Использование листков-памяток и формуляров
Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.
Они обладают следующими преимуществами:
| Листки-памятки как средство самоменеджмента |
| 1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном. 2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию. 3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»). 4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля. 5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы. 6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми. 7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе. 8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться. 9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой. 10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память. |
Применение:
— листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;
— листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!
Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:
— подготовки командировок;
— подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);
— профессиональной диктовки;
— проблемного анализа;
— контроля за реализацией проектов;
— на случай автомобильной аварии и т. д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:
Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:
| 5 ступеней составления листка-памятки |
| 1. Выбрать те виды деятельности или занятий: — которые повторяются; — одинаково или аналогично исполняются. 2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы: — что должно быть сделано? — на что следует обратить особое внимание? — что подлежит выяснению? — кого надо проинформировать? И т. д. 3. Составить логическую очередность: — какие имеются взаимозависимости? — какие временные ограничения должны быть соблюдены? — что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности? — где потребуются промежуточные результаты? 4. Произвести группировку: — какая деятельность повторяется? — где имеются логические промежуточные связи? — где употребляются одинаковые вспомогательные средства? 5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок: — анализ ошибок; — критические фазы; — возможности делегирования; — апробирование; — окончательная корректировка; — готовый листок-памятка. |
Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени.
Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.
Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!
| Системная подготовка к беседам |
| Моя целеустановка. Необходимая документация. Начало беседы. Что может быть «узким» местом у клиента? Мой вариант решения. Возможные возражения. Мои контраргументы, сильные стороны. Заметки, анализ, оценка. Немедленно поручить. |
Рациональная канцелярия
Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств. Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.
Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).
Резюме
Коммуникация представляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.
Рациональное чтение в первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько.
Путем специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет:
избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения.
Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.
В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ 3R:
обзор;
постановка вопросов;
чтение;
обобщение;
повторение.
Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.
По возможности отгородитесь от нежелательных визитеров и покончите с мифом «открытой двери».
Предусмотрите для себя «спокойный час», а также часы приема для посетителей (в том числе для Ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями.
Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его «поглотителей» (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой
Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте «входящие» телефонные разговоры.
| Организационные принципы рационального проведения совещаний | |
| До совещания 1. Требуется ли вообще проводить заседание? 2. Какие имеются альтернативы совещанию? 3. Должен ли я лично принимать в нем участие? 4. Свести свое участие до минимума 5. Сократить число участников до минимума 6. Выбрать наиболее подходящее время проведения 7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации 8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня 9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем 10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания Проведение совещания 11. Начинать точно вовремя 12. Сообщить о стоимости минуты 13. Согласовать правила совместной работы 14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола 15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы 16. Следить за критическими пунктами в дискуссии 17. Контролировать движение к поставленным целям 18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры 19. Подвести итоги 20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением) После совещания 21. Перепроверить ход и результат совещания 22. Составить протокол результатов 23. Размножить и разослать краткий протокол 24. Контролировать выполнение решений 25. Невыполненное перенести на следующее совещание |
«Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка).
Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после).
Кончайте с «документацией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.
| Входящая почта. 1. Не обрабатывать «рутинную почту». 2. Сортировать, раскладывать по папкам. 3. Прикладывать разъяснительные материалы. 4. Несущественное — в корзину. 5. Помечать важные места в тексте. 6. Снабжать указаниями по обработке. 7. Переправлять по назначению. 8. Обрабатывать сразу после получения. 9. Ни одно письмо не оставлять без обработки. 10. Ящик для почты с тремя отделениями. |
| Исходящая почта. 1. Немедленный ответ 2. Письма-копии. 3. «Письма-маятники» (блицответ). 4. Облегчение ответа. 5. Краткие письма. 6. Обработка текста. 7. Индивидуальные письма. 8. Профессиональная диктовка. 9. Самоограничение. 10. Целеориентированность в работе. |
Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.
1. Выбрать вид деятельности.
2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.
3. Составить логическую схему.
4. Произвести группировку.
5. Переработать предварительный листок-памятку.
Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.
Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?
| Использование главы «Информация и коммуникации» | |||
| Страница | Мысли, ассоциации, темы и т. п. | К какому времени проработать, применить? | Контроль |
Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут Ваше время
Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».