Методика использования слабых сигналов

По мере нарастания скорости изменений становится все труднее предсказать с достаточной степенью точности характер изменений и своевременно и полномасштабно отреагировать на них Решение стратегических задач как раз и позволяет организации своевременно на них реагировать, поскольку она заблаговременно может узнавать о резких изменениях во внешней среде, своевременно реагировать на них, не дожидаясь составления ежегодного плана. Используя все свои ресурсы, организация предпринимает специальные меры для ускорения разрешения задачи.

Заблаговременное обнаружение стратегической задачи увеличивает время возможной реакции на нее. Однако с учащением возможных внезапных изменений степень их предсказуемости снижается. Это означает, что к моменту получения информации, достаточной для продуманных ответных мер, обнаруживается дефицит времени для их реализации, что может нанести организации ущерб или привести к потере выгодной экономической возможности. Возникает парадокс: ожидая получения достаточной информации для решительных ответных мер, организация страдает от внезапных изменений, а получив неясную информацию, – не может предпринять продуманных мер с целью разрешения возникшей проблемы. Для его разрешения необходимо изменить подход к использованию стратегической информации. Вместо того чтобы ожидать полной информации, организации следует определить, какие последовательные шаги в планировании и на практике могут быть предприняты при разном развитии событий, создающих угрозы и возможности.

На ранней стадии проявления потенциальной опасности, когда информация о ней еще недостаточно определенна, ответные меры будут иметь общий характер и направлены на сохранение стратегической гибкости организации. По мере поступления конкретной информации будут конкретизироваться и ответные меры организации, конечной целью которых станет либо устранение опасности, либо использование создавшихся возможностей.

Заблаговременное наращивание запаса гибкости позволит устранить опасность на ранней стадии и сделать это организованно. Такой подход можно назвать «постепенным усилением. ответных мер» и «реагированием на слабые сигналы».

Информация, необходимая для оценки возможного воздействия изменений в процессе стратегического планирования, представляется недостоверной из-за неопределенности их проявления. Однако, оставаясь неопределенной, эта информация может быть в известном смысле содержательной: возможные финансовые последствия надвигающейся опасности должны быть скрупулезно проанализированы, ответные меры тщательно сбалансированы как по расходам, так и по степени ликвидации опасности.

Когда появляются первые признаки изменений, нужно быть готовыми к тому, что информация о них будет первоначально туманной и лишь с течением времени станет проясняться и пополняться. Можно выделить пятьуровней осведомленности (табл. 6.8).

Первый уровень соответствует наименьшему объему полезной информации, полученной руководством: известно лишь, что не исключено возникновение какой-то опасности, однако ее природа и источник пока неизвестны. Пятый, самый высокий уровень осведомленности, соответствует такому объему информации, который необходим для целей стратегического планирования. Этой информации достаточно как для расчета возможных негативных финансовых последствий спонтанных явлений, так и позитивного развития событий в результате ответных мер.

Как показывает растущее число утвердительных ответов («да») в табл. 6.8, осведомленность о возможном явлении растет постепенно. Переменной величиной первостепенной важности является период между моментом, когда осведомленность организации достигает пятого уровня, и наступлением последствий этого явления на организации – запас времени. В случае опасности это будет время до того момента, когда потери доходов организации достигнут максимальной величины. Если новое явление окажется для организации благоприятным, то это будет время, когда ответные меры конкурирующих организаций станут настолько энергичны, что попытки любого нового конкурента вырваться вперед будут полностью обречены на провал. Данное время следует сравнить с периодом, необходимым организации для принятия ответных мер по ликвидации опасности или использованию благоприятной возможности.

Если на пятом уровне осведомленности запас времени для организации мал, она может начать предпринимать ответные меры, находясь и на более низком уровне осведомленности, когда информации для надежной оценки воздействия неожиданности и эффективности ответных мер недостаточно и предпринимать решительные действия преждевременно.

Вместо того чтобы жестко связывать себя определенным курсом действий, руководство должно предпринять такие меры, которые бы подготовили организацию к принятию окончательной ответной программы, не исключающей и альтернативных решений.

Случай, когда на пятом уровне осведомленности осталось достаточно времени для принятия рассчитанных ответных мер, являетсясильным сигналом, а случай, когда времени осталось мало, –слабым сигналом. Использование слабых сигналов требует модификации порядка действий, применимых для описанного выше в данной главе учебника случая сильных сигналов.

