Повышение добавляющего ценность вклада

От отчетов по аудите

Очевидно, что достижение приемлемости нового подхода к аудиту требует от аудиторов и аудитируемых прийти к согласию по стратегии. В этом случае предлагается, чтобы аудиторские вопросники ориентировались на матрицу, как показано в Таблице 14.1.

Согласно этому подходу, аудиторы сфокусируют свои вопросы на системных проблемах, таких, как:

· Спланирована ли та или иная деятельность, основывается ли она на всех доступных данных и информации, включая ссылки по бенчмаркингу (сравнение с эталонами)?

· Существуют ли свидетельства того, что планирование последовательно и согласованно развертывается во всей организации?

· Какая деятельность по измерениям и обучению ведется для определения результативности плана и степени его развертывания?

· Имеются ли свидетельства улучшения, основанные на измерениях и деятельности по обучению?

Такие вопросы могут быть затем заданы в контексте бизнес-целей (например, безопасность, удовлетворенность потребителей, качество продукции, окружающая среда, затраты, менеджмент знаний, или другие цели, определенные организацией и основанные на нуждах и ожиданиях ее акционеров).

Современный подход к разработке вопросников будет основываться на потоковой диаграмме, приведенной на Рис.14.1.

Вопросники нужны, чтобы обеспечивать связь между исследуемыми процессами и общей политикой и стратегией (параграфы 5.3/5.4.1).

Вопросники далее должны быть адресованы к тому, как организация разрабатывает свои планы (параграф 5.4.2).

Вопросы далее должны быть сфокусированы на исследовании специальных процессах (параграф 7). Специальные процессы включают входные и выходные данные, ресурсы и средства управления, включая мониторинг и измерение процессов и продукции.

Следом, в вопросник могут быть включены вопросы, касающиеся общих требований стандарта.

Наконец, свидетельства аудита (параграф 8.2.2) и анализ (параграф 5.6) необходимо подвергнуть верификации.

Таблица 14.1 Матрица аудиторского вопросника
	безопасность	потребитель	продукция	окружающая среда	затраты	знания	люди	эффективность	цели
планирование
выполнение
проверка
воздействие

Рис. 14.1 Разработка вопросника

Когда подготовлен отчет по аудиту, основанный на таком системе постановки вопросов, он может высветить систематические слабости (такие, как в проектировании системы, в развертывании системы, используемых средствах и метода измерения и обучения, или отсутствии свидетельств систематизированного подхода к постоянному улучшению) и затем продемонстрировать влияние несоответствий в контексте достижения бизнес-целей:

· Это - потенциальный риск в безопасности.

· Это - влияние на удовлетворенность потребителей.

· Это - повышение уровня возвратов (качество продукции и затраты).

· Это - потенциально губительное воздействие на систему местного водоснабжения (окружающая среда).

· Это - уменьшение нормы прибыли на продукцию на 2% (затраты);

· Это – отсутствие знаний у персонала по продажам, что негативно повлияло на новой продукции (знания).

Это сочетание причин и следствий прекрасно описано Дж. П Расселом и Терри Регелом в их совместном труде «После аудита системы качества: замыкая цикл» (After the Quality Audit: Closing the Loop on the Audit Process, 2nd ed. (ASQ Press). В нем авторы выдвигают на первый план «причину» и «последствия», как основу для отчетов по аудитам.

Логика использования такого способа постановки вопросов и формы отчетности находится в согласовании с подходом Европейского фонда качества по менеджменту качества. Этот подход называют РПРОА — RADAR (результат, подход, развертывание, оценка, анализ — results, approach, deployment, assessment, review). Эффект размещения несоответствий в контексте бизнес-целей и влияния на акционеров помогает выявить реальные или потенциальные последствия проблем. И это необходимое условие для добавляющего ценность отчета об аудите.

Аудиторы при подготовке окончательных отчетов могут использовать матрицу, приведенную в Таблице 14.2 для организации своих результатов наблюдений.

Таблица 14.2. Подготовка отчета об аудите
Требования ISO 9001:2000	Несоответствия	Возможности для улучшения	Влияние на результативность системы, процесса или продукцию	Объективные свидетельства	Определенные параграфы стандарта	Должностное лицо, подтвердившее наличие обнаруженного несоответствия	Реальные или потенциальные последствия существования обнаруженного несоответствия для бизнеса