Влияние на внутренний аудит
Наряду с тем, что для аудиторов третьей стороны необходимо перестраивать свой фокус с простого соответствия требованиям стандарта на подход, добавляющий ценность, в равной степени важно для внутреннего аудитора становится более компетентным в применении процесса внутреннего аудита. В самом деле, сам процесс может потребовать переосмысления.
Для оптимизации использования ресурсов, скорее всего разумно объединить процессы внутреннего аудита (например, окружающей среды, по безопасности, а также качества). Однако, для того, чтобы внутренние аудиторы могли бы быть компетентными в таком спектре дисциплин, требуется программа всестороннего образования и подготовки. В конце концов аудит меняется, как и все другое на земле.
Реализовать потребность во внутренних аудиторах для высшего руководства может быть нелегко. Побудить людей стать добровольцами в качестве внутренних аудиторов еще труднее! Однако, если инициатива реализована на основе организационного и индивидуального подхода (обнажая большему количеству людей больше аспектов бизнеса) - может быть создан убедительный мотив. Большинство внутренних аудиторов частично заняты на этой работе. По определению, они частично заняты где-нибудь еще -на своей реальной работе. Важно, чтобы такая система проведения внутренних аудитов приносила какое-нибудь признание за их усилия. Например, если имеется оценочный процесс, то руководителю программы внутреннего аудита следует иметь входную информацию для оценки аудитора, так же как и линейный руководитель аудита или непосредственный владелец процесса.
Нужно уделять больше внимания регулярности аудитов. Очень часто назначается некая произвольная периодичность аудитов без рассмотрения влияния на деятельность в бизнесе или результатов предшествующих аудитов. Некоторые организации для определения частоты, с которой будут проводиться внутренние аудиты, используют методологию, изложенную в Таблице 14.3.
При оценке процесса внутреннего аудита следует рассматривать комплексную природу несоответствий, чтобы определить имеются ли систематические ошибки, такие, как следующие:
· недостаточность подготовки;
· устаревшие процедуры;
· организационные изменения;
· слабая коммуникация;
· проблемы дисциплины;
· доступность информации;
· недостаток ресурсов;
· возможности оборудования.
Рассмотрим ожидаемый итог, когда несоответствие обнаружено – корректирующие действия. Если несоответствие классифицируется как «существенное», что-то необходимо с ним делать. Если несоответствие «несущественное», здесь все зависит от ситуации. В самом деле, если ожидаемый итог всегда один и тот же, зачем тогда для внутренних аудитов вводить категории «существенного» и «несущественного» соответствия?
Когда процесс анализа со стороны руководства учитывает эти основные проблемы (к примеру, недостаточность подготовки, устаревшие процедуры, организационные изменения), усилия могут быть предприняты в направлении систематических слабостей в большей степени, чем на отдельные серии инцидентов. Этим легко можно управлять, используя базу данных.
Ответственность внутренних аудиторов должна быть четко определенной. Смотрите должностную инструкцию в Приложении Е.
| Таблица 14.3 Определение периодичности внутренних аудитов | ||||||
| Частота | ||||||
| Влияние на бизнес 5=критическое 1=минимальное | Результаты предыдущего аудита 5=много несоответствий 1=нет несоответствий | Текучесть кадров 5=высокая 1=низкая | Сложность процессов 5-высокая 1=низкая | Все колонки 1х2х3х4 | >200=5раз в год 150-199= 4 раза в год 101-149= 3 раза в год 51-100= 2 раза в год <50= 1 раз в год | |
| Процесс А | ||||||
| Процесс В | ||||||
| Процесс С |
Рис. 14.2. Процесс внутреннего аудита (см. на следующей странице).
Блок-схема, приведенная на рисунке 14.2, подчеркивает некоторые положения новой редакции стандарта (ISO 9001:2000, параграф 8.2.2). Для того, чтобы внутренний аудит был признан как вид деятельности, добавляющий ценность, должен быть ясный процесс, охватывающий не только требования стандарта, но также и потребности бизнеса.
