Тема 2. Организация как система

План

1. Понятие организации.

2. Характеристики организации.

3. Сущность и содержание управленческой деятельности.

Понятие организации

Управлять - значит вести предприятие к его цели,

извлекая максимум возможностей из

имеющихся ресурсов (А. Файоль)

Для того чтобы достигнуть своих целей, люди чаще всего ищут сообщников по своим интересам, товарищей, желающих вместе с ними получить коллективный результат, при этом сразу оговариваются некоторые ограничения по ведению деятельности, направленной на результат. Иначе говоря, помимо цели люди договариваются о правилах своего поведения в рамках возникающего сообщества. Этим правилам должны подчиняться все члены сообщества, принимающего форму конкретной организации. Больше того согласие с правилами означает вступление этих людей в организацию, а несогласие вынуждает покинуть организацию. Это наиболее общий вид организации –социальная организация. Ее принципы применимы и обязательны практически для всех других видов организаций. Руководит социальной организацией чаще всего избранный ее членами человек способный выразить цели каждого, – это неформальный лидер, ведущий всех к единой цели, ради которой люди объединились.

Начинающий менеджер уже понимает, что начинать всякое коллективное дело нужно с создания неформальной группы. Объединенная схожими ценностями и интересами, такая группа выбирает непротиворечащие цели и правила общего поведения. На основе этих правил происходит даль­нейшее расширение круга участников общего дела, привле­чение новых ресурсов и оформление организации. Так рож­даются организации.

Чаще всего возникают организации производственного, или коммерческого направления, предназначенные для про­изводства и реализации каких-то товаров или услуг. А вся­кое товарное производство предполагает ресурсы: материа­лы, деньги, энергию, информацию, труд и, конечно же, предпринимательскую инициативу. Необходимые ресурсы с помощью какой-либо технологии перерабатываются в товар или услугу населению, а затем реализуются: продаются всем, кто пожелает.

Для подобных целей организации создаются на основе ресурсного подхода. Главной их задачей является оп­тимальное использование ресурсов при производстве товаров и услуг. При этом человек используется также как один из видов ресурсов – ресурс труда. По выражению автора теории трудовой стоимости К. Маркса, ресурсом выступает рабочая сила как способность к труду. Точнее было бы сказать: потенциальный источник труда конкретного человека как носителя трудового потенциала. Объединяясь в организации, люди создают оптимальное сочетание их трудовых и интеллектуальных способностей в виде трудового потенциала организации. Руководителем такойресурсной организации может быть как хозяин, собственник ресурсов, так и наемный специалист по управлению: управляющий, антрепренер, мeнeджер (см. рис. 1.5).

В 50-60-е годы в эпоху бурного развития кибернетики как науки, изучающей управление искусственным paзумом, возниклаинформационная модель организации. Главной задачей такой организации было обеспечить успешное про хождение информации по всем подразделения и уровням. При этом все ресурсы рассматривались

как некие разновидности информации, которые должны определенным образом участвовать в процессах входа, преобразования и выхода информации. Так на входе планировалось, что на выходе информация должна иметь вид «Ml». Если же обнаруживалось, что такого вида информации на выходе нет, то требовалось вмешательство управляющей подсистемы в работу управляемой подсистемы как части организации. Если же на выходе обнаруживалась информация вида «Ml», то вмешательства управляющей подсистемы не требовалось. Главной заботой информационной организации было обеспечить правильность процесса переработки информации в фазе производства (рис. 1.6).

Рассмотренные модели организаций долгое время пред­ставляли собой некоторый замкнутый мир переработки ре­сурсов в товары. Влияние внешнего мира на эти процессы ма­ло учитывалось. Но вот наступило время, когда ресурсы, ин­формация стали трудно доступными, редкими по определе­нию экономики. Одновременно реализация товаров также ус­ложнилась из-за обилия их на мировом рынке. В этой ситуа­ции возникла модель организации какоткрытой системы.

При этом сама организация представлена внутренней средой, состоящей из отдельных компонентов: персонал, технология, структура, организационная культура, управление пр. Организация как бы встраивалась в окружающую ее промежуточную среду, которая была представлена так называемыми агентами или субъектами рынка по определению экономической теории. Это банки - источники финансовых средств, биржи - источники ресурсов, профсоюзы, с которыми нужно договариваться о найме членов профсоюза на работу в данную организацию. Кроме того, покупатели товара

или услуг фирмы, конкуренты, выпускающие сходную продукцию и стремящиеся вытеснить фирму с рынка этой продукции, а также средства массовой информации (СМИ), описывающие события, дающие рекламу, обзоры.

