Модель эффективной системы управления

После установления предпочтительной структуры управления фирмой стоит задача «наполнения» этой иерархической структуры блоками, ответственными за выполнения конкретных функций управления. Взаимодействие последних и должно обеспечить эффективное выполнение задач управления фирмой.

Единицей оргструктуры может являться структурный модуль. Основные требования к нему:

• выполнение определенной цели;

• совместимость с другими составными частями;

• возможность использования в разных сочетаниях. Моделирование взаимодействия структурных модулей

предусматривает три среза:

1) по разнообразию результатов (промежуточный, замыкающий, исходный);

2) по видам деятельности (реконструкция функции, выбор режи­ма, защита режима);

3) по элементам функционирования системы (вход, выход, про­цессор).

В результате получается некоторая структурная решетка размер­ностью 3x3x3, каждый узел которой — совмещение определенного вида деятельности, типы результата и элементы функционирования системы (не все они реально обязательно существуют).

В зависимости от вида деятельности решения и управление в про­цессе их реализации связаны с:

• реконструкцией функции (инновационная деятельность);

• выбором режима (инфраструктурная деятельность);

• защитой выбранного режима (эксплуатационная деятельность). Соответственно инновационная деятельность может быть связана с

промежуточными полезными результатами, инфраструктурная деяте­льность — со всеми видами результатов, а эксплуатационная деятель­ность только с исходными и замыкающими полезными результата

Глава 6. Структуры и процессы эффективного менеджмента

ми. В структурных модулях и системе можно выделить два типа входов — материальный и информационный и один тип выхода.

Группы структурных модулей, объединенных сильной зависимо стью от одного фактора, составляют пять структурных блоков (табл. 6.4.7):

У, — привязка ограничений внешней инфраструктуры к условиям деятельности фирмы;

У₂ — реализация тиража продукции (услуг);

У₃ — синтез образцов изделий, услуг;

У₄ — обеспечение процесса создания тиража продукта;

Z — общее руководство фирмой.

Таблица 6.4.7 Соответствие структурных блоков и характера решений

На основе структурных модулей можно построить контуры принятия решений для различных видов деятельности фирм. В общем случае такой контур представлен на рис. 6.4.1.

Эта схема отражает организационно-экономические условия пре образования ресурсов в полезные результаты. Контур принятия ре-

И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Эффективный менеджмент

шений позволяет выделить в каждом блоке базовой структуры клас­сы непересекающихся решений и на этой основе установить группы подразделений, их взаимосвязь и подчиненность, полномочия и обла сти ответственности. По отношению к конкретному виду деятельно­сти этот контур принятия решения может быть видоизменен и дета­лизован.

Следующая задача модульного проектирования — установление области ответственности каждого структурного модуля и характера принимаемых им решений (типа деятельности). Устанавливая в контуре решений направления и содержание взаимодействия блоков на каждой фазе принятия решения, можно выделить внутри каждого блока структурные модули по признакам законченности фазы формирования полезного результата и однородности принимаемых решений (табл. 6.4.8.).

Таким образом, в блоке У, выделяются две группы структурных модулей: первая (У_1Р У₁₂, У₁₃) — привязки при планировании дея­тельности фирмы ограничений на деятельность блоков У₂ и У₄ в форме плановых заданий для них, вторая группа (У , У₁₅) на фазе выполнения плана компенсирует возможные изменения внутренней и внешней среды.

В блоке У₂ — три типа структурных модулей (по назначению продукции и услуг, условиям их поставки и обеспечению устойчиво­сти в эксплуатации).

В блоке У₃ выделено две группы модулей: первая (У₃₁, У₃₂, У₃₃) — формирование изделия и его техническое и организационное обеспечение, вторая (У^) — изменение изделия и его ресурсного обеспечения (например, модернизация его).

В блоке У₄ выделены три типа структурных модулей. На стадии планирования и координации модули У₄₁, У₄₂, У₄₃ отвечают за рас пределение входных потоков, а на стадии выполнения плана резер­вируют продукты и оснащение, необходимые для функционирования системы.

По фазам принимаемых решений можно выделить два вида бло­ков, т. е. всего шесть видов структурных звеньев. Следовательно, в модели нормативной структуры управления выделены 17 типов структурных модулей, для каждого из которых теоретически можно установить основные направления деятельности, область ответствен­ности и характер принимаемых решений.

Эта модель может быть использована для решения задач анализа и синтеза структур управления. В первом случае сопоставление моде­ли с существующей структурой позволяет оценить полноту заполне­ния управленческими функциями областей ответственности каждого структурного элемента.

Алгоритм анализа состоит в следующем:

1. Анализируются функции управления, производится их разде­ление на группы в соответствии с перечнем структурных модулей нормативной модели.

И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Эффективный менеджмент

2. Оценивается «представительность» каждой группы в соответст­венно нормативно выделенном блоке структуры.

3. Устанавливаются наименее охваченные сферы управления.

4. Дополняется список функций управления.

При синтезе модуль нормативной структуры — основа установле ния идентификационных характеристик, по которым проектируются новые подразделения в структуре.

Резюме

Вопросы эффективных структур бизнеса существенно важны для успешного бизнеса и эффективного менеджмента. Поскольку биз­нес — цель функционирования организации, то и бизнес-процессы являются основополагающими для структуризации.

Организационная структура является проекцией бизнес-процессов, а штатная структура определяется структурированием бизнес-процес­сов до уровня рабочего места.

Структура системы управления — надстройка над указанными структурами и должна соответствовать принципам эффективного ме­неджмента.

Контрольные вопросы

1. Какие структурные компоненты организации вы знаете? Насколько они взаи­мосвязаны?

2. Что является первичным в системе бизнес — организация? А в соотношении бизнес-процессы — организационная структура?

3. Каковы требования к структуре управления организацией?

4. Каковы критерии классификации организационных структур управления?

5. Каким образом оптимизация организационной структуры изменяет эффектив­ность предприятия?