Приложение А
Учебный пример из практики первый:
Преимущества, которые несет бизнесу результативный аудит
Общие положения
Аудит был заказан компанией Molex Interconnect A.G. (клиент), которая закупает продукцию за пределами Европы с целью его перепродажи в Европе. Организация расположена в Эйндховене, Нидерланды, для транспортировки и складских работ нанимает субподрядчиков.
Был проведен аудит у основного провайдера по складским услугам, в котором было установлено много несоответствий. При последующем аудите было мало свидетельств того, что организация предприняла какие-либо корректирующие действия и был установлен еще один срок для их организации и выполнения. Еще один аудит снова установил, что не были предприняты позитивные корректирующие действия, поэтому было принято решение прервать контракт и найти другого провайдера по складским услугам.
В качестве нового субподрядчика была выбрана компания BAX Global Logistics BV. Процесс перехода к сотрудничеству с новой организацией был спланирован на плохо из-за недостатка времени, поэтому результаты работы за первый месяц оказались низкими. Было решено провести аудит, чтобы выработать план по улучшению.
Область распространения аудита включала следующее:
· Аудит был нацелен выяснить степень соответствия системы субподрядчика стандарту ISO 9001, определить результативность системы и идентифицировать области для улучшения.
· Место проведения - на складе фирмы BAX Global Logistics, расположенном в Эйндховене, на котором работает примерно тридцать сотрудников.
· Операции: приемки, хранения, сортировки, упаковки и доставки компонентов по цепочке согласно требованиям потребителя. Таким образом, исследовались следующие процессы:
o Технология приемки товаров (обработка на входе, по мере поступления);
o Содержание продукции на складе;
o Сортировка;
o Упаковка/маркировка;
o Отгрузка (производство работ на выходе).
· Ключевые индикаторы деятельности следующие:
o Безошибочность инвентаризации, учета (цель — 99,9%; в реальной деятельности - примерно 93%)
o Точность отгрузки (цель - 500 частей на миллион единиц; в реальной деятельности - 6000 на миллион единиц)
o Время для обработки товаров при приемке (цель - 99% соответствия требованиям GPRT; в реальной деятельности - 50%)
o Своевременность поставки (цель - 100%; реальность - 85%)
Признательность
Любой отчет об аудиторской проверке хорош лишь в той мере, в какой он стимулирует к дальнейшим действиям. Действия предпринимаются не аудиторами, а членами организации, готовыми вложить свое время и свои усилия в необходимые корректирующие действия. Этот учебный пример представляет собой действительную успешно завершившуюся историю, но это было бы невозможно без усилий со стороны следующих лиц:
Эмона МакАливи, главный управляющий, Molex Interconnect A.G.
Лекса Клетона, BAX Global Logistics BV
Реиньрера Реммелинка, менеджера по качеству, Molex Interconnect A.G.