В настоящее времяконцепция слабых сигналов получает признание руководителей, в чьих руках находятся рычаги управления системой. Практикауправления в условиях слабых сигналов заслуживает внимания, так как в современных условиях слабые сигналы о скрытых явлениях возникают часто и каждый раз новые, поэтому разрабатывать тактику, которая служила бы решению только одной конкретной ситуации, просто нецелесообразно.

Для сбора информации о слабых сигналах необходимо привлечение дополнительных людских ресурсов, помимо штатных сотрудников, занятых в данной сфере деятельности. Хорошими специалистами по сбору информации здесь являются эксперты по социально-политическим, экономическим и технологическим вопросам, находящиеся за пределами организации. Многие крупные организации содержат группы консультантов, которые регулярно занимаются вопросами выявления слабых сигналов. Можно использовать отдельных лиц (как руководящих, так и рядовых работников), работающих в связующих звеньях, – специалистов по маркетингу, закупкам, юридическим вопросам, внешним связям, научным исследованиям и разработкам. Специалистами по выявлению внутренних слабых сигналов могут быть административные работники, поддерживающие широкие контакты внутри организации, разработчики штатной структуры и системы управления, работники, занятые развитием организации и стратегии.

Дляанализа потенциальной опасности (благоприятной возможности) при слабых сигналах технология расчета воздействия, изложенная выше (табл. 6.6), должна быть дополнена и охватывать случаи слабых сигналов. Если явление сопровождается сильными сигналами, воздействие его на организацию в целом может быть предварительно рассчитано. Когда явление еще скрыто, желательно сделать расчет воздействия на уровне стратегической зоны хозяйствования.

Методология выявления и оценки слабых сигналов должна прежде всего учитывать уровень осведомленности о явлении или событии и степень точности расчетов. На низких уровнях осведомленности следует пользоваться экспертными оценками. На более высоких уровнях возможно использование методов количественного прогнозирования и моделирования.

Расчет воздействия представлен в табл. 6.9 на примере организации, занятой в четырех стратегических зонах хозяйствования, в каждой из которых получена одна важная информация. Каждому явлению в таблице отведена колонка в соответствии с уровнем осведомленности о нем. Другими параметрами являются:

а) наличие опасности или благоприятной возможности или того и другого;

б) оставшееся время, меняющееся от большой до малой степени вероятности (выражаясь языком статистики, в диапазоне двух Z);

в) диапазон воздействия на доходы от деятельности в СЗХ (в пределах от большой до малой вероятности). Цифрами обозначена доля снижения (увеличения) доходов.

Расчетные показатели времени и величины воздействия на доходы при снижении уровня осведомленности растут. Воздействие на стратегическую зону (СХЗ-2) в пределах от 10 до 15 лет может быть или опасно, или благоприятно; бесспорно одно – воздействие это будет ощутимым; ясно также, что такое спонтанное явление следует постоянно держать в поле зрения. Кроме того, расчетные доходы при благоприятном исходе в стратегической зоне могут быть определены лишь в ограниченном количестве случаев.

Характеристика процесса реагирования на возникновение стратегической задачи дана в табл. 6.10, гдереакция менеджеров выделена в две группы: реакция, изменяющая взаимоотношения; организации с внешней экономической средой; реакция, изменяющая потенциальные возможности организации. Для каждой группы существует три вида стратегии, где каждая последующая эффективней предыдущей: одна направлена на увеличение осведомленности и понимания, другая – на увеличение гибкости организации, а третья – на отражение опасности или использование благоприятных возможностей. Таким образом, в таблице представлены все шесть видов стратегии.

Наиболее эффективнастратегия внешних действий. Она заключается в принятии прямых контрмер по устранению опасности, использованию благоприятных возможностей, подготовке программ и финансовых средств и реализации последних. Конечным ее результатом может стать устранение угрозы или использование благоприятной возможности, т.е. увеличение потенциала организации в целях последующего роста прибыли.

Наиболее ранняя реакция на проблемы, представленная в двух строках четвертой графы табл. 6.10, озаглавленной «Осведомленность», представляет разновидность стратегий. В большинстве организаций осведомленность о состоянии окружающей среды достигается с помощью экономического прогнозирования, прогнозирования сбыта и анализа поведения конкурентов. Все эти меры частоэкстраполируются, т.е. когда будущее прогнозируется исходя из тенденций, существовавших в прошлом, и не могут дать представления о спонтанных явлениях стратегического характера.

