Лекция 5. Организационное проектирование в менеджменте

1. Понятие организации.

2. Внутренняя среда организации.

3. Структуры управления.

Разделение труда

Понятие организации

Прежде всего, следует определиться с понятием "организация". Можно выделить основные значимые черты организации:

· наличие двух или более людей, считающих себя членами одной группы;

· наличие общей, совместной деятельности этих людей;

· наличие определенных механизмов или системы координации деятельности;

· наличие по крайней мере одной общей цели, разделяемой и принимаемой абсолютным большинством (в группе).

Соединив эти характеристики можно получить практическое определение организации:

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

С правовой точки зрения организации выступают в качестве юридических лиц. Юридическим лицом признается организация, обладающая имуществом, имеющая имущественные и неимущественные права, отвечающая имуществом по своим обязательствам и выступающая в качестве истца и ответчика в суде.

Организации – юридические лица создаются в форме предприятий и учреждений.

Предприятие– это имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности.

Под предпринимательской деятельностью (или предпринимательством) следует понимать самостоятельную, осуществляемую на свой риск деятельность, направленную на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

Учреждения – это организации, создающиеся для решения социально-культурных, управленческих пли иных некоммерческих задач, например учреждения образования, культуры, здравоохранения, социальной защиты, а также органы государственного и муниципального управления.

В каждом трудовом коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива. Если официальные отношения регламентируются соответствующими инструментами, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. В связи с этим следует иметь в виду, что процесс управления относится к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации есть и неформальные организации, которые в определенной мере влияют на ее политику. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит одновременно ко многим группам.

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называются формальными. Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различными нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т.д.

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели), признается неформальной группой (организацией). Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Внутренняя среда организации

В большинстве случаев менеджмент имеет дело с организациями, представляющими собой открытые системы и состоящие из множества взаимозависимых частей. Рассмотрим наиболее существенные внутренние переменные организации.

К основным внутренним переменным традиционно относят: структуру, задачи, технологии и людей.

В целом вся организация состоит из нескольких уровней управления и различных подразделений, взаимосвязанных между собой. Это принято называть структурой организации. Все подразделения организации можно отнести к тем или иным функциональным областям. Функциональная область относится к работе, выполняемой для организации в целом: маркетинг, производство, финансы и т. д.

Задача - это предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность в организации включает в себя ряд задач, которые необходимо выполнить для достижения целей организации. Задачи традиционно делятся на три категории:

· задачи по работе с людьми;

· задачи по работе с машинами, сырьем, инструментами и т. п.;

· задачи по работе с информацией.

Следующей внутренней переменной является технология. Понятие технологии выходит за пределы такого обычного понимания, как технология производства. Технология - это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных). Технология представляет собой способ, который позволяет осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере продаж - как наиболее оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого конкурентного преимущества при ведении бизнеса.

Людиявляются центральным звеном в любой системе управления. Существует три основных аспекта человеческой переменной в организации:

· поведение индивидов;

· поведение людей в группах;

· характер поведения руководителя.

Внешняя среда организации

Будучи открытыми системами, организации в существенной мере зависят от изменений во внешней среде. Организация не понимающая своего окружения и своих границ обречена на гибель. Во внешней среде бизнеса, подобно дарвиновским теориям, происходит жесточайший естественный отбор: выживают только те, кто обладают достаточной гибкостью (изменчивостью) и способны научаться - закреплять в своей генетической структуре необходимые для выживания черты (дарвиновская наследственность). Организация способна выжить и стать эффективной только в том случае, если сумеет приспособиться к внешней среде.

С точки зрения интенсивности взаимодействия организации и её окружения можно условно выделить три группы:

Локальная среда(среда прямого воздействия) - это факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К объектам локальной среды традиционно относят потребителей, поставщиков, конкурентов, законы и государственные органы, и профсоюзы.

Глобальная среда(среда косвенного воздействия) - наиболее общие силы, события и тенденции, непосредственно не связанные с операционной деятельностью организации, однако в целом, формирующие контекст бизнеса: социокультурные, технологические, силы торговли, экономические, экологические, политические и правовые.

