Как справиться с медлительностью

• Разбейте большие проекты на более мелкие состав-

ляющие, которые осуществлять проще (см. главу

7 — ≪Планируйте в обратном направлении≫).

• Начинайте с чего угодно. Начало само по себе сни-

мает предстартовое напряжение. Если вы начали,

конец придет сам.

• Идея проста. Начните с того, что в проекте нужно

сделать дырки, тем самым вы его раздробите на со-

ставляющие. Выполните самое легкое, не требую-

щее больших затрат времени, то, на что уйдет пять

минут или менее. Если с каким-то делом вы зашли

в тупик, возьмитесь за другое. Занимаясь мелкими

делами, вы, возможно, и не закончите весь проект,

зато к вам придет понимание того, что нужно делать

и кто будет этим заниматься.

Сначала сделайте самое трудное и самое неприят-

ное. Подумайте, как к этому делу подойти наиболее

творчески, чтобы справиться с ним проще и быст-

рее.

• Поставьте перед собой задачу работать 30 минут в

день продуктивно и не отвлекаясь. Всего лишь 30

минут. Не заставляйте себя делать больше. Когда

такая практика войдет в привычку, вам покажется

это простым делом.

• Установите границы. Задайте себе темп. Вам

потребуется время, чтобы перезарядить батареи,

догонять, планировать, переоценивать. Для этих

вещей также потребуется определенное время.

• Планируйте день так, чтобы в нем нашелся один

час для отдыха, общения, развлечения. Не отказы-

вайтесь от того, в чем вы нуждаетесь.

• Избавьтесь от того, что вас отвлекает. Если вас бес-

покоит шум, заведите себе шумопоглощающие на-

ушники.

Воспользуйтесь тактикой самовнушения. Слова ≪Я

обязан≫ и ≪Я должен≫ не дают вам возможности

двигаться вперед, внушают вину, беспомощность,

вы ощущаете безысходность. Вместо них скажите

себе ≪Я решил≫ или ≪Я хочу≫ и сосредоточьтесь на

желаемых результатах.

• Стремитесь к высоким результатам. Совершенства

не существует. Помните о правиле 80/20. Доволь-

ствуйтесь хорошими результатами. В большинстве

случаев их более чем достаточно.

• Гордитесь маленькими победами. Празднуйте то,

чего вы добились на пути к большим целям. Найди-

те кого-то, кто может с вами отметить эти победы и

поддержать вас в ваших устремлениях.

Если эти советы не помогают вам справиться с мед-

лительностью, прочтите одну или более книг, которые

мы рекомендуем. Если они не помогут, а медлитель-

ность превратится в серьезную проблему, обратитесь

за помощью к консультанту или врачу.

Большинство из нас в силу собственного выбора

или случая слишком обязательны. Мы склонны при-

равнивать то, что нам приходится делать, к тому, что

важно. Когда дел слишком много, мы принимаем ти-

повое решение — дольше и больше работать, меньше

спать и жертвовать личным и семейным временем.

Но такая стратегия чревата возникновением про-

блем в будущем — со здоровьем, с испорченными от-

ношениями, с утратой ощущения цели.

Существуют две основные причины чрезмерной

обязательности:

• Мы нереалистично оцениваем продолжительность

того или иного проекта.

Мы слепо откликаемся на просьбы других, особен-

но тех, кто обладает реальной или кажущейся влас-

тью над нами.

Решением по первому пункту служит более ра-

циональное планирование. О том, как лучше распо-

ряжаться своим временем, смотрите главы в разделе

II — ≪План≫.

Решение второго вопроса — это умение сказать

≪нет≫.

Люди, не могущие отказать в просьбе, которая тре-

бует их времени и сил, откликаются на нее главным

образом из желания угодить другим. Однако нравиться

другим людям не означает соревноваться в популяр-

ности с прочими.

Если вы выполнили упражнение на время в разделе

I — ≪Умейте сосредоточиться≫, вы поняли цену време-

ни. Не подводите себя, растрачивая свои силы на то,

что для вас не имеет большого значения.

Когда вы позволяете другим пользоваться вашим

временем, вы начинаете испытывать раздражение, ра-

зочарование, вы теряете равновесие. Когда вы научи-

тесь стоять за себя, отвечая отказом, эти отрицатель-

ные эмоции исчезнут.