Расширяя осведомленность, организация должна целенаправленно заняться анализом окружающей среды, т.е. постоянно контролировать ее состояние, заниматься прогнозированием технологии, социально-политических событий и анализом вероятных проблем и благоприятных возможностей.

Низкий уровень осведомленности, чувство опасности – именно те условия, при которых необходимо разработать программу повышения осведомленности о состоянии окружающей организацию среды. При появлении чувства опасности также необходимо принять меры по укреплению внутренних возможностей организации, провести анализ сильных и слабых сторон, а также ее финансового состояния.

Стратегия гибкости организации во внешней среде заключается в разнообразной экономической деятельности, которая, с одной стороны, позволяет ей участвовать в большинстве перспективных предприятий, появляющихся в стратегической зоне хозяйствования, а с другой – сводит к минимуму негативные воздействия катастрофических событий, способных поразить зону ее хозяйствования. Она отличается от стратегии непосредственной реакции тем, что ее конечным результатом является повышение способности принятия ответных мер, а не существенные перемены в прибылях и темпах роста.

Внутриорганизационная гибкость – стратегия, позволяющая организации при необходимости быстро и эффективно перейти к новой продукции, выйти на новый рынок. Важным элементом здесь выступает гибкость руководства, осведомленность о состоянии внешней среды, психологическая готовность к встрече с незнакомыми явлениями, способность решать незнакомые проблемы, творческая активность. Другой элемент – гибкость системы управления и структуры организации – позволяет чутко реагировать на всевозможные изменения. Третий – гибкость систем и средств обеспечения – характеризует ликвидность ресурсов, рабочих широкого спектра квалификаций, модульную производственную структуру и т.д.

В отличие от гибкости организации во внешней сфере идея внутриорганизационной гибкости менее популярна среди руководителей, занятых стратегическим планированием. Однако события последних лет показали, что этот элемент – важный компонент готовности организации к различным переменам. Подготовка руководителей к стратегическому мышлению и деятельности признается существенной и жизненно важной, если организация намерена прочно удерживать позицию в условиях изменчивой внешней среды.

Руководство, способное реагировать на слабые сигналы, может многое сделать задолго до того, как проблема, угрожающая организации, станет острой. На рис. 6.10 заштрихованные области означают, что некоторые, хотя и не все, меры становятся возможными при определенном уровне осведомленности. Все меры, связанные с осведомленностью о состоянии внешней среды, внутриорганизационной гибкости, и значительная часть мер, связанных с гибкостью во внешней среде, могут быть предприняты еще до того, как опасность становится явной.

Стратегия прямых ответных мер, представленная в нижней части рис. 6.10, предполагает ясное осознание потенциальной угрозы и новых возможностей, чтобы угрозе можно было противостоять, а возможности – использовать. Но уже и в этом случае достаточно четкое представление об источнике и характере опасности позволяет использовать внутренние средства формирования готовности, включая совершенствование технологии, производства и маркетинга, создание новой продукции и расширение источников снабжения ресурсами. Как показывает практика, даже для осуществления прямых ответных мер, направленных вовне, часто нет необходимости ожидать информации, позволяющей произвести надежный расчет прибыли и поступления наличности. Именно на этом этапе организации, исповедующие идеи запланированного риска, перестают следовать осторожному курсу. Рискующие организации, чья осведомленность соответствует четвертому уровню, как правило, вторгаются в новую отрасль промышленности до того, как необходимая технология, рынки сбыта и конкурентные отношения определены настолько, что можно сделать точные расчеты. Более консервативные организации предпочитают оставаться в стороне до тех пор, пока ситуация полностью не прояснится.

Каждая из шести возможных стратегий реагирования по-своему укрепляет способность организации решать спонтанно возникающие стратегические проблемы. Каждая стратегия имеет различные сроки применения. Время, необходимое для устранения конкретной угрозы или использования благоприятной возможности, зависит от готовности организации, энергичности ответных мер и последовательности реализации вариантов стратегии на практике.

