Организация и координация

Организация как функция управления

Организовать - значит создать некую структуру. Существует много видов деятельности, которые необходимо структурировать, чтобы компания могла осуществлять свои планы и тем самым достигать своей цели. Поскольку в компании работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, включая и работу по управлению. Таким образом, организация включает делегирование заданий различным людям и группам внутри компании.

Организация - это процесс, направленный на объединение усилий различных участников управления и принятие решений, включающий в себя распределение ролей, ресурсов, заданий, ответственности и полномочий.

Организация - это логический процесс, который помогает преобразовывать идею или некий план в достижимую реальность. Она обеспечивает основу для действий таким образом, что работающие знают, что конкретно ожидается от них, каким образом они должны действовать, к кому обратиться, когда возникают какие-либо проблемы. Каждая компания, независимо от ее размера, базируется на формально и точно определенных взаимоотношениях между ее членами. Эта формальная структура и демонстрирует управленческую иерархию: кто перед кем отчитывается, кто за что отвечает.

Но даже при таких формализованных структурах в любой компании неизбежны споры о полномочиях и коммуникациях. Основой организационного процесса является:

o создание или изменение организационной структуры;

o разделение труда;

o подбор кадров;

o делегирование полномочий;

o выдача заданий;

o обеспечение материальными ресурсами.

Фундаментальное понятие устройства компании - взаимоотношение полномочий, которые связывают работников компании и обеспечивают возможность распределения и координацию задач.

Средством, с помощью которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Иначе говоря - это наделение правами и обязанностями кого-либо из подчиненных. Это средство, с помощью которого руководство распределяет среди сотрудников множество задач, которые должны быть выполнены для достижения целей компании.

Для повышения эффективности делегирования полномочий, а значит, и повышения эффективности управления необходимо придерживаться пяти основных принципов делегирования полномочий.

1. Принцип диапазона (или сферы) контроля - контроль ограниченного количества подчиненных, работу которых можно эффективно координировать.

2. Принцип фиксированной (закрепленной) ответственности - ответственность не снимается с того, кто передал задачу, дело на нижний уровень исполнения.

3. Принцип соответствия прав и обязанностей.

4. Принцип передачи работы (ответственности за работу) на возможно более низкий уровень - не делай того, что может сделать подчиненный.

5. Принцип отчетности по отклонениям - докладывай наверх только об отклонениях от плана.

С делегированием тесно связаны такие понятия, как ответственность и организационные полномочия.

Ответственность - это обязательства выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы компании и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент (рис. 4.1). Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Координация

Центральной функцией, обеспечивающей бесперебойность и непрерывность процесса управления, является координация.

Одно из основных условий успешной деятельности организации - согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели организации, выраженной в долгосрочных и оперативных планах.

Соответственно главная задача координации — это достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

Эти связи чаще всего называются коммуникациями.

Есть разные виды коммуникаций, приведем наиболее распространенные формы их использования:

• типовая процедура подготовки документов, координирующих управленческую деятельность;

• проведение собраний, совещаний, интервьюирование, анкетирование и прочие возможности обсуждения проблем;

• установление неформальных связей.

Координация действий менеджеров происходит при подготовке документов — планов, приказов, отчетов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др.).

Обычно один из сотрудников — назовем его исполнителем — готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и в другие организации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними замечаниями соглашается, против других высказывает возражения.

Затем собирают так называемое «согласительное совещание», на которое приглашают всех тех, с чьим мнением исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс и возражения снимаются.

Окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает генеральный директор или совет директоров, т. е. высшая инстанция в данной организации.

Огромную важность для обеспечения эффективной организации имеет организация потоков информации. Она должна быть достаточной, но не излишней.

Совершенно необходимо для координации управленческих процессов в организации проведение регулярных совещаний и собраний для работников и руководителей функциональных подразделений.

Это достаточно большой труд — уметь подготовить и провести совещание, чтобы в короткие сроки и наиболее конструктивно уметь добиться принятия полезных для работы организации решений. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог начальника и т. д. Это - наука и искусство, которыми должен владеть менеджер.

Важны и такие способности управленца, как умение отстаивать свою позицию и убеждать в своей точке зрения, при этом уметь идти на компромиссы, потому что для блага дела это иногда полезно. Искусство компромисса, а также возможности использования своей профессиональной интуиции — одни из самых сложных, но и необходимых для менеджера качеств.

Условия рыночного механизма хозяйствования обусловливают рост самостоятельности и ответственности руководителей и исполнителей всех уровней. В связи с чем происходит увеличение влияния и так называемых неформальных связей, обеспечивающих возможность горизонтальной координации управленческих работ, выполняемых на одном уровне организационной структуры управления.

Используя все формы коммуникативных связей, устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование действий руководителей и всех стадий процесса управления, представленных рассматриваемыми функциями.

Для более эффективной управленческой работы по созданию и поддержанию заинтересованности персонала в достижении целей. организации необходимо предусмотреть в процессе управления выполнение такой функции, как мотивация.