Краткие итоги по вопросникам

Что очевидно, так это то, что вопросники - это вещи сугубо индивидуальные. В них часто объединены общие вопросы и вопросы, основанные на критериях, по процессам и функциям.

Часто в беседах с представителями компании, проходящей аудит, аудиторы не пользуются в точности формулировками, как они записаны в вопросниках. Формулировка вопроса больше определяется обстоятельствами и способностью к реагированию аудитируемого.

Несомненно одно: последующий вопрос во время аудита определяется ответом на предыдущий, а не очередным вопросом по вопроснику. Хотя вопросники могут являться хорошими вспомогательными материалами, обеспечивающими глубину и неразрывность аудита, должна быть проявлена забота (осторожность) для обеспечения того, чтобы они не подавили естественность процесса.

Много споров возникает вокруг того, следует ли аудитору посылать аудитируемым анкеты-вопросники заранее. Подумайте сами: если бы вы знали все вопросы экзамена заранее, еще до того, как предстать перед экзаменатором, как по-вашему, могли бы вы провалиться?

примерный вопросник № 1
Аудит № 1 Место проведения: Компания XYZ, коммерческие продажи Дата: 2/3/01
Аудитор: Дж. Булл Аудитируемый: Аманда Хелс
№	Ссылка	Вопрос	Что выяснено	NCR	Коммен-тарии
	7.2.1	Как организация отслеживает требования клиентов?
	7.2.1	Можете ли вы показать мне, к примеру для контракта № 68, что организация рассмотрела законодательные и нормативные требования?
	7.2.1	В описании вашего процесса, связанного с потребителем, вы ссылаетесь на информацию о стандартах на продукцию? Каким образом эта информация доводится до сведения персонала по продажам и технического персонала?
	7.2.3	Как вы используете обратную связь от потребителя, включая жалобы потребителя для усовершенствования этого процесса?
	8.2.1	Как организация проводит мониторинг информации, относящейся к восприятию потребителем относительно уровня предоставления услуг?
	8.2.1	Как анализируются данные о восприятии потребителей и каким образом расставляются приоритеты для дальнейших действий?

Рис. 6.5 Вопросы по деятельности подразделений

примерный вопросник № 2
Аудит № 1 Место проведения: Компания XYZ, процесс разработки новой продукции Дата: 2/3/01
Аудитор: Дж. Булл Аудитируемый: Дж. Бентон
№	Ссылка	Вопрос	Что выяснено	NCR	Коммен-тарии
	8.4	Каким образом потребители и анализ рынка оказывают влияние на принятие решений руководством по разработке новой продукции?
	8.5.3	Во время разработки новой продукции, как организация идентифицирует риски и ограничения?
	5.6.3	Исходя из результатов анализа со стороны руководства, каким образом определяются цели и задачи по улучшению продукции в связи с требованиями потребителя? И что из себя представляет процесс, с помощью которого эти требования согласовываются для проектов разработки новой продукции?
	7.3.1	Каким образом определяются ответственности и приоритетные виды деятельности для членов команды по проекту?
	7.3.1	Как организация обеспечивает, чтобы командам по освоению новой продукции предоставлялись адекватные ресурсы?
	6.2.2	Какая компетентность членов команды по проекту соответствует уровню работы, которую предстоит выполнить?

Рис. 6.6 Вопросы для основного бизнесс-процесса.

Рис. 6.7 Вопросы, основанные на простой процессной модели

Аудит № 1 Место проведения: Компания XYZ, менеджмент бизнес-процессов Дата: 2/3/01
Аудитор: Дж. Булл Аудитируемый: Т. Чэдвик
№	Ссылка	Вопрос	Что выяснено	NCR	Коммен-тарии
		Попросите дать общий обзор процессного подхода.
	4.1.b	Как идентифицируются взаимосвязи между процессами, осуществляется их менеджмент и улучшение, принимаются решения?
	4.1.c	Как управляются процессы? (Для примера, процедуры, спецификации.)
	5.4.1	Есть ли какие-либо цели в области качества, относящиеся к конкретному процессу?
	8.1	Как измеряется достижение целей?
	8.2.3	Как измеряются процессы?
	8.2.3/4	Изучите результаты мониторинга процессов и продукции ,чтобы определить, выполняются ли требования.

Рис. 6.8 Общие вопросы по процессам.

При подготовке вопросника любого типа придерживайтесь логической последовательности:

1. Прочитайте и разберитесь в действующей документации (например, руководство, стандарт, процедуры, контракт)

2. Определитесь с приоритетами в контексте целей и области распространения аудита.

3. Определитесь с тем, что вы хотите узнать.

4. Составить вопросы, которые дадут вам возможность получить эту информацию.

Вопросы следует ставить в краткой форме, сфокусированно и расставлять в логичной последовательности; не следует перепрыгивать с начала в конец процедуры, затем в середину. Это запутывает аудитируемого.

Хотя аудитор и использует вопросник, чтобы обеспечить всеобъемлющий охват областей, которые будут подвергаться исследованию, он или она должны устанавливать реальные временные ограничения - спросите себя: «А успеем ли мы обсудить все эти вопросы за отведенное на аудит время?» Слишком многие аудиторы пишут себе слишком много вопросов. Вопросы должны быть простыми, и вне зависимости от того, что написано в вопроснике, они должны разговаривать с аудитируемыми на их языке. Плохие аудиторы задают вопросы, которые слишком длинны и многословны вокруг пунктов и фраз стандарта. Вопросник — это путевая карта, а не железнодорожная колея: от него можно временно отклониться, если выявляется что-то стоящее для поисков.

И последнее, помните о том, что во время заключительной встречи и написания отчета крайне важно, чтобы аудитор смог выяснить происхождение и отметить свои находки. Вопросник должен обеспечить вас возможностью обратиться к:

· номеру вопроса;

· разделу или пункту требования;

· заданному вопросу;

· полученному ответу, включая все ссылки (например, записанные пункты, даты, имена людей, номера оборудования, номера механизмов, номера партий продукции); а также

· принятым решениям (соответствие/несоответствие, результативно/нерезультативно, направление или область для улучшения).

Часть 7
Человеческая сторона Аудита