Произведите расчет своего времени

Дэн Кеннеди (в книге No B.S. Time Management for

Entrepreneurs) (≪Неуниверситетский курс по тайм-

менеджменту для предпринимателей≫ — прим. пер.)

предлагает следующее упражнение, открывающее гла-

за на ситуацию.

Многие специалисты по тайм-менеджменту произ-

водят расчет рабочего времени, исходя из восьмичасо-

вого рабочего дня. Кеннеди правильно указывает, что

ни один из нас не работает в течение этих восьми часов

с максимальной отдачей.

По его расчетам, мы продуктивно работаем в среднем

один час из каждых трех часов, в связи с чем он вводит

понятие продуктивного (оплачиваемого) часа. Посмот-

рите, как его пятитактовая формула меняет уравнение:

1. Установите для себя минимальный заработок на

следующий календарный год (если такового нет,

придумайте его, даже если он будет казаться немно-

го завышенным).

2. Разделите его на количество рабочих часов в году

(например, на 220 дней х 8 =1760 часов).

3. Умножьте полученное на 3 (или на любое время,

исходя из которого вы исчисляете коэффициент

продуктивной/непродуктивной работы).

4. В ответе вы получите стоимость одного часа вашего

времени.

5. Разделите это число на 60, и вы получите стоимость

одной минуты вашего времени.

То, что ваше время стоит гораздо больше, чем вы

думаете, должно навести вас на серьезные размышле-

ния о том, как вы его используете.

Кеннеди предлагает следующий совет, чтобы стро-

ить свою жизнь в соответствии со стоимостью вашего

времени:

- Развесьте листки, на которых будет написана

стоимость вашего времени, повсюду, где вы их

можете часто видеть.

- Общайтесь с теми людьми, которые уважают вас

и ценят ваше время, и бросьте встречаться с ос-

тальными.

- Перепоручите работу, которая стоит меньше,

чем затраченное на нее время, или избавьтесь от

нее.

Теперь, когда вы знаете, как вы используете свое

время и какова его стоимость, вы можете начать стро-

ить свою жизнь более последовательно. Чем ближе то,

чем вы сейчас занимаетесь к тому, чем вы хотите зани-

маться, тем более счастливым и более реализованным

вы будете себя ощущать. Осознание собственных при-

оритетов — это наилучший способ начать движение к

этим целям.

ПРИВЕДИТЕ В ПОРЯДОК БУМАГИ

Бумаги и документы, лежащие не на месте, самым

серьезным образом мешают продуктивно трудиться и

разумно распределять время. Как и другие вещи в ва-

шей жизни, бумаги, появляющиеся в вашем кабинете

или в доме, должны иметь свое место, даже если тако-

вым является корзина для мусора, пакет для отправки

бумаги на переработку.

В КОРЗИНУ

Решая, что сделать с каким-либо документом, за-

дайте себе следующие вопросы:

• Мне он действительно нужен?

• Он поможет мне заработать?

• От него будет какой-нибудь толк, когда я вернусь к

нему?

• Он содержит новую информацию?

• Он составляет важную часть проекта или досье на

клиента?

• Его будет трудно восстановить?

• Он имеет какое-то финансовое или юридическое

значение?

• Если я его выброшу, что-нибудь случится?

Если на все вопросы вы ответили отрицательно, то

этот документ можно отправить в корзину.

От чего еще можно избавиться:

• Устаревшие инструкции.

• Дополнительные или старые каталоги, ежегодные

отчеты и брошюры.

• Старые выпуски каких-либо изданий, к которым

вы не притрагивались два года (обычно в случае не-

обходимости вы можете все это найти).

• Дополнительная информация по законченным про-

ектам, включая планы.

При выписке гарантийных обязательств (на бумаге

или в электронном виде) давайте только контактную

информацию и информацию о продукте. Не отвечайте

на маркетологические вопросы. В этом случае вас убе-

рут из списков маркетологических опросников и вы

будете получать меньше ненужной почты.

ОТДАТЬ

Возможно, передача документа кому-либо еще —

это самая важная операция с бумагами. Мы поговорим

о делегировании полномочий и отдаче распоряжений

в главе 18. А пока подумайте о том, что даже если этот

документ первым делом оказался на вашем столе, это

не означает, что вы самая подходящая или единствен-

ная персона, которая должна принимать решение по

этому поводу.

СДЕЛАТЬ

Это просто.

• Если что-то можно выполнить за 3 минуты или

быстрее, делайте это сейчас.

• Если это действительно срочно, займитесь этим

тотчас же, независимо от того, сколько времени на

это потребуется.

• В противном случае оставьте это ≪на потом≫.

НА ПОТОМ

Секрет работы с бумагами и документами, которые

требуют последующих действий, заключается в том,

чтобы пересортировать их. Это означает положить их

туда, где их можно при необходимости найти.

Большинство специалистов в области тайм-ме-

неджмента советуют пользоваться картотеками для

напоминания о необходимых делах. Мы расскажем,

как это сделать, на следующей странице

Ваш рабочий стол — не картотека. Важные докумен-

ты, оставленные на столе или в папке для входящих

документов, являются постоянным напоминанием о

необходимых делах. Вас, вероятно, будет донимать

беспокойство, что вы что-то забыли среди массы дру-

гих важных забот. В худшем случае вы действитель-

но можете забыть что-то сделать и вспомните об этом,

когда будет слишком поздно.

То же самое относится к доске объявлений. Разве-

шенные на ней важные бумаги являются постоянным

напоминанием. Но они могут затеряться среди других

бумаг, если их на доске слишком много. Затем они отле-

тают и окончательно исчезают с экрана вашего радара.

Просматривание документов вручную или в циф-

ровой картотеке также не лучшее решение. Просмотр

занимает много времени и не годится, когда вам нуж-

но найти оригинал документа или прочие более ≪гро-

моздкие≫ бумаги.

СДЕЛАЙТЕ КАРТОТЕКУ

(Перед началом прочитайте все инструкции)

• Напишите на двенадцати разделителях картотеки

названия месяцев от января до декабря.

• Напишите на 31 карточке числа от 1 до 31 по макси-

мальному числу дней в месяце.

• Вместо папок, рассчитанных на 31 день, купите кан-

целярский ящик с 31 отверстием. Этот ящик мож-

но держать либо на рабочем столе, либо на боковом

столе. Такие ящики изготавливают из разных мате-

риалов от недорогого коробочного картона до поли-

рованного дерева.

• Если вы не работаете с долгосрочными проектами,

то вместо папок, рассчитанных на 31 день, заведи-

те пять папок на каждый день с понедельника по

пятницу или пять папок на каждую неделю месяца

(некоторые недели попадают на текущий и после-

дующий месяцы).

Положите папки, рассчитанные на 12 месяцев, в

подвесные файлы, находящиеся в шкафах побли-

зости от вас, или в ящики для хранения файлов,

или на стойку для хранения файлов на рабочем

столе. Начните работать с ними, ведя отсчет от сле-

дующего дня. Карточки с днями месяца, которые

уже прошли, переместите за папку, отведенную для

следующего месяца

Перебирайте и меняйте местами недельные папки

до истечения месяца. Когда он закончится, поло-

жите папку с делами на этот месяц в конец года, а

папку на новый месяц переместите вперед.

• Если к вам поступают документы с вопросами, ко-

торые требуют повторного обращения, положите

их в папку соответствующего месяца. Первого чис-

ла каждого месяца достаньте папку с соответствую-

щим месяцем и разложите списки дел по соответс-

твующим папкам с днями и неделями.

• Каждый вечер перед уходом с работы достаньте

папку с делами на следующий день и положите ее

наверх. На следующий день сделайте запланиро-

ванное и положите пустую папку в соответствую-

щее место в картотеке

Примечание: Заводить картотеку имеет смысл лишь

в том случае, если вы будете ею пользоваться. Пока

это не войдет в привычку, записывайте в свой дело-

вой дневник на странице первого дня каждого месяца

напоминание о необходимости проверить папку с де-

лами на месяц, а также напоминания на каждый день

или неделю о необходимости проверить папки с дела-

ми на день или на неделю.

Когда картотека станет для вас привычным делом,

вы подумаете, как же вы могли обходиться без нее

раньше!

