менеджера как организатора эффективного управления. Особенности управленческой работы.

К профессиональным качествам чаще всего относят те, которые характеризуют любого грамотного специалиста, и обладание которыми является лишь предпосылкой, общим фоном выполнения тем или иным человеком обязанностей руководителя. Прежде всего, речь идет о компетентности в соответствующей профессии, формирующейся на основе образования, производственного и иного опыта; далее, руководитель должен обладать определенной широтой взглядов, базирующихся как на общей эрудиции, так и на хорошем знании не только собственной сферы деятельности, но и смежных с ней. Руководителю как профессионалу должно быть свойственно стремление к приобретению знаний, постоянному самосовершенствованию, а также обучению других всему тому, чем он сам владеет. Руководитель должен уметь планировать свою работу и свое время, с тем, чтобы, располагая его ограниченным, как у всех, запасом, удалось сделать как можно больше. Наконец, руководитель должен быть творческой личностью, критически воспринимать и перерабатывать имеющиеся у него и других знания, опыт и навыки, осмысливать окружающую действительность, постоянно искать пути к совершенствованию работы, улучшению ее результатов, овладевать самому новыми методами деятельности и помогать в этом другим.

Личные качества руководителя также мало, чем должны отличаться от личных качеств других работников, желающих, чтобы их уважали и с ними считались; обладание ими также является лишь предпосылкой успешного руководства. К личным качествам, необходимым руководителю, можно отнести: благожелательное отношение к работе и к людям; высокие моральные стандарты; психологическое и физическое здоровье; самообладание; трезвость мышления; отзывчивость; заботливость; оптимизм; уверенность в себе; высокий уровень внутренней культуры и многое другое.

Однако руководителем делают человека не профессиональные и личные качества, а именно деловые качества. Прежде всего, это - организаторские способности, предполагающие умение создать организацию или коллектив, обеспечить их деятельность всем необходимым, поставить четкие задачи, распределить их среди исполнителей, координировать, контролировать, стимулировать их решение.

Другим важнейшим деловым качеством руководителя должна быть доминантность, имеющая в своей основе властность, честолюбие, стремление к личной независимости, к лидерству в любых обстоятельствах, а порой и любой ценой, бескомпромиссность в отстаивании своих прав, игнорирование авторитетов, повышенный уровень притязаний, целеустремленность, смелость, решительность, воля, напористость, требовательность.

В работе руководителя любого уровня можно выделить такие функции, как:
* управление подчиненными: все действия, которые руководитель должен предпринять для того, чтобы сотрудники правильно выполнили весь необходимый объем работ;
* взаимодействие с компанией: встречи, собрания, совещания и переписка с коллегами и вышестоящими руководителями;
* производство результата: все действия руководителя, которые не связаны ни с управлением подчиненными, ни с взаимодействием с компанией, когда он работает в качестве скорее менеджера-специалиста, пусть и высококвалифицированного;
* осмысление: анализ и синтез информации, необходимой для выработки эффективных управленческих решений.

Самоменеджмент

Менеджеру по роду работы приходится много времени тратить на решение рутинных вопросов: разговоры по телефону, подготовка отчетов, проведение совещаний, контроль и проверка выполненных заданий, и если он заранее не распланирует свое время они могут постепенно загрузить целый день, не оставляя времени на решение глобальных вопросов. В таких условиях снижается работоспособность руководителя, и все внимание уже направлено на текущие дела, а не на результат. Самоменеджмент поможет обнаружить и устранить утечку времени и помочь руководителю более короткой дорогой достичь главных целей компании. Самоменеджмент играет важную роль и в формировании имиджа руководителя, без него успешная карьера обречена. Начальник должен руководить и мотивировать подчиненных, но человек не может эффективно управлять другими, если он не научился управлять собою. Личный рост подразумевает саморазвитие и работу над собой. Чем выше личные и профессиональные качества руководителя, тем легче работники ему подчиняются.

Самоменеджмент – это последовательное использование проверенных методов работы в повседневной практике для осмысленного оптимального использования времени.

Цель самоменеджмента – использовать свои возможности по максимуму, сознательно управлять ходом своей жизни и преодолевать обстоятельства извне в личной жизни и на работе.

Существует 6 основных функций самоменеджмета.

1. Постановка целей.Выполнить эту функцию можно с помощью таких методов как SWOT-анализ, правильная постановка цели, выбор стратегии поведения. Эти приемы позволяют рассмотреть слабые места и направить усилия на их устранение.
2. Планирование.Реализовать данную функцию помогут инструменты самоменеджмента – годового, месячного и ежедневного планирования, составление стратегических и оперативных планов, использование задач временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления плана на день по методу «Альпы». Это способствует правильному распределению времени и экономии до нескольких часов каждый день.
3. Принятие решений.Для реализации этой функции применяют такие инструменты, как: закон Парето, метод Эйзенхауэра, расстановка приоритетов, делегирование полномочий, АТВ-анализ. Они направлены на решение в первую очередь самых важных задач, с их помощью можно избежать дедлайнов.
4. Организация и реализация.Для исполнения данной функции обычно исследуют свои биоритмы и строят график продуктивности, чтобы определить наиболее продуктивное время работы, а затем, ориентируясь на них, составляют ежедневный план. Это способствует улучшению результатов работы вследствие верного перераспределения времени.
5. Контроль.Функция направлена на контроль над процессом выполнением работы и проверку ее конечных результатов. Она дает возможность сравнить намеченное с конечным результатом. В итоге это способствует более корректному исполнению намеченных задач.
6. Коммуникации и информация.При воплощении функции используют следующие методы: применение памяток, компетентное ведение переговоров, быстрый оптимизированный поиск нужной информации и разумное применение коммуникационных средств.

Преимущества самоменеджмента очевидны:

• меньшие затраты усилий и времени на работу;
• оптимальная организации труда и более высокие результаты;
• минимальные стресс и спешка;
• рост удовлетворенности от выполненной работы;
• рост мотивации труда работников и руководителя;
• меньшая загруженность на работе;
• рост профессионализма руководителя и персонала;
• достижение личных и профессиональных целей самым коротким путем.