Эда Вийнховена, директора офиса BAX Global Logistics BV
Отчет по аудиту
Отчет по аудиту высветил много проблем, связанных с плохим планированием деятельности и непониманием сложностей по ассортименту товаров клиента. Также были идентифицированы проблемы, относящиеся к процессам, в том числе:
· Поступающая продукция не упакована изготовителем в соответствии с ранее согласованным нормативным количеством упаковок. Как следствие, до 300 человеко-часов в месяц тратится на то, чтобы переупаковать и заново маркировать продукцию (см. ISO 9001:2000, параграф 7.4.3);
· Так как склад предварительно не извещался о поставках, то когда из Соединенных Штатов или Японии осуществлялись большие поставки, в тот момент отсутствовали ресурсы для их обработки путем приемки товаров (см. ISO 9001:2000, параграф 6.1);
· Расположение складских помещений не давало возможности функционировать последовательным потокам продукции, что приводило к беспорядку во время проверки, переупаковки, или к сомнениям (см. ISO 9001:2000, параграф 6.3);
· Единицы продукции размещались в соответствии с наличием свободного места, вне зависимости от частоты, с которой производилась их сортировка, в результате чего некоторые полностью отсортированные единицы продукции могли оказаться на задворках склада в труднодоступных местах. Это вызвало задержки в работе с ними (см. ISO 9001:2000, параграф 4.1 [f].);
· Сортировочные листы были едва читаемы из-за плохого качества принтерной печати и неадекватного освещения помещения; сортировщики и упаковщики не были осведомлены о номерах партий, документах на продукцию, требованиях к маркировке и так далее. Как результат, многие заказы были отсортированы неправильно с недогрузом или перегрузом, что являлось источником постоянных жалоб клиентов (см. ISO 9001:2000, параграф 6.2.2.[d].);
· На работах использовалось много частично занятого персонала, который не прошел необходимую в полной мере подготовку, а также было обнаружено слишком мало свидетельств их обязательств по отношению к организации или достижению требуемого уровня качества (см. ISO 9001:2000, параграф 6.2.2.[d].);
· Помещение для отправки товара, где упаковщики готовили заказанные партии товаров для отгрузки, плохо распланировано и подготовлено, вызывая беспорядок в комплектации отгружаемых партий (см. ISO 9001:2000 параграф 6.4).
план корректирующих действий
Клиент и BAX Global Logistics BV разработали план качества в сложившейся ситуации, основанный на стандарте ISO 9001. В результате были предприняты следующие корректирующие действия:
· Клиент заранее уведомляет организацию о поставках, давая ей возможность опережающего планирования ресурсов
· Введена в действие система отслеживания времени, затраченного на переупаковку, чтобы впоследствии возместить понесенные затраты со стороны поставщика
· Обеспечено распознавание нормативного количества упаковок
· Товары, располагающиеся внутри складских помещений, реорганизованы, чтобы обеспечить более четкую идентификацию поступающих грузов, закуплены новые рабочие таблички, позволяющие разделять приходящую продукцию, чтобы исключить такую обработку, какая была
· Всесторонняя программа обучения и подготовки персонала была поддержана клиентом. Она включает в себя:
o обучение для понимания требований стандарта ISO 9001:2000;
o разрешение проблем;
o курс для внутренних аудиторов;
o подготовка на знание продукции;
o подготовка по требованиям безопасности, включая производство восьми учебных видеофильмов для домашнего просмотра.
· Политика использования преимущественно частично занятых сотрудников была пересмотрена и были изысканы дополнительные трудовые ресурсы.
· Проводились еженедельные встречи с клиентами с целью анализа показателей деятельности и процесса всестороннего планирования.
· Был проведен «АВС» - анализ движения товарных запасов с тем, чтобы часто перемещающиеся единицы товаров разместить ближе к местам упаковки.
· Выделена карантинная площадка, чтобы обеспечить возможность изоляции сомнительной продукции (статус которой не определен наверняка), таким образом освобождая рабочую зону. Поскольку произошедшие улучшения значительно снизили количество проблем, эту площадь (под сомнительную продукцию) впоследствии оказалось возможным значительно уменьшить.
· Для того чтобы избежать ошибок, вызванных человеческим фактором, внедрена технология сортировки и упаковки на основе штрих - кодирования и радиочастотных сканнеров.
· При обслуживании ключевых потребителей введен стопроцентный аудит после сортировки, упаковки и маркировки товаров для них, о всех обнаруженных ошибках тут же сообщалось упаковщику или сортировщику. С течением времени необходимость в этом снизилась, поскольку увеличившаяся просматриваемость всех задействованных сотрудников и другие улучшения снизили количество допускаемых ошибок.
Ситуация сегодня
Следующие сопроводительные диаграммы показывают улучшения в показателях деятельности: