Балансировка портфеля проектов
В результате балансировки необходимо постараться максимально эффективно распределить инвестиции по бизнес-целям портфеля проектов, таким образом, чтобы большая часть инвестиций была выделена на проекты наиболее ценные для бизнеса и проекты “Быстрые победы” (Quick Wins), а затратные проекты и проекты с высокой степенью риска, либо исключить из портфеля, либо снизить долю инвестиции в них. При балансировке портфеля проектов не стоит забывать о соответствии проектов основным бизнес-целям компании и фокусироваться на тех проектах, которые имеют наибольшее влияние.
Первым шагом, делая упор на минимизацию затрат, определяются взаимосвязи между проектами и программами в соответствии с логикой формирования целостного решения (Рисунок 2).
Рисунок 2. Взаимосвязи между проектами.
В рамках балансировки портфеля проектов определяются расхождения между группами и применяются меры по их сглаживанию. Посредством лепестковой диаграммы можно наглядно выявить все расхождения в портфеле проектов (Рисунок 3).
| Портфель | Суммарные затраты на реализацию проектов в группе | Средняя оценка проектов в группе по критерию "Ценность для бизнеса" | Средняя оценка риска группы проектов | Доля проектов группы в портфеле |
| Группа 1 | ||||
| Группа 2 | ||||
| Группа 3 | ||||
| Группа 4 |
Рисунок 3. Лепестковая диаграмма.
На лепестковой диаграмме видно, что большую часть портфеля проектов съедают проекты группы №4 с большой долей инвстиций и наименьшей ценностью для компании. Такие проекты можно исключить из портфеля проектов или урезать по ним инвестиции, сократив работы и, как следствие трудозатраты. Проекты группы №3 являются высокозатратными, имеют большие риски, но при этом являются ценными для компании (высокие показатели по критерию "Ценность для бизнеса"). Такие проекты можно компенсировать за счет других проектов портфеля с меньшими рисками и большим экономическим эффектом.
При балансировки портфеля проектов не стоит забывать о ресурсном обеспечении проектов и сроках выделения инвестиций в проект. При формировании календарного плана-графика финансового обеспечения портфеля проектов, необходимо учитывать финансовые лимиты в текущих периодах и указывать источники финансирования. При планировании финансового обеспечения необходимо учитывать лимиты в рамках периодов финансирования проектов.
В конечном итоге у нас получается план-график с процентом расходования бюджета по проекту (Рисунок 4) .
Рисунок 4. Распределение бюджета по проекту.
Аналогично формируются показатели по трудовым ресурсам портфеля проектов и отображаются на план-графике. В результате балансировки портфеля проектов, формируется консолидированный план реализации всех проектов, включенных в портфель и определяются основные показатели портфеля - длительность, используемые ресурсы и их распределенность по группам и целям компании.