P.S. Некоторые специалисты в области тайм-ме-

неджмента советуют завести ящик -С (по буквам ла-

тинского алфавита А, В, С, где С означает менее зна-

чимое — прим. пер.) для наименее важных документов

и бумаг (например, каталогов, рекламных брошюр,

информации о делах, к которым вы, возможно, верне-

тесь позже). Наметьте себе определенное время, когда

вы просмотрите содержимое этого ящика. Не храните

в нем бумаги и документы бесконечно долго. В этом

случае они превратятся в мусор.

В ДЕЛО

Два заставляющих задуматься факта от специалис-

тов по тайм-менеджменту:

1. Большинство людей используют лишь 20% доку-

ментов, отправленных ≪в дела≫ (снова правило

80/20 !).

2. Большинство из нас тратят как минимум 75 часов

на поиск потерянных бумаг. Это приблизительно

90 минут в неделю или 13 минут в день — огромное

количество потерянного времени!

Сохранение документов в делах озадачивает

большинство людей, потому что у них нет надежной

системы хранения. Ниже мы приводим ряд предло-

жений касательно хранения документов, как обыч-

ных, так и цифровых. Выбирайте то, что подходит

вам больше.

Независимо от выбранной системы, начните с те-

кущих дел и электронной почты, а не с документов, с

которыми вы не успели разобраться. В противном слу-

чае вы рискуете опаздывать долгое время.

Существуют три типа хранения документов — ак-

тивные файлы, справочные файлы и файлы для чтения.

Активные файлы — это проекты, над которыми вы ра-

ботаете в настоящее время. Справочные файлы — это

информация, которая вам необходима или которую вы

хотите сохранить для использования в будущем. Фай-

лы, предназначенные для чтения — это статьи и прочее

из того, что вы хотите прочесть. Все бумаги и документы

должны быть распределены по этим трем категориям в

зависимости от частоты, с которой вы ими пользуетесь.

Общее замечание:

• Ваши файлы — это источник получения информа-

ции, а не склад. Вам нужна динамичная система,

эффективно работающая на вас.

Лучше завести несколько больших папок для хра-

нения однотипной информации, чем множество

маленьких, рассчитанных на 1-2 страницы.

• Файлы должны иметь названия, понятные для вас.

К примеру, ≪Деньги≫ вместо ≪Финансы≫ или ≪Раз-

влечения≫ вместо ≪Досуг≫.

• Наиболее часто используемые файлы должны быть

у вас под рукой, чтобы их можно было достать, не

вставая.

• Создайте файлы для того, что вы планируете сде-

лать в будущем (например, путешествие, образова-

ние вашего ребенка, пенсия, приобретение новой

технологии, новый проект). В этом случае, по мере

того как начнет накапливаться информация, у нее

уже будет свой дом.

Заведите файлы ≪Гарантия≫ и ≪Инструкции≫. Ес-

ли у вас много участков работы, сгруппируйте их

по категориям и храните информацию о них в отде-

льных файлах.

• Храните каталоги в специальных сшивателях для

журналов. Когда к вам поступает новый каталог,

вам потребуется несколько секунд, чтобы вынуть из

сшивателя старый и выбросить его. Если какие-то

каталоги вам не нужны, позвоните в соответствую-

щую компанию и попросите удалить вас из адресно-

го списка.

• Постоянно храните важную финансовую информа-

цию в картотеках или в банковских ящиках, кото-

рые должны быть хорошо пронумерованы и обере-

гаться от сырости.

• Следует сохранять оригиналы документов даже в

том случае, если вы можете сделать с них копии.

В КОРЗИНУ

Задайте себе эти вопросы, разбирая электронное

сообщение:

• Мне оно действительно нужно?

• Оно поможет мне заработать?

• От него будет какая-нибудь польза, когда я вернусь

к нему?

• Оно содержит новую информацию?

• Оно составляет важную часть проекта или досье на

клиента?

• Его будет трудно восстановить?

• Оно имеет какое-то финансовое или юридическое

значение?

• Если я его выброшу, что-нибудь случится?

Если на все вопросы можно ответить отрицательно,

то сообщение можно удалять.

ОТДАТЬ

Учтите, что появление сообщения в вашем элект-

ронном почтовом ящике вовсе не означает, что именно

вы являетесь наиболее подходящим или единственным

лицом, которое должно принять его к исполнению.

СДЕЛАТЬ

Некоторые варианты:

• Если это можно сделать в течение 3 или менее ми-

нут, делайте сразу.

• Если это действительное срочно, приступите к вы-

полнению, независимо от того, сколько времени на

это понадобится.

• В прочих случаях отложите и вернитесь к нему поз-

же.

НА ПОТОМ

Большинство людей сохраняют старые сообщения,

по которым необходимо решение в то время, как к ним

поступают новые сообщения. Организуйте работу с

электронной почтой таким же образом, как вы это сде-

лали с рабочим столом.

Выберите один из способов работы с электронной

почтой:

1. Напоминайте себе электронным способом (то есть

сбросьте сообщение в папку ≪Задания≫ в окне

Outlook или перенаправьте его себе, чтобы полу-

чить его позже).

2. Сохраняйте свою почту в электронной картотеке.

Создайте главную папку с названием ≪На потом≫

и 1-31 мини-папку. Вам потребуется ввести ≪ноль≫

перед цифрами 01, 02 и так далее. Затем приучите

себя ежедневно проверять электронную картотеку,

точно так же как и в случае с обычной картотекой.

3. Распечатывайте электронные сообщения и/или

приложения к ним и каждый месяц или каждую не-

делю раскладывайте их в соответствующие папки в

обычной картотеке.

В ДЕЛО

Общие замечания:

• Создайте электронную систему файлов. Дублируй-

те некоторые или все названия файлов на бумаж-

ных носителях.

• Лучше завести несколько больших папок для сход-

ных дел, чем множество маленьких для 1 или 2 со-

общений.

• Создайте файлы для будущих дел. Тогда поступа-

ющая информация будет иметь свое собственное

место.

• Производите чистку электронных папок несколько

раз в году.

Рабочий стол

должен быть чистым

Большинство специалистов в области тайм-ме-

неджмента говорят о важности порядка на рабочем

столе. Некоторые считают, что порядок на столе су-

ществует только у невротиков. Мы предлагаем разум-

ные доводы в пользу порядка на столе. А вы решайте,

подходят они вам или нет.

Ваш рабочий стол — это отражение состояния ва-

шего ума. Если вы натура несосредоточенная и неор-

ганизованная, то эти качества проявляются в том, как

вы организуете пространство вокруг себя. Некоторые

тайм-менеджеры полагают, что любая бумажка на ва-

шем столе означает непринятое решение.

Когда вы научитесь работать за чистым столом, про-

изводительность вашего труда резко возрастет. У вас

появится больше пространства, чтобы сосредоточиться,

вы будете меньше переживать и нервничать, поскольку у

вас перед глазами не будут лежать предметы, постоянно

напоминающие обо всем том, что необходимо сделать.

Научитесь быстро принимать решения по поводу

бумаг и документов.

Необходимо учесть следующее:

• Ящик для входящей корреспонденции — это своего

рода промежуточная остановка поезда. Этот ящик

не предназначен для длительного хранения.

Используйте ящики с разделителями только для

деловой корреспонденции и входящей почты. Бу-

маги, требующие действий, должны находиться в

рабочих файлах или в картотеке.

• Выделите место для ящика с разделителями побли-

зости от себя, на полке или боковом столе, но не на

вашем рабочем столе. То же самое касается ящика

для исходящих бумаг. Он должен находиться в мес-

те, легко доступном вам или вашему помощнику

На вашем столе могут находиться скрепкосшива-

тель, контейнер с липкой лентой и адресная карто-

тека. Другие канцелярские принадлежности, вклю-

чая печати, должны храниться в ящике стола или в

отдельном шкафу. Наличие каких-то личных пред-

метов допустимо, но не переборщите с ними.

• Рабочий стол необходим и дома. Ваш обеденный

или кухонный стол — это не стол для работы. Если

один из них или оба завалены почтой, проектами и

прочими вещами, проведите серьезную разборку и

наведите порядок. Если в доме нет места для рабо-

чего стола, можно завести шкаф с секретером, кото-

рый можно убирать, когда вы им не пользуетесь.

Сосредоточенность, планирование и организован-

ность помогают воплощать мечты и планы в реаль-

ность. Нужно только начать действовать и делать то,

что задумали.

Кроме всего прочего важно правильное распределе-

ние времени, которое приносит свои результаты. Ког-

да вы последовательно делаете то, что запланировали,

происходит чудо! Все становится на свои места, и вы

добиваетесь успеха.

Однако сделать дело не всегда просто.

Вас могут отвлекать различные вещи, на которые

уходит время. В этом разделе мы даем советы, как

справиться с тем, на что уходит масса времени.

Вы узнаете, как:

• Преодолеть медлительность.

• Научиться говорить ≪нет≫.

• Быть пунктуальным.

• Сократить переизбыток информации.

• Сводить к минимуму отвлекающие факторы.

• Не браться одновременно за несколько дел.

• Рисковать.

• Перепоручать чаще и лучше.

• Грамотно проводить собрания.

Общаться стратегически.

В этом разделе мы собрали сотни полезных предло-

жений. Начните с самой проблемной области. Не спе-

шите, но будьте настойчивы.

Вопреки общепринятому мнению, медлительность

не является отрицательной чертой характера. Любой

человек в какой-то момент может тянуть время. Более

того, медлительность не всегда плоха.

Некоторые дела необходимо откладывать на какое-

то время или вообще забыть о них. Если вы ожидаете

важную информацию, если вы устали, если ваши мыс-

ли в беспорядке или если необходимо, чтобы новая идея

выкристаллизовалась, то потянуть время вовсе не пло-

хо. Кроме того, некоторые важные вопросы разрешают-

ся самым необычным образом без вашего участия.

Тем не менее хроническая медлительность явля-

ется неприятной и даже опасной привычкой. Она не

только приводит к трате времени, но и в перспективе к

серьезным последствиям, к примеру, к натянутым от-

ношениям, потере работы, проблемам со здоровьем.

Люди бывают медлительными по многим причи-

нам. Специалисты в области тайм-менеджмента назы-

вают среди них следующие (приводим их в алфавит-

ном порядке):

• Боязнь перемен, критики, обидеть окружающих,

неудач, собственного несовершенства, неполноцен-

ности, сделать ошибку, быть отвергнутым, начи-

нать/заканчивать что-либо, успеха, неизвестного

Желание быть в центре внимания.

• Неприятная и скучная работа.

• Нерешительность.

• Неясные цели.

• Обида и раздражение.

• Отсутствие конечных сроков работы, информации,

интереса.

• Ощущение подавленности.

• Чрезмерная обязательность.

Медлительность является симптомом того, что в

какой-то области вы испытываете стресс. Она помо-

гает вам справиться с волнением за счет того, что вы

начинаете заниматься чем-то более приятным.

Если вы желаете избавиться от медлительности, то

вам необходимо определить, в чем ее причины. После

этого вам нужно научиться по-новому мыслить и вес-

ти себя, чтобы справиться с ней. Ниже мы даем вам

некоторые советы.

Примечание: Если медлительность представляет

для вас серьезную проблему, то вам, возможно, потре-

буется прочитать одну или более из рекомендованных

книг, которые мы приводим в аннотированном библио-

графическом списке.

ВЕДИТЕ ЖУРНАЛ УЧЕТА ТОГО,

ЧТО ВЫ ДЕЛАЕТЕ МЕДЛЕННО

Журнал учета — это особый способ контроля вре-

мени, помогающий увидеть, как медлительность воз-

действует на вас.

1. В течение одной недели обратите особое внимание

на то, что вы делаете в период наибольшей и на-

именьшей производительности. Когда вы опазды-

ваете? Когда испытываете подавленность? Слиш-

ком много работаете и мало отдыхаете?

2. Записывайте то, что вы откладываете на будущее, а

также ваши мысли и ощущения в этот момент.

3. Попытайтесь создать общую схему. Какие из вы-

шеназванных причин кажутся вам актуальными в

вашем случае?

СОВЕТЫ ОТНОСИТЕЛЬНО ТОГО,