Приведем несколько советов, как отвечать на про-

сьбы других:

1. Тому, кто не является вашим начальником, скажи-

те: ≪Простите, но я не могу. У меня в данный мо-

мент другие дела≫. Если с просьбой настаивают, от-

вечайте им с улыбкой так же. В конце концов смысл

ответа до них дойдет.

2. Ответить отказом начальнику сложнее. Начальни-

ки считают, что вы сделаете все, что они вам ска-

жут, если только вы не возразите. В данном случае

перед вами две задачи: свести воедино ваши собс-

твенные приоритеты с приоритетами начальника и

сохранить с ним хорошие партнерские рабочие от-

ношения.

Вот как можно ответить, когда начальник просит вас

выполнить дополнительную работу. Имейте в виду, что

к некоторым просьбам следует отнестись уважительно.

В этом случае необходимо проявить гибкость:

• ≪Если я сейчас займусь этим, то не смогу сделать

качественно, потому что у меня сейчас слишком

много разных дел≫.

• ≪Я ценю ваше доверие, но в данный момент я, ве-

роятно, не смогу сделать все как нужно, посколь-

ку у меня сейчас столько дел≫.

≪Я бы с радостью занялся тем, что вы хотите мне

поручить, вместо того чем я занят в данный мо-

мент (называете то, чем вы занимаетесь)≫.

• ≪Я смогу это сделать для вас завтра, ближе к кон-

цу недели, на следующей неделе≫.

• ≪В данный момент я не могу, но может быть имя-

рек может? Он лучше разбирается в этом вопро-

се (называете конкретный вопрос)≫.

3. Главное лицо, которому важно научиться отвечать

отказом, это вы сами.

• Определите важные для вас цели и следуйте к

ним.

• Не назначайте себе слишком много дел в списке

≪Что нужно сделать≫.

• Определите, что вы не будете делать.

• Если вы работаете дома, относитесь к работе

так, как если бы вы были на службе. Придержи-

вайтесь определенного распорядка и попросите

живущих с вами уважать этот распорядок. Вы

должны хорошо выглядеть. Приходите на рабо-

ту и уходите с нее каждый день в одно и то же

время. Обедайте не за рабочим столом в кабине-

те, а в другом месте.

Пунктуальность — это основной принцип эффек-

тивной организации времени. Пунктуальные люди

имеют больше шансов на удачу и успех. Те, кто посто-

янно опаздывает, не имеют таких шансов и оставляют

после себя неприятное ощущение, которое сохраняет-

ся несколько дней.

Дэн Кеннеди настолько убежден в важности быть

пунктуальным, что посвятил целую главу этому

вопросу в книге No B.S Time Management. Для него

пунктуальность — это показательный знак целост-

ности. Он говорит: ≪Людям, не умеющим быть точ-

ными, нельзя доверять≫. Он также считает, что если

вы будете ценить время других людей, они будут ценить ваше

Кеннеди объясняет, что уважительное отноше-

ние ко времени связано с уважением чужого мнения,

собственности, прав, соглашений и договоренностей.

Более того, уважительное отношение ко времени сви-

детельствует о высокой самооценке человека. Если че-

ловек не уверен в том, что сделает все вовремя, как вы

можете быть уверены в нем?

Джон Канич и Ричард Лестер в книге Survival Kit

for Leaders предлагают следующие советы по пово-

ду того, как обращаться с непунктуальными людьми:

С коллегами:

• Не встречайтесь с ними, если они не пришли вовре-

мя на деловую встречу.

• Похвалите их за приход вовремя.

• Поговорите с ними по поводу их опозданий.

• Если необходимо, то сократите общение и дела с

ними.

С начальником:

• Познакомьтесь с его помощником или секретарем,

который сообщит вам о его опоздании.

• Займитесь чем-нибудь, ожидая его прихода.

С прочими важными лицами:

• Займитесь чем-либо, ожидая их.

• Назначайте с ними встречи на более ранее время,

рассчитывая, что в этом случае освободитесь вовре-

мя.

• По возможности добирайтесь до места встречи по

отдельности.

Примечание: У разных народов разное отношение к

времени. Если вам приходится работать за рубежом,

убедитесь в том, что вам известны местные правила,

касающиеся пунктуальности, и следуйте им.

