Описание управляемой системы

К управляемой системе относятся все элементы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных и духовных благ или оказания услуг. К управляющей подсистеме относятся все элементы, обеспечивающие процесс целенаправленного воздействия. Важнейшим элементом управляющей системы является организационная структура управления.

Деятельность и развитие системы в целом подчинены глобальной цели, а ее элементы и подсистемы имеют локальные задачи, решению которых подчинено их существование. Функционирование таких систем и управление ими являются не только процессом сохранения их целостности и определенности, но и процессом перевода в новое качественное состояние.

Характерными чертами научного социального управления являются: познание и сознательное использование общественных законов, закономерностей управления, обеспечение системности и непрерывности процесса управленческих воздействий, моделирование управляемых объектов и субъектов управления с учетом количественных и качественных измерений как объектов, так и субъектов управления.

Для процессов самоорганизации в пространстве и времени необходимы следующие условия: 1) относительная открытость системы, которая предполагает наличие определенных потоков в нее и из нее (ресурсов и энергии, капитала, товаров, человеческих ресурсов в их связи с другими социумами и т. д.); 2) нелинейность закона взаимодействия различных частей социальной системы; 3) наличие элемента случайности; 4) определенность диапазона системных параметров, которые играют важную роль в качественном поведении социальной системы, так называемых управляющих параметров. При этом если управляющие параметры имеют критические точки, за которыми поведение системы коренным образом меняется и возникают новые разновидности решений, то такие управляющие параметры называют бифуркационными. Управляющими (бифуркационными) параметрами макроэкономического уровня могут быть коэффициенты эффективности взаимодействия производства, какие-либо интегрированные характеристики (например, валовой национальный продукт) и т. д. На микроуровне это могут быть различные характеристики социального взаимодействия.

Общая постановка задачи управления

Задача управления – реализация желаемого результата деятельности, достигаемая за намеченный период времени и характеризующийся набором количественных данных этого результата. Общей задачей управления предприятия является обеспечение эффективного, прибыльного производства товаров, ну и поскольку деятельность предприятия направленнана получение и наращивание доходов, то руководящие органы предприятия должны решать следующие задачи:

1. Разработка и обоснование эффективного стратегического курса предприятия на длительную перспективу.

2. Поэтапное разукрупнение и ранжирование стратегического курса и доведение его до уровня текущего и оперативного управления.

3. конкретизация общих стратегических и тек

4. Набор кадров, их расстановка, распределение обязанностей и регулирование численности и профессионального уровня этих кадров.

5. Организация исполнения установленных функций и полученных персоналом заданий

6. Организация надежного и постоянного контроля за качеством и своевременностью выполнения заданий и обязанностью каждым работником предприятия

7. Оперативное и повседневное регулирование деятельности предприятия, устранение сбоев в работе в производственном процессе и устранение причин, которые нарушают нормальный ход производственного процесса. Задачи, которые стоят перед органами управления и различаются в зависимости от конкретной внутренней и внешней социально-экономической среды, однако руководство предприятия должно решать весь круг обязанностей, которые оно должно выпонять

2. Модели управления организациями: функциональная модель управления, уровневая модель управления, процессная и ролевая модели управления

Функциональная модель

Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии):

· принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

· принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

· принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям;

· принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

· принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

· принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

Организационная структура, построенная в соответствии с этими принципами, получила название иерархической или бюрократической структуры. Наиболее распространенным типом такой структуры является линейно-функциональная (линейная структура).

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип ("принцип колодца") построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта" или "колодец"), пронизывающая всю организацию сверху донизу (Рис. 1).

Рисунок 1. Линейно-функциональная структура управления

Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система стимулирования и поощрения работников. При этом конечный результат - эффективность и качество работы организации в целом - становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

· Уровневая модель управления

Обязанности разных менеджеров во многом различаются и определяются положением менеджера в организационной иерархии, стадией жизненного цикла компании и степенью её централизации.

Уровневая модель управления описывает эти различия с позиции баланса компетенций руководителя (профессиональной, социальной и методологической).