Международная среда(среда бизнеса многонациональных компаний) - когда компания выходит за пределы страны своего происхождения и начинает осваивать зарубежные рынки, в действие вступают факторы международного бизнеса, к которым чаще всего относят уникальные особенности культуры, экономики, государственного и иного регулирования, а также политической обстановки.

Структуры управления

Структура управления - совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и соподчиненности и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Для достижения поставленных целей и выполнения соответствующих задач менеджер должен создать организационную структуру (организационную систему управления) предприятия. В самом общем смысле этого слова структура системы — это совокупность связей и отношений между ее элементами. Процесс создания организационной структуры управления обычно включает три основных этапа:

· определение типа организационной структуры (прямого подчинения, функциональная, матричная и др.);

· выделение структурных подразделений (аппарат управления, самостоятельные подразделения, целевые программы и др.);

· делегирование и передача на нижестоящие уровни полномочий и ответственности (отношения руководства—подчинения, отношения централизации—децентрализации, организационные механизмы координации и контроля, регламентация деятельности подразделений, разработка положений о структурных подразделениях и должностях).

С точки зрения качества и эффективности управления выделяют следующие основные типы структур управления предприятием:

· иерархический тип, к которому относятся линейная организационная структура, функциональная структура, линейно-функциональная структура управления, штабная структура, линейно-штабная организационная структура, дивизиональная структура управления;

· органический тип, проектную структуру управления; матричную структуру управления.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие типы организационных структур управления:

· линейная;

· функциональная;

· дивизионная;

· матричная.

Линейная структура управления

Рис. 1. Линейная структура управления

Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, единолично отвечающий за работу подчиненных звеньев. Его решения, передаваемые по цепочке сверху вниз обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. Сам руководитель в свою очередь подчинен вышестоящему руководителю.

Принцип единоначалия предполагает, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя.

Основным признаком линейной ОСУ является наличие исключительно линейных связей, что обуславливает все ее плюсы и минусы:

Плюсы:

· очень четкая система взаимосвязей типа "начальник - подчиненный";

· явно выраженная ответственность;

· быстрая реакция на прямые приказания;

· простота построения самой структуры;

· высокая степень "прозрачности" деятельности всех структурных единиц.

Минусы:

· чрезмерная нагрузка на высший уровень управления;

· отсутствие вспомогательных служб;

· отсутствие возможности быстрого разрешения вопросов, возникающих между различными структурными подразделениями;

· высокая зависимость от личных качеств менеджеров любого уровня.

Линейная структура используется мелкими и средними фирмами с несложным производством.

Функциональная структура управления

Рис. 2. Функциональная структура управления

При функциональной структуре общее руководство осуществляется линейным руководителем через руководителей функциональных органов. При этом руководители специализируются по отдельным управленческим функциям. Функциональные подразделения имеют право давать указания и распоряжения нижестоящим подразделениям. Выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных звеньев.

Данная организационная структура имеет свои преимущества и недостатки:

Плюсы:

· снятие большей части нагрузки с высшего уровня управления;

· стимулирование развития неформальных связей на уровне структурных блоков;

· уменьшение потребности в специалистах широкого профиля;

· как следствие предыдущего плюса - улучшение качества выпускаемой продукции;

· появляется возможность создания штабных подструктур.

Минусы:

· значительное усложнение связей внутри предприятия;

· появление большого количества новых информационных каналов;

· появление возможности переноса ответственности за неудачи на сотрудников других подразделений;

· затруднение координации деятельности организации;

· появление тенденции к чрезмерной централизации.

Дивизионная структура управления

Рис. 3. Дивизионная структура управления

Дивизион - это крупное структурное подразделение предприятия, обладающее большой самостоятельностью за счет включения в себя всех необходимых служб.

Необходимо заметить, что иногда дивизионы принимают форму дочерних предприятий фирмы, даже юридически оформляются, как отдельные юридические лица, на деле же являясь составными частями одного целого.

Эта организационная структура имеет следующие плюсы и минусы:

Плюсы:

· наличие тенденций к децентрализации;

· высокая степень самостоятельности дивизионов;

· разгрузка менеджеров базового звена управления;

· высокая степень выживаемости в условиях современного рынка;

· развитие у управляющих дивизионов предпринимательских навыков.