Сократите

переизбыток информации

Большинство из нас задавлены информацией. Она

поступает к нам отовсюду — из телевизора, радио, Ин-

тернета, приходит по почте, из компакт-дисков, DVD,

МРЗ, дома, она застает нас на работе, в пути. Источни-

ки информации бесчисленны. Как с ней справиться?

Никак.

Вы можете только решить для себя, что является

важным, а что нет. По большому счету это умение ви-

деть лес и деревья за ним. На что упадет ваш взгляд?

Что требует меньшего внимания, а что можно вообще

пропустить?

Джен Джаспер, специалист в области организации

труда и тайм-менеджмента, в книге Take Back Your Time

пишет, что информация сама по себе не имеет значе-

ния. Оно возникает только тогда, когда мы начинаем

пользоваться ею. Она предлагает сделать следующее,

чтобы избежать информационной перегрузки:

1. Необходимо признаться себе в том, что, вполне ве-

роятно, у вас может быть нездоровое пристрастие

к информации. Информация становится наркоти-

ком, если:

• У вас хранятся кипы утративших новизну ин-

формационных материалов, которые вы редко

читаете.

• Вы покупаете книги, которые у вас уже есть, но о

чем вы забыли.

• Вы начинаете волноваться, если не можете часто

получать новости.

Накапливание информации на случай, что она,

возможно, пригодится в какой-то момент, означает

неумение пользоваться временем, силами и деньгами.

В результате у вас будет появляться чувство вины и

раздражения всякий раз, когда вы подумаете о том, что

что-то не прочитано, не услышано или не использова-

но. Сюда относятся, казалось бы, важные документы,

которые вы запихнули подальше в папки или записа-

ли на жесткий диск компьютера.

Попытайтесь понять, что большая часть сегодняш-

них новостей носит сенсационный характер. Средства

массовой информации проглатывают абсолютно все.

Новости могут удовлетворять ваши вуайеристские

наклонности, но они также забирают вашу энергию и

силы, распространяют страх и негативные эмоции. За-

дайте себе вопрос, стоят ли эти новости того стресса,

который они в вас порождают.

Сведите к минимуму

отвлекающие факторы

Большинство из нас рассматривают отвлекающие

факторы как серьезную потерю времени, поскольку

они мешают нам сосредоточиться и лишают рабочего

настроя. Исключение составляют руководители ком-

паний, которые рассматривают отвлекающие факторы

как составную часть своей работы.

Для того чтобы определить, что вас отвлекает (в

том случае, если вы не являетесь директором компа-

нии), в течение недели записывайте все то, что мешало

вам сосредоточиться на главных делах. Затем решите,

что можно сделать, чтобы не отвлекаться от них.

Не беритесь

за все дела одновременно

Многие из нас считают, что грамотно распределять

свое время и работать продуктивнее означает делать

несколько вещей сразу. Мы работаем на компьютере

и одновременно разговариваем по телефону. Мы едим

и одновременно работаем за столом. Мы разговарива-

ем по мобильному телефону, когда ведем машину или

идем по улице.

Лора Стэк говорит, что мы находимся в плену у

двух мифов, когда говорим о том, как хорошо делать

несколько дел одновременно. Когда мы делаем два

или более дел сразу, мы считаем, что:

• Нам удается сделать более одного дела.

• Мы работаем эффективнее и производительнее,

поскольку делаем все быстрее.

В действительности выполнение нескольких дел

сразу означает лавирование между делами. Причем ни

одному из них мы не уделяем должного внимания. Ис-

следования показали, что выполнение нескольких дел

снижает производительность.

Когда вы переключаетесь с одного дела на другое,

вы тратите время, даже если не осознаете того, что

должен выполнить ваш мозг — решить переключить-

ся, заняться тем, на что вы переключились, решить

вернуться к предыдущему делу, переключиться на то,

чем вы занимались до первого переключения.

В некоторых случаях заниматься сразу нескольки-

ми делами опасно. Исследование, недавно проведен-

ное в университете штата Юта, показало, что реакция

водителей в возрасте немногим более 20 лет, разгова-

ривающих во время вождения по мобильному телефо-

ну, точно такая же, как и у людей 70 лет. При этом они

пользовались системой громкой связи. Интересно,

какова же будет статистика относительно водителей,

не пользующихся этой системой? Еще более настора-

живает то, что нарушение реакции таких водителей

гораздо более значительное, чем у пьяных водителей,

у которых содержание алкоголя в крови превышает

0,8!

Вы сделаете больше (причем без всякого риска для

себя), если займетесь чем-то одним. Если вы ведете

машину, занимайтесь только этим. Если возникает

необходимость переговорить по телефону, остановите

машину в безопасном месте. Что касается работы, рас-

планируйте свои дела в ежедневнике. Выполняйте эти

дела по порядку.

Если по роду работы вам приходится отвлекать-

ся на многочисленные запросы и краткие разговоры,

полностью сосредоточьтесь на том, чем вы заняты в

данный момент (некоторые называют это отбрасыва-

нием всего остального и погружением во что-то одно).

Это очень хорошая привычка, в особенности если у васмаленькие дети. Вы должны целиком и полностью уде-

лить ваше внимание им, хотя бы и на короткое время.

Следуйте этим советам, чтобы отвыкнуть от при-

вычки заниматься несколькими делами на работе. Тем

самым вам удастся сделать больше за меньшее время:

• Сведите к минимум отвлекающие факторы (см.

предыдущий раздел).

• Не стремитесь браться за то, что вам внезапно при-

шло в голову. Если вы вспомнили о чем-то, что

нужно сделать, или о ком-то, с кем необходимо по-

говорить, отметьте для себя, что это нужно сделать

после того, как вы выполните текущее дело.

• Заведите дневник разговоров с теми, с кем вам при-

ходится часто общаться. Когда вы вспомните, что

им необходимо что-то сообщить, сделайте запись

об этом в дневнике. Если необходимо обсудить

несколько вопросов, позвоните им и договоритесь

о времени, когда это можно сделать. Или же оп-

ределите конкретный день или неделю для таких

встреч.

Думайте о результатах, а не о том, что вы делаете.

Вместо того чтобы говорить себе: ≪Над этим от-

четом я буду работать один час≫, скажите себе ≪К

обеду я закончу два раздела этого отчета≫. Сосре-

доточьте свое внимание на желаемой цели, а не на

процессе.

• Во время работы периодически выходите из-за ра-

бочего стола. Таким образом вам удастся достичь

большей концентрации внимания и сократить по-

терю времени.

• Установите для себя конечные сроки. Если у вас в

распоряжении слишком много времени, можно лег-

ко утратить настрой и затянуть работу.

• Планируйте, но не становитесь рабом совершенс-

тва. Совершенные планы не существуют. Успех

начинается с того момента, когда вы отправляетесь

в путь с не всегда четкими планами. Если что-то

не удается, попробуйте другой подход. Не нужно

лишних разговоров. Не вините себя и других. Дейс-

твуйте и смотрите, что получается, продолжайте

действовать и смотрите, к каким результатам вы

пришли, и так далее.

Мы будем говорить о том, как бороться со стрессом,

в главе 25. Заниматься одним делом означает сокра-

тить вероятность стресса. Сосредоточьте свое внима-

ние на чем-то одном, и посмотрите, что из этого полу-

чится. Вас удивит, как много вам удалось сделать.

Рискуйте

Если вы хотите иметь больше времени и лучше его

использовать, то вам нужно выбираться из тихой заво-

ди. Добивающиеся успеха люди никогда не отсижива-

ются в безопасных местах, не высовывая головы.

Удивительно, как часто большинство из нас подни-

мают руки вверх. Мы легко поддаемся необоснован-

ным страхам, вместо того чтобы двигаться к цели.

В конце дня становится ясным одно — вы всегда до-

бьетесь того, к чему стремитесь.

Если ваша цель — удобство, комфорт и совершенс-

тво, если вы боитесь глупо выглядеть в глазах окру-

жающих, вы вряд ли достигнете многого. Вами будет

управлять страх

Но если вы стремитесь достичь своих целей, вы смо-

жете сделать все. Да, иногда вас будет что-то пугать, но

несмотря на это, вы будете двигаться вперед к тому,

чего вы хотите достичь. Проделайте это много раз, и в

конце концов страх перестанет быть препятствием.

Ваши цели должны быть четко определены. Для их

осуществления необходим план. И — вперед!

Чаще и больше

перепоручайте дела

Многие из нас думают, что только мы можем хоро-

шо выполнить данную работу. В некоторых случаях

это верно. Однако зачастую существуют другие ≪хо-

рошие≫ способы выполнять работу. Кроме того, тот

факт, что вы можете выполнить работу лучше чем кто-

то другой, не означает, что вы рационально распоря-

жаетесь своим временем.