Выделяют три уровня – институциональный, управленческий и технический – и соответственно три типа руководителей:

o Менеджеры высшего звена (top-management, leaders) - стратеги и идеологи организации;

o Менеджеры среднего звена (middle-managers, managers) - руководители, управляющие другими менеджерами;

o Менеджеры низового звена (bottom-line managers, supervisors) - супервайзеры, руководящие непосредственно исполнителями

· Ролевые модели управления

Более детально сущность управленческой работы описывают ролевые модели управления Г.Минцберга и Т.Базарова. Модели представляют деятельность менеджеров в виде ряда социальных ролей и их контекстов.

Генри Минцберг выделяет 10 функционально-ситуативных ролей в зависимости от уровня ответственности и компетенций менеджера.

Межличностные роли:

o Глава организации(figurehead role) - В первую очередь эта роль связана с выполнением обязательств символическо-церемониального плана. Примером может служить руководитель фирмы, который торжественно вручает премии отличившимся сотрудникам

o Лидер (leader) - Суть этой роли заключается в мотивации сотрудников на достижение общей цели организации, трансформации ценностей сотрудников и т.д.

o Связующее звено (liaison) - Задача – поддержание внешних связей компании: с клиентами и поставщиками, с государственными органами власти и конкурентами.

Информационные роли:

o Приемник информации (monitor) - Собирает и обрабатывает информацию о внешней среде организации, использует всевозможные контакты, формальные и неформальные связи для того, чтобы компания не оказалась в информационной изоляции.

o Распространитель информации (disseminator) - Принимает решение о том, какую информацию куда отправить, какую сделать конфиденциальной, какую передать подчиненным и т.д.

o Представитель (spokesperson)- Дает понять окружающему миру, в чем состоит особенность его компании, высказывая её официальную точку зрения. Участвует на открытых семинарах и брифингах, где доводит до сведения заинтересованных лиц основные планы компании, её миссию, ценности и т.д.

Роли, связанные с принятием решений:

o Предприниматель (entrepreneur) - Эта роль особенно важна для успеха компании. Предприниматель разрабатывает стратегию деятельности, реализует проекты, направленные на достижение целей компании, пытаясь использовать её сильные и слабые стороны и особенности внешней среды для достижения намеченных целей.

o Устраняющий нарушения (disturbance handler) - Основная функция – корректировка деятельности исполнителей. Важно отметить быстроту реакции менеджера, выступающего в этой роли, так как корректирующая деятельность особо необходима в сложных и нестандартных ситуациях.

o Распределитель ресурсов (resource allocator) - Распределяет деньги, время, власть и прочие ресурсы для достижения намеченных целей фирмы.

o Ведущий переговоры (negotiator)- Основная деятельность – заключение соглашений, в частности контрактов внутри и за пределами компании, которые необходимы для достижения её целей.

Роли взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого:

Межличностные роли вытекают из статуса и полномочий руководителя и охватывают сферу его взаимодействий с людьми. Эти роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений: распределять ресурсы, улаживать конфликты, вести поиск новых возможностей для организации, вести переговоры от имени организации.

Процессная модель

Истоки концепции управления процессами ведут к теориям управления, разработанным еще в XIX веке. В 80-х годах XIX-го века Фредерик Тейлор предложил менеджерам использовать методы процессного управления для наилучшей организации деятельности. В начале 1900-х годов Анри Файоль разработал концепцию реинжиниринга - осуществление деятельности в соответствии с поставленными задачами путем получения оптимального преимущества из всех доступных ресурсов (Рис.2).

Процессные системы строятся на базе нескольких базовых принципов:

· принцип объединения процедур: выполнявшиеся различными сотрудниками операции, интегрируются в одну, то есть происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс;

· принцип неразрывной последовательности: шаги процесса выполняются в естественном порядке, работа выполняется в том месте, где это целесообразно, смешанными группами, состоящими из работников различной предметной (функциональной) принадлежности или специализации;

· принцип владельца процесса: уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта, он играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком, и ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс;

· принцип самостоятельности выбора: исполнители принимают самостоятельные решения и несут ответственность за получение заданного результата деятельности;

· принцип горизонтального контроля: качество результата проверяется его потребителем - следующим элементом процессной цепочки;

· принцип системности (целостности) управления: управление затратами происходит по месту их возникновения, система управления издержками строится совместно с организационной структурой, без отрыва от деятельности, "один процесс - одно подразделение - один бюджет".

Рисунок 2. Процессная организационная структура