Обычное стратегическое планирование от прямых ответных действий переходит к гибкому поведению, а от него – к осведомленности. Рис. 6.10 и предыдущие рассуждения наводят на мысль о целесообразности действий в обратной последовательности:от осведомленности к гибкости, от гибкости к ответным мерам. Эти ответные действия организация может начать намного раньше и закончить соответственно раньше, используя слабые сигналы. При этом преимущества дает предварительная готовность: чем лучше подготовлена организация к моменту начала действий, тем меньше времени ей требуется для завершения редакции.

Обычная реакция означает решение проблемы обычными средствами: структурными, системными и процедурными. Спонтанная реакция на чрезвычайную ситуацию позволяет экономить время. Делается все возможное для быстрейшего начала ответных мер, перестают действовать обычные правила и процедуры, первостепенные вопросы отодвигаются на второй план, границы между организационными подразделениями стираются, некоторые мероприятия дублируются, вводится сверхурочная работа и так далее.

Процесс принятия решений по стратегическим проблемам в условиях слабых сигналов иллюстрирует рис. 6.11. Если потенциальное воздействие оценивается как значительное, то возникает вопрос: какой сигнал о нем поступает? Прежде всего следует установить степень срочности. Как видно на схеме, вопросы, решение которых можно задержать или отложить, ведут к одинаковой очередности действий как при сильных, так и при слабых сигналах. Однако проблемы, связанные с сильными сигналами, требуют разработки программы очередности действий, тогда как проблемы, связанные со слабыми сигналами, должны решаться путем последовательного вовлечения капиталов.

Выбор стратегии реагирования на возникновение проблемы зависит от быстроты развития конкретной опасной ситуации во внешней среде.

Сроки нормальной реакции - периоды времени, когда обычная реакция организации осуществляется на основе системы регулярного планирования и реализации планов (Т_НР).

Сроки чрезвычайной реакции – периоды времени, характеризующиеся спонтанной реакцией организации, когда установленный порядок действий отменяется и создаются временные целевые команды для принятия быстрых ответных мер (Т_ЧР).

Выбор реакции, как отмечено выше, зависит от быстроты развития конкретной опасной ситуации во внешней среде. Это отражено на рис. 6.12.

Вертикальная ось – степень осведомленности об угрозах. Пятый уровень (табл. 6.8) соответствует достаточной степени осведомленности, чтобы рассчитать воздействие и результат предпринятых ответных мер (с определенной степенью вероятности расчетов). На рис. 6.12 добавлен шестой уровень, когда воздействие произошло и реагировать поздно. По горизонтальной оси приводится время, с момента достижения первого уровня осведомленности об опасности. На графике представлены четыре события, которые развиваются с разной скоростью. Событие 1 – наиболее медленное, событие 4 – наиболее быстрое. Достижение шестого уровня на каждой из кривых означает «время полного воздействия».

Главная кривая 1 достигает пятого уровня своевременно,что позволяет принять обычные ответные меры; специального вмешательства руководства не требуется: проблема может быть решена путем обычного периодического планирования.

Кривая 2 достигает пятого уровня слишком поздно и периодическим планированием организации уже не обойтись; здесь правильно принять чрезвычайные меры.

Кривая 3 достигает пятого уровня слишком поздно, чтобы успеть принять решительные меры противодействия. Как видно из графика, нормальные ответные меры следовало бы начать еще где-то между первым и вторым уровнями осведомленности, а чрезвычайные меры – на уровне 3.5. В этом случае необходимо начать поиски слабых сигналов. Кривая 4 означает «неустранимую неожиданность», так как даже чрезвычайные ответные меры следовало бы предпринять еще до того, как во внешней среде появятся первые признаки неминуемой опасности (первый уровень осведомленности).

Когда анализ событий указывает на приближение значительных изменений, которые могут произойти быстрее, чем организация успеет принять чрезвычайные ответные меры, руководству следует серьезно задуматься над составлением программы действий в кризисной ситуации.

Если мы обозначим промежуток времени между пятым уровнем осведомленности и полным воздействием (шестой уровень) через Т_ОВ, а между наступлением опасности и полным ее воздействием Т_ПВ, то:

а) Т_НР < Т_ОВ – периодическое планирование;

б) если Т_НР > Т_ОВ и Т_ЧР < Т_ОВ – чрезвычайные меры;

в) если T_ЧР > Т_ОВ < Т_НР – вариант действия при слабых сигналах;

г) если Т_ЧР > Т_ПВ – вариант управления в кризисной ситуации.

Практикум