Если у вас есть более важные дела и задачи, кото-

рые выполнить можете только вы, — перепоручайте

все остальное другим.

Если кто-то может выполнить работу быстрее, луч-

ше и с меньшими трудозатратами, — перепоручайте ее

другим.

Польза перепоручения значительно перевешивает

риск. У вас появляется больше времени для занятия

тем, что действительно важно для вас. Перепоручать

дела означает учиться быть более ответственным и ра-

ботать эффективнее. Выигрывают от этого все.

КАК ПЕРЕПОРУЧАТЬДЕЛА

• Перепоручение дел — это своего рода преподава-

тельская работа. Всегда объясняйте, почему вы

это делаете и как нужно выполнить поручение. Те, кому вы даете поручение, должны понимать по-

следствия хорошо или плохо выполненной работы.

Попросите их объяснить своими словами, все ли им

понятно. То, что вы тратите на это время, в конеч-

ном итоге окупится.

• Если вас тревожит, что тот, кому вы даете задание,

не имеет достаточных навыков, то проведите с ним

тренинг или замените его и назначьте другого ис-

полнителя.

• Убедитесь, что те, кому вы перепоручаете работу,

имеют необходимые средства и ресурсы для ее эф-

фективного выполнения.

• Всегда устанавливайте реальные сроки выполне-

ния задания и сроки проверки. Не вмешивайтесь

в ход работы по пустякам, но находитесь в курсе

того, что непосредственно относится к вашим обя-

занностям. Заведите файл на каждого сотрудника,

которому вы перепоручаете работу, чтобы знать, в

каком состоянии его дела.

Рассчитывайте на удачу, и она придет к вам. Это

плодотворный процесс.

• Можно перепоручать небольшие дела, но не за-

ставляйте других заниматься бессмысленной ра-

ботой.

• По возможности перепоручайте крупные задания и

проекты. Другие тоже хотят получить возможность

полностью реализовать свой потенциал и осознать

важность своей работы.

• Когда работа сделана, оцените ее, поблагодарите

сотрудника лично и, если это возможно, в присутс-

твии других. Ваш начальник должен своевременно

узнать, что кто-то из ваших подчиненных хорошо

справился с порученным заданием. Своевременно

отправьте этому сотруднику благодарственную за-

писку или письмо.

• Сохраняйте с вашими подчиненными деловые от-

ношения. Друзей просить сделать то, что они не

хотят делать, труднее. Ваша цель оставаться объек-

тивным, чтобы вы могли справедливо оценить ра-

боту каждого, когда для этого придет время.

• Если ваши подчиненные обращаются к вам с про-

сьбой решить какие-то проблемы (перепоручение

вверх), дайте им совет и позвольте решить, что де-

лать (такая тактика хорошо применима по отноше-

нию к детям!).

Учитесь проводить собрания

Малоэффективные и/или ненужные собрания —

это большая потеря времени. Вот некоторые советы

специалистов в области тайм-менеджмента и руково-

дителей компаний:

• Проводите собрания только в случае необходимос-

ти. Отменяйте те, что не нужны. То, что вы запла-

нировали проведение еженедельных собраний, не

означает, что необходимо встречаться каждую неде-

лю. Зачастую дела лучше решать другим способом,

например, с помощью кратких совещаний, деловых

записок или индивидуальных встреч.

Проводите собрания в необычных местах — в от-

деле, где возникает какой-то вопрос (например, в

цехе, на складе), в местном не шумном ресторане,

в непринужденной или непривычной обстанов-

ке.

• Назначайте собрания на И часов утра или на

16 часов дня. Сотрудники будут более собранными

и заинтересованными в том, чтобы завершить об-

суждение быстрее, чтобы успеть соответственно на

обед или домой.

Еда на собраниях исключается. Она требует ненуж-

ных затрат, дает лишние калории и отвлекает от дела.

• Приглашайте на собрания только необходимых со-

трудников. Пять-шесть человек — это оптимальное

число для принятия решения и выполнения необ-

ходимых дел. После собрания разошлите информа-

ционные бюллетени тем, кому это необходимо.

