Тема. Функции управления

1.Общая функция – планирование

Планирование представляет процесс поэтапного приня­тия управленческих решений, направленных на определение и достижение целей организации, обеспечивающих ее сущест­вование и успех в длительном периоде. В рамках функции пла­нирования осуществляется определение желаемого результата (цель), задач подразделений и организации в целом по дости­жению ее целей, формирование критериев (показателей) оцен­ки эффективности решения намеченных задач и составление планов выполнения конкретных работ по их решению. Для координации достижения целей в условиях изменения внеш­ней среды разрабатываются общие направления выполнения плана, обеспечивающие проведение единой политики в конкретных сферах деятельности организации, а также разрабаты­ваются процедуры и правила, регламентирующие принятие решений в определенных ситуациях. Для обеспечения непрерывности планирования организуется обратная связь, которая реализуется посредством оценки и учета результатов выполне­ния конкретных работ и достижения целей организации.

Принципы планирования: 1. Принцип единства. 2. Принцип участия. 3. Принцип непрерывности. 4. Принцип гибкости. 5. Принцип точности.

Стратегическое планирование лежит в основе целенаправленной деятельности организации. При стратегическом планировании решаются, в частности, организационные проблемы, проблемы стратегического прогнозирования, распределения ресурсов, адаптации к внешней среде, внутренней координации действий. Тактическое планирование неразрывно связано со стратегическим планированием, так как там, где используется стратегическое планирование, возникает потребность в тактическом планировании.

Тактическое планирование означает уточнение, коррекцию, дополнение, одним словом, конкретизацию стратегии. Под тактическим планированием понимают планирование действий, которые должны представлять наиболее эффективные способы достижения стратегических целей. Тактическое планирование – это детальное планирование, определение и разработка вопросов в рамках технических линий. Тактику можно рассматривать как определенные шаги по направлению к общей цели, предусмотренной стратегией.

Оперативное планированиезаключается в определении промежуточных целей и задач. При этом де­тально разрабатываются средства и способы решения за­дач, использования ресурсов, внедрения новых техноло­гий. Обычно это планирование осуществляется на год. Планы представляют собой детальную конкретизацию це­лей и задач, поставленных в перспективных и средне­срочных планах.

2.Общая функция – организация

Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установле­нии постоянных и временных отношений между всеми под­разделениями организации, определении порядка и усло­вий ее функционирования. Организация как процесс пред­ставляет собой функцию по координации многих задач.

Содержание функции организации сво­дится к трем основным направлениям:

1)формирование организационной структуры организа­ции, т.е. деления ее на подразделения и установление по­стоянных и временных взаимоотношений между ними;

2)определение диапазона контроля и нормы управляемо­сти,т.е. установление числа сотрудников, работой кото­рых эффективно может управлять менеджер;

3)установление взаимоотношений, полномочий и ответ­ственности,которые принимают на себя руководители раз­ных уровней и их исполнители.

3.Общая функция – мотивация

Мотивация — это процесс, с помощью которого побуждает­ся деятельность людей для достижения личностных целей и целей организации.

Задача функции мотивации состоит в том, чтобы ра­ботники выполняли работу в соответствии с возложен­ными на них обязанностями. Для этого необходимо соз­дать в организации условия материальной и моральной заинтересованности работников в выполнении работ. Мо­тив - это то, что вызывает определенные действия че­ловека. Мотив имеет личностный характер и зависит от множества внешних и внутренних факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мо­тивов.

Мотивация может быть внутренней и внешней. Дости­жение внутренних мотивовлюдей производится посредст­вом их личных качеств: отношение их к делу, создание соответствующих условий работы и точная постановка за­дачи, моральные обязательства и пр. Рычагами внешней мотивации выступают стимулы,кото­рые обеспечивают поведение человека путем расширения или ограничения его возможностей удовлетворять потребности.

Регуляторы мотивации: 1. Рабочая среда. 2. Вознаграждение. 3. Безопасность.

Процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулиро­вания, которое по содержанию бывает экономическим и неэкономическим.

Процесс мотивации:1. Возникновение потребности.2.Поиск путей устранения потребности.3.Определение направлений действий. 4. Осуществление действий.5. Осуществление действий за получение вознаграждения.6.Устранение потребностей.

Содержательные теории мотивации основаны на идентификации внутренних побуждений, заставляющих человека поступать определенным образом. Эти теории связаны с изучением человеческих потребностей, их учетом и влиянием на них в процессе мотивации его деятельности.

Наиболее известными содержательными теориями мотивации являются:

Теория потребностей Абрахама Маслоу.

В соответствии с теорией все человеческие потребности Маслоу разделил на пять групп - это физиологические; безопасность и уверенность в будущем; социальные; уважения; самовыражение.

Теория потребностей Дэвида Мак-Клелланда.

Он выделил потребности власти, успеха и причастности.

3.Теория ERG К. Альдерфера.

Он выделил три уровня потребностей.

- Е (existence) – потребности существования;

- R (relatedness) – потребности причастности;

- G (growth) – потребности личностного роста.

4.Двухфакторная теория мотивации Фредерика Герцберга.

Согласно Герцбергу, все факторы, влияющие на удовлетворенность человека работой, могут быть разделены на две группы:

1)Факторы-мотиваторы, определяющие удовлетворенность работой (ответственность; продвижение по службе; возможность профессионального роста).

2) Гигиенические факторы, или факторы контекста, определяющие неудовлетворенность человека своей работой. К ним относятся: условия труда; заработок; влияние работы на личную жизнь.

Согласно процессуальным теориям мотивацииповедение человека – это результат его восприятия окружающего мира и ожиданий, связанных с конкретной ситуацией и возможными последствиями его поступков.

1.Теория ожидания Виктора Врума. Теория базируется на понятии ожидания, т.е. оценки человеком вероятности наступления какого-либо события.

2.Теория справедливости. Эта теория исходит из того, что для достижения своих целей люди вынуждены вступать в различные отношения, как с другими людьми, так и с организацией. Поэтому можно говорить о субъектах отношений, каждый из которых в эти отношения что-то вносит (знания, эмоции, чувства, деньги, время и т.д.), это называется вкладом. При этом что-то получает взамен, это называется отдачей.

4.Общая функция - контроль

Контроль является одной из основных функций менедж­мента. Контроль в организации является непрерывным про­цессом, состоящим из трех основных элементов:

1. установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

2. измерения и анализа ее результатов, информация о которых получена с его помощью;

3. корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

По характеру воздействия на объект контроля выдел упреждающая и резуль­тирующая формы контроля. Упреждающий контроль направлен на предупреждение­ отклонений и сбоев. Результирующий контроль констатирует полу­ченные результаты.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Как правило, его объектом являются под­чиненные сотрудники. Можно выделить две формы текуще­го контроля: стратегический и оперативный. Стратегичес­кий контроль имеет в качестве основного объекта эффектив­ность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Оперативный контроль ори­ентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках техно­логического процесса; загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов сырья, материалов, топлива; незавершенного производства и готовой продукции; уровень текущих затрат; расходование денежных средств.

Процесс контроля состоит из ряда этапов:

1 этап заключается в определении параметров функцио­нирования и развития организации, которые необходимо впоследствии контролировать, и источников информации о них.

2этап включает создание модели системы управления организацией, на которой отражаются потоки ресурсов, ин­формации, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места для осуще­ствления контрольных действий.

3этап процесса контроля заключается в получении информации о реально достигнутых результатах и сопостав­лении ее с существующими нормативами, что позволяет оп­ределить, имеются или нет отклонения от стандартов, не пора ли осуществлять корректирующие действия.