Документационное обеспечение менеджмента сервисной организации
Любая организация имеет (должна иметь) собственный документооборот.
Документооборот также называют номенклатурой дел организации.
Такая номенклатура имеет методику упорядочивания документов, которая утверждается руководителем организации и сопровождается (формируется, пополняется, архивируется) специально выделенным для этого (обученным) менеджером.
К документам сервисной организации относятся стратегически, тактические и оперативные документы.
Это также кадровые и финансовые документы, документы материально-технического и информационного обеспечения управления организацией, документы по обеспечению качества и безопасности деятельности организации, по бухучету и анализу перспектив ее развития.
Кроме того, это документы нормативного или официально-правового характера, способствующие нормированию деятельности руководителя и работников организации на основе государственных стандартов, требований СанПина, др. взаимодействующих организаций.
В документах стратегического уровня отражены стратегические позиции организации (они ориентированы на выполнение требований сверху, согласования внутренних документов с внешними – ВТО, Ростуризма, ТК РФ, УК РФ). Это Концепция деятельности организации и Программа ее развития, Устав, Правила внутреннего распорядка, Штатное расписание, Трудовой и коллективный договор, Должностные инструкции руководителя и работников, Трудовая книжка работника или Трудовое соглашение. В перечне стратегических документов может быть Корпоративный кодекс предприятия, документы внутренней Системы менеджмента качества (СМК).
Документами тактического уровня следует считать: Графики и планы работы организации, органиграммы и управленческие решения, повестки и протоколы собраний и совещаний, служебные записки, акты, деловые письма, телефонограммы, заключения аттестационной комиссии, программы фронтального, системного или тотального контроля качества работы организации, инструкции работникам.
Среди документов оперативного уровня выделяют: приказы и распоряжения, т.е. документы администрирования каждодневной деятельности предприятия.
Кадровые и финансовые документы призваны создать систему кадрового и финансового обеспечения управления организацией, включает в себя документы по набору и движению персонала и финансов, учету и контролю кадров и финансов. В основном это кадровые и финансовые планы и отчеты, а также органиграммы и графики.
Документы материально-технического и информационного обеспечения включают в себя: базы данных по основным показателям внешней (рыночной) деятельности организации, по каналам обратной связи внутри организации. Это, прежде всего, книги учета используемых в организации технологий и источников информации, каталоги и подборки, папки, сформированные в результате сбора и обработки информационных материалов.
Весь документооборот организации делит документы на входящие и исходящие. Входящими считают те документы, которые поступают из внешней среды организации. Исходящими (локальными) – которые составляются внутри организации, ее менеджерами и предназначены для построения отношений с внешней средой или создания, закрепления, развития трудовых отношений внутри данной организации.
Документооборот организации составляют документы всей организации и личные документы работников. К личным документам относятся оригиналы трудового соглашения работника, ксерокопии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке и повышении квалификации, приказы и распоряжения о переводе на другую должность, о высвобождении работника, о его взысканиях или премированиях. Главным документом организации является Коллективный договор.
Типовой вариант документов организации представлен Унифицированной системой составления документов, которая утверждена государственными органами управления делопроизводством.
Управление документооборотом организации вменяется в обязанности делопроизводителя (помощника руководителя по документационному обеспечению управления) или главного менеджера (директора, руководителя).
Документирование деятельности современной сервисной организации осуществляется с помощью автоматизированных информационных систем. Эти системы могут охватывать как весь документооборот, так и отдельные из документов.
НАДО БЫТЬ ГОТОВЫМ ПРИВЕСТИ ПРИМЕР – РАССМОТРЕТЬ ОДИН ИЗ ДОЛКУМЕНТОВ.