• По крайней мере за день до собрания разошлите

повестку дня. Точно определите обсуждаемые воп-

росы. Широко сформулированные темы приводят

к бесцельным дискуссиям, трате времени и ощуще-

нию, что все это уже было и обо всем этом говори-

лось ранее.

• Для каждого вопроса повестки дня должно быть

определено время, которого необходимо четко при-

держиваться. Наиболее важные вопросы следует

обсуждать в середине или во второй трети собра-

ния. До этого момента люди могут все еще подхо-

дить. После этого времени они теряют интерес к

происходящему и начинают думать о том, чем зай-

мутся после собрания.

• Не выходите за рамки повестки дня. Не отвле-

кайтесь на незапланированные вопросы, которые

можно решить позже и которые могут увести вас

в сторону. Назначьте ответственного человека или

создайте группу лиц, которые разберутся с возник-

шим вопросом и доложат вам о нем позже.

• Начинайте и заканчивайте собрания вовремя. Не

идите на поводу у опаздывающих, начиная собра-

ния позже или повторяя для них то, что они про-

пустили. Сразу после начала собрания уберите

лишние стулья так, чтобы опоздавшим пришлось

стоять. Или же заприте дверь, чтобы они не могли

войти. Или же заставьте опаздывающих платить

штраф. Скоро они перестанут опаздывать.

• Определите регламент выступлений, но не огра-

ничивайте свободную дискуссию. Назначьте кого-

либо, помимо ведущего протокол, следить за регла-

ментом.

• Управляйте дискуссией. Задавайте стратегические

вопросы, чтобы получить лучшие идеи. К примеру,

≪Что, по вашему мнению, сработало лучше всего?≫,

≪В чем плюсы и минусы?≫. Провоцируйте присутс-

твующих на дискуссию, высказывая необычные

предложения.

• Ведите протокол, максимальный размер его 1 стра-

ница. Предоставьте дополнительные сведения о

дискуссии всем, кто хочет с ними ознакомиться.

• Не оставляйте что-то незавершенным. По каждо-

му из обсуждаемых вопросов необходимо прийти к

заключению, даже к такому, как ≪перенести обсуж-

дение на следующее собрание≫ или ≪отказаться от

дальнейшего обсуждения≫.

• Предупредите собравшихся, что собрание заканчи-

вается через 10 минут.

• Вскоре после собрания разошлите краткий отчет о

принятых решениях, об ответственных лицах и сро-

ках исполнения. Пишите по существу, не включай-

те в них такие детали, как ≪он сказал/она сказала≫.

• Ведите контроль нерешенных вопросов.

• Отчет о проведенном собрании используйте на сле-

дующем, чтобы контролировать ход исполнения.

• Следите за тем, что работает, а что нет. Не бойтесь

отказываться от старых способов ведения собраний

и применяйте новые.

Выработайте

стратегию общения

Все большее число коммуникационных каналов в

наше время — это палка о двух концах. У нас появи-

лось множество вариантов общения, а это означает,

что мы несем большую, а отнюдь не меньшую ответс-

твенность за качество общения.

Ниже мы рассмотрим наиболее распространенные

виды каналов коммуникации — компьютер, телефон,

факс, а также изложим некоторые соображения насчет

электронных средств связи в целом.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Вопрос организации общения с помощью элект-

ронной почты мы рассматриваем в главе 9 — ≪Всему

свое место≫. Ниже мы приводим правила общения по

электронной почте, предложенные Лорой Стэк и Джен

Джаспер.

1. Электронные сообщения должны быть краткими

и деловыми. Ни у кого нет времени разбираться в

длинных и запутанных потоках чьего-либо созна-

ния. Сразу же переходите к делу. Ответы должны

быть четкими. Перед отправкой сообщения отредак-

тируйте его. В нем не должно рассматриваться не-

сколько вопросов. Если есть такая необходимость,лучше по каждому из них отправить отдельное со-

общение. То же самое относится к ответным сооб-

щениям. Пишите то, о чем хотите сказать, кратко.

Часто достаточно просто написать ≪Спасибо!≫ или

≪Понял≫.

Примечание: Печатать ответ приходится дольше,

чем сказать то же самое по телефону. Если нужен

быстрый ответ, тогда звоните.