Главной особенностью такой организации является открытость для процессов, идущих в национальной и мировой экономике: падение или подъем цен на ресурсы, безработица в какой-либо стране, войны, экологические катастрофы, движение населения, рост или снижение его образованности профессиональной подготовки. Теперь организация как открытая система обязана уже в качестве субъекта управления воспринимать эти явления и приспосабливаться к ним. Это называется адаптацией к изменениям во внешней среде. Это новая способность организации необходима для выживания в новых социально-экономических условиях. Однако эти контакты с внешней средой осуществляются опосредованно, т. е. через агентов промежуточной среды путем взаимодействия субъектами рынка. Они извещают организацию об изменении ставки процента, инфляции, ценах и других сторонах рыночной действительности.

Главной задачей руководителей и сотрудников так организации становится адаптация к изменениям рыночной социальной среды. Ее руководители обязаны обеспечить своевременность этих приспособлений и тем самым создать оптимальные условия для деятельности работников и подразделений, для выживания и развития организации.

Итак, экономических целей люди достигают, используя в качестве универсального инструмента организации раз­личных моделей. В качестве такого универсального органи­зационного средства в западной экономике используются фирмы. Это удивительный феномен: детище промышленной революции, позволяющее решать самые различные задачи именно потому, что она может воплощаться в различных моделях организаций. «Фирма обеспечивает благополучие всего общества», - утверждает А. Морита, создатель фирмы «Сони».

Так, для массового освоения производства нового това­ра, имеющего

повышенный спрос, лучше всего создать новую организацию на базе ресурсной

модели, ранее выпускающей подобную продукцию. Такая организация обеспечит

опти­мальность использования всех ресурсов, т.е. производство с наименьшими издер-

жками и высокими темпами но­вых видов продукции.

Для освоения принципиально новых технологических процессов понадобится фирма, созданная на базе информаци­онной модели. Это связано с необходимостью изучения бу­дущего рынка товаров, производимых по данной технологии. Поэтому потребуется использовать маркетинговые техноло­гии. Кроме того, создание нового товара потребует изучения патентов, лицензий, организации работы конструкторов, ди­зайнеров и всех других специалистов, рабочих. В этой ситуа­ции потребуется четкое прохождение различных видов ин­формации, использование компьютерных технологий управ­ления и организации производства, что и обеспечивает ин­формационная модель.

Для реализации товаров и услуг на различных рынках в условиях жесткой конкуренции потребуется организация, построенная на принципах открытой системы,так как нужно будет иметь качественную информацию как от покупателей, так и от посредников, а также о конкурентах, о ценах. При этом нужно будет быстро приспосабливаться к изменяющимся условиям. На этих же принципах придется строить фирму, торгующую деньгами: банк, финансовую компанию, которые в большей мере способны учитывать влияние внеш­ней среды и быстро перестраиваться к ситуации на финансо­вых рынках.

Но каждый раз при создании новой организации нель­зя игнорировать принципы социальной организации, где необходимо обеспечивать сочетание интересов всех участ­ников, учредителя и исполнителей. Это - обязательный этап развития любой фирмы, которая затем приобретает черты выбранной модели организации для достижения со­ответствующей цели. Способы создания различных органи­заций изучаются специальной дисциплиной: «Теория орга­низаций».

Итак, организация - это:

1) структура, в рамках которой проводятся определен­ные мероприятия для достижения целей отдельных людей и всего предприятия;

2) одна из функций менеджмента, направленная на соз­дание всех необходимых условий деятельности пер­сонала.

Подведем некоторый итог нашим знаниям об организа­циях.

Таблица 1

Типы организаций и их задачи

	Типы организаций	Задачи организаций
Социальный тип организации	Объединение людей для достижения их це­лей или коллективного результата
Ресурсная организация	Оптимальное использование ресурсов при производстве товаров или услуг
Информационная модель организации	Обеспечение прохождения информации по всем подразделениям и уровням как условие успеха
Организация как открытая система	Активное приспособление деятельности к условиям, возникающим во внешней среде

Фазы развития организации

1. Рождение организации:

· определение главной цели заключается в выживании;

· кризис стиля руководства (руководство одним лицом);

· основная задача – выход на рынок;

· организация труда – стремление к максимальной прибыли.

II. Детство и юность:

· главная цель – кратковременная прибыль, ускоренный рост;

· выживание – жесткое руководство;

· основная задача – укрепление и захват рынка;

· организация труда – планирование прибыли, увеличение жалования и заслуг.

III. Зрелость:

· цель – систематический рост и формирование индивидуального имиджа;

· руководство – делегирование полномочий;

· основная задача – рост по различным направлениям;

· организация труда – разделение и кооперация.

IV. Старение:

· цель – сохранить достигнутые результаты;

· руководство – координация деятельности;

· основная задача – обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие в прибылях.

V. Возрождение организации:

· цель – оживление по всем функциям;

· руководство – коллективизм;

· основная задача – омоложение;

· организация труда – видение НОТ, коллективное премирование.

2.3. Сущность и содержание управленческой деятельности

Считается, что эффективность работы в организации опре­деляется степенью и уровнем развития вертикального разде­ления труда. По сути речь идет об организации труда руково­дителей по координации деятельности структурных подразделений и исполнителей.

Можно выделить специфические особенности управленческого труда:

1) умственный труд работников аппарата управления, со­стоящий из трех видов деятельности:

организационно-административная и воспитательная рабо­та (прием и передача информации, доведение решений до ис­полнителей, контроль исполнения);

аналитическая и конструктивная работы (восприятие инфор­мации и подготовка соответствующих решений);

информационно-техническая работа (документационные, учеб­ные, вычислительные и формально-логические операции);

2) участие в создании материальных благ не прямо, а опос­редованно (косвенно через труд других лиц);

3) предмет труда – информация;

4) средства труда – организационная и вычислительная техника;

5) результат труда – управленческие решения.

В зависимости от функциональной роли в процессе управ­ления организацией выделяют: руководителей, специалистов и вспомогательный персонал.

Труд руководителей представляет собой наиболее высо­кую ступень управления. Они принимают решения по важней­шим вопросам деятельности организации, направляют и коор­динируют работу низших звеньев.

Специалисты выполняют функции по подготовке и реали­зации управленческих решений. В их деятельности сочетают­ся функции управления и исполнения.

Вспомогательный персонал (технические исполнители) осу­ществляет информационное обслуживание аппарата управления.

Лиц, занятых управленческой деятельностью, классифици­руют и по другим признакам, в частности по составу и профи­лю возглавляемых ими коллективов, уровню и месту, занима­емому в системе управления. По данному признаку руководители могут быть высшего, среднего и низшего уровней.

Уровни управления

Несмотря на то что все руководители организации выпол­няют управленческие действия, нельзя сказать, что все они за­нимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. От­дельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу менеджеров более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала - людей, физически производя­щих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управле­ния.

Рис. 8. Уровни управления

Высший уровень управления организацией может быть представлен председателем Совета директоров (наблюдательным советом), президентом, вице-президентом, правлением.

Руководители среднего уровня управления обеспечива­ют реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение.

Начальный (низший) уровень управления представлен младшими на­чальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над рабочими и другими работниками (не руководителями).

Содержание управленческой деятельности

К основным направлениям управленческой деятельности, которые в совокупности составляют содержание работы руководителя и определяют его профессиональную успешность, можно отнести следующие:

1. Оптимизация процесса управления:

• оптимизация численности подчиненных;
• постановка целей и определение приоритетов;
• определение полномочий и ответственности.

2. Формирование сплоченной команды:

• подбор членов команды;
• создание условий для успешной работы команды;
• формирование у членов команды приверженности своей команде.

3. Анализ проблем и принятие решений:

• сбор информации;
• анализ, выделение главного и систематизация информации;
• выработка альтернативных решений;
• разработка критериев оценки альтернатив и выбор оптимального решения.

4. Обмен информацией с подчиненными:

• подготовка письменных распоряжений и отчетов;
• проведение совещаний;
• умение выступать перед аудиторией;
• личное общение.

5. Поддержание исполнительской дисциплины на высоком уровне:

• четкая постановка целей и задач;
• определение методов и средств решения;
• обеспечение необходимыми ресурсами;
• контроль исполнения.

6. Мотивация труда подчиненных:

• воодушевление подчиненных на достижение поставленных целей;
• использование средств материального и морального стимулирования;
• создание мотивирующей среды.

7. Помощь подчиненным:

• Индивидуальный подход к подчиненным;
• Учет ситуативных переменных;
• Формирование «поддерживающей» организационной культуры.