Минусы:

· появление дублирующих функций в дивизионах:

· ослабление связей между сотрудниками различных дивизионов;

· частичная потеря контроля над деятельностью дивизионов;

· отсутствие одинакового подхода к управлению различными дивизионами Генеральным директором предприятия.

Матричная структура управления

Рис. 4. Матричная структура управления

На предприятии с матричной ОСУ работа постоянно ведется по нескольким направлениям одновременно. Примером матричной организационной структуры является проектная организация, функционирующая следующим образом: при запуске новой программы назначается Ответственный руководитель, который ведет ее от начала и до конца. Из специализированных подразделений ему для работы выделяют необходимых сотрудников, которые по завершении реализации возложенных на них задач возвращаются обратно в свои структурные подразделения.

Матричная организационная структура состоит из основных базисных структур типа "круг". Такие структуры редко носят постоянный характер, а в основном образуются в рамках предприятия для быстрого внедрения нескольких новшеств одновременно. Они так же, как и все предыдущие структуры имеют свои плюсы и минусы:

Плюсы:

· возможность оперативной ориентации на потребности своих клиентов;

· снижение затрат на разработку и апробацию новшеств;

· значительное сокращение времени на внедрение различных новшеств;

· своеобразная кузница руководящих кадров, так как руководителем проекта может быть назначен практически любой сотрудник предприятия.

Минусы:

· подрыв принципа единоначалия и, как следствие, необходимость со стороны руководства постоянного отслеживания баланса в управлении сотрудником, который одновременно подчиняется и руководителю проекта, и своему непосредственному начальнику из того структурного подразделения, из которого он пришел;

· опасность возникновения конфликтов между руководителями проектов и начальниками подразделений, из которых они получают специалистов для реализации своих проектов;

· большая сложность в управлении и координации деятельности организации в целом.

Разделение труда

Разделение труда происходит по двум направлениям:

1. Горизонтальное – качественная и количественная дифференциация и специализация трудовой деятельности (разделение общего производственного процесса на частное обособление различных видов деятельности со специализацией производства) делится на:

- функциональное (специализация работников);

- товарно-отраслевое (специализация по определенным видам деятельности);

- по квалификационным признакам ( при определении видов деятельности исходят из сложности работ).

2. Вертикальное – обособление функций управления (целенаправленное координирование и интегрирование деятельности всех элементов организации) от исполнительских. Вертикальное разделение существует по следующим направлениям:

- общее руководство;

- технологическое (внедрение технологий);

- экономическое;

- оперативное – составление и доведение до микроколлективов и отдельных исполнителей оперативных планов;

- управление персоналом.

Вертикальное разделение труда обретает уровни управления:

- высший - президент, генеральный директор, заместитель директора, вице-президент, члены совета директоров и правление. Эти руководители осуществляют основные функции, направленные на выполнение интересов и потребностей акционеров (собственников). Они определяют стратегию развития организации и деловую политику.-

- средний– руководители филиалов и имеющие несколько предприятий, руководители проектов и программ, начальники отделов и цехов. Они имеют широкий круг обязанностей, обладают большой самостоятельностью при принятии решений и реализуют разработанную высшим руководством стратегию организации. Так же отвечают за доведение заданий до подразделений и их исполнение.

-низший – руководители смены, мастера, бригадиры. Они находятся в непосредственном контакте с неуправленческими работниками, доводят до них задания и проверяют их исполнение.

Контрольные вопросы для самоподготовки

1. Объясните, что такое организация.

2. Перечислите такие характеристики внутренней среды, которые являются ее преимуществом, сильной стороной.

3. Одинаково ли воздействие внешних факторов на организацию?

4. В чем различие между внешней средой прямого и косвенного воздействия?

5. Объясните, что лежит в основе организационных структур.

6. Расскажите, что собой представляет дивизиональная организационная структура, каковы ее разновидности и чем она принципиально отличается от функциональной.

7. Объясните, чем принципиально отличаются линейно-функциональные структуры управления от чисто линейных.

8. Выберите правильный ответ на вопрос о том, почему в современные управленческие структуры введена функциональная составляющая:

• возросло число видов деятельности;

• увеличились масштабы организаций;

• деятельность фирм усложнилась;

• в условиях неопределенности внешней и внутренней среды необходимо принимать быстрые решения.