2. Стиль сообщений должен быть простым. Пользуй-

тесь прописными и строчными буквами, как к тому

все привыкли. Письмо, напечатанное только строч-

ными буквами, можно расценить как вашу лень и

пренебрежение к партнеру. Сообщение, состоящее

из одних заглавных букв, выглядит кричаще. Сле-

дите за грамматикой, орфографией и пунктуацией,

в особенности в тех случаях, когда вы общаетесь с

покупателями или клиентами. С помощью символа

звездочки удобно выделять слова (*очень*). Дру-

гой способ выделить что-либо — с помощью заглав-

ных букв, но не злоупотребляйте этими методами.

Избегайте большого количества цветовых и графи-

ческих символов. Некоторые почтовые программы

не могут читать HTML

3. Правильно пользуйтесь режимом рассылки не-

скольким адресатам. Пользуйтесь режимом скры-

той рассылки только в тех случаях, когда вы отправ-

ляете сообщение большой группе получателей. Это

избавит их от необходимости пролистывать весь

список адресатов. Им также не придется принимать

ненужную почту под заголовком ≪Ответить всем≫.

Не пользуйтесь скрытой рассылкой, чтобы скрыть

имена получателей от главного получателя: это не-

честно. Пользуйтесь адресным режимом ≪СС≫, ког-

да необходимо, чтобы ваше сообщение прочел кто-

то еще.

4. В разделе ≪Тема сообщения≫ необходимо указать

содержание сообщения и степень срочности. Поль-

зуйтесь краткими определениями. Можно восполь-

зоваться сокращениями, которые будут понятны

сотрудникам, типа ≪HP≫ — необходимо решение

или ≪МО≫ — месячный отчет.

5. Подпишите сообщение. В конце должна быть кон-

тактная информация, включая адрес в Интернете.

Большинство почтовых программ делают это авто-

матически.

6. Суммируйте содержание пересланных вам сооб-

щений. Читать все, что написано в сообщениях,

отправленных другому адресату, неудобно. В свой

ответ(ы) включите только то, что относится к делу.

Никогда не исправляйте чужие сообщения, не по-

лучив на это разрешения.

7. Проверьте почту и переправленные сообщения на

наличие вирусов, прежде чем переправлять их да-

лее. Не перегружайте Интернет, который и без того

забит всяким мусором и ненужной информацией.

К хорошим сайтам, с помощью которых можно

проверить, не пытаются ли вас с помощью Интер-

нета вовлечь в какое-то мошенничество, относятся

www.Snopes.com, www.TruthorFictiou.com, и www

Tafkac.org.

8. Относитесь выборочно к почте, приходящей от

друзей. Если кто-то отправляет вам слишком много

шуток и смешных рассказов, попросите его удалить

вас с адресного списка. Скажите им, чтобы они не

обижались: просто вам приходится работать с очень

большим количеством почты.

9. Относительно конфиденциальных, деликатных и

сложных вопросов лучше общаться с глазу на глаз

или по телефону. В этих случаях электронная поч-

та может усугубить ситуацию. Независимо от того, в каких словах выражено ваше сообщение, оно не

может передать необходимый тон голоса. Всячес-

кие символы, типа смайликов, являются плохой за-

меной, да и выглядят они наивно и смешно.

10. Запомните, что ваша электронная почта не являет-

ся личной. Если вы работаете в компании, элект-

ронная корреспонденция является собственностью

этой компании. Думайте о содержании того, что

вы отправляете. Вас могут уволить или привлечь

к ответственности за отправку неприличных сооб-

щений или писем личного характера. Помимо это-

го, ваша электронная почта ненадежна в том отно-

шении, что ее содержание может стать известным

другим людям. Не отправляйте сообщения с содер-

жанием, которое вы не доверили бы обычной почте

или почтовой открытке.

ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА

Голосовая почта работает быстрее электронной, и

ее легче проверить, находясь не за рабочим столом.

Кроме этого, не все регулярно проверяют свою элект-

ронную почту. Здесь мы приводим советы, как эффек-

тивно передавать голосовые сообщения. Эти советы

были предложены Стэк, Джаспер, Джоном Каничем и

Ричардом Лестером.

1. Сформулируйте то, что вы хотите сказать. Этим вы

сократите время прослушивания переданного вами

сообщения, и его легче будет понять.

2. Будьте кратки. Ваше сообщение должно занять 30

или менее секунд.

3. Сообщение должно быть конкретным. Никогда,

даже если человек ваш хороший знакомый, не го-

ворите: ≪Привет, это (ваше имя). Позвони мне≫.

Говорите по существу. Звонок незнакомым людям

следует начать и закончить, назвав свое имя, компа-

нию и номер телефона, произнося все это медленно.

Номер телефона следует произносить с паузами,

например, 407 (пауза), 533 (пауза), 1207.

4. Если на ваш звонок отвечает помощник, а человек,

которому вы звоните, отсутствует, попросите у по-

мощника разрешения оставить голосовое сообще-

ние. Тогда этот человек получит ваше сообщение

непосредственно, а не через третьи руки, и сможет

его прослушать неоднократно.

5. Следите за громкостью голоса, тоном и произ-

ношением. Говорите не слишком громко, но и не

тихо. Голос должен быть бодрым. Улыбайтесь во

время передачи сообщения — люди чувствуют ва-

шу улыбку. Если вы хотите, чтобы вам перезво-

нили, старайтесь избегать сарказма или раздра-

жения.

6. Научитесь обращаться со своим автоответчиком.

Вы сэкономите много времени, научившись уско-

рять или замедлять полученные сообщения, про-

пускать ненужные, удалять, переходить вперед и

отвечать автоматически.

7. Избегайте неопределенности. Сообщите людям,

которым звоните вы и которые звонят вам, время,

в которое вас можно застать. Если вы договарива-

етесь по телефону о встрече, соблюдайте назначен-

ное время или же договоритесь о другом.

РАЗГОВОРЫ ПО ТЕЛЕФОНУ

1. Прежде чем сделать важный или сложный теле-

фонный звонок, приготовьте сценарий разговора.

Таким образом вы не упустите ничего важного и

будете говорить по делу.

2. Не отвлекайтесь от темы. Если это произошло, по-

старайтесь вежливо вернуться к основной теме раз-

говора.

3. Когда звонят вам, быстро переходите к делу. Веж-

ливо скажите: ≪Чем могу вам помочь?≫ или ≪Могу

я что-то для вас сделать?≫

4. Если на ваш звонок отвечает секретарь, кратко

объясните причину вашего звонка, пока трубку не

возьмет нужное вам лицо. Когда это произойдет,

запишите его номер телефона, чтобы в дальнейшем

звонить непосредственно ему, а не попадать вновь

на третьего человека.

5. Если вас просили перезвонить, сделайте это как

можно быстрее, не позднее чем через 24 часа, даже

просто для того, чтобы сказать, что в данный мо-

мент вы разговаривать не можете.

6. Если вы должны перезвонить нескольким лицам,

расположите ваши звонки по степени важности.

Даже если вы отдаете кому-то предпочтение, это не

означает, что вы должны звонить в первую очередь

им, поскольку у вас есть более важные звонки.

7. Самым важным лицам следует звонить очень ра-

но утром или после обычного делового дня. В этом

случае у вас больше шансов дозвониться непосредс-

твенно до них самих.

8. Когда вы уезжаете, договоритесь со своими сотруд-

никами о конкретном времени во время рабочего

дня, когда вы им будете звонить. Экономьте свое

время, решая все вопросы в ходе одного звонка.

9. Сообщайте только номер своего обычного телефо-

на. Поступающие на него звонки переадресуйте насвой мобильный телефон, когда вас нет на рабочем

месте, и отфильтровывайте их с помощью опреде-

лителя номеров.

10. Приобретите телефонную гарнитуру. Она помо-

жет вам освободить руки и не нагружать шею,

плечи и спину. Лучше завести себе беспроводную

гарнитуру. В этом случае вы сможете передви-

гаться по кабинету, при этом разговаривая по те-

лефону.

ФАКС

1. Фильтры, использующиеся в наши дни для борьбы

с увеличивающимся количеством спама в элект-

ронной корреспонденции, делают факсимильную

связь быстрым и удобным способом передачи сооб-

щений. Кроме того, люди, пользующиеся факсом,

более серьезно обдумывают тексты факсимильных

сообщений по сравнению с электронной почтой.

Если вы лучше воспринимаете зрительную, а не

звуковую информацию, вы, возможно, сочтете, что

пользоваться факсимильной связью более удобно,

чем голосовой почтой.

2. Факсом можно пользоваться в тех случаях, когда

вы не можете дозвониться до кого-то по телефону.

Если факсимильные сообщения можно отправлять

с вашего компьютера, то это еще более увеличит

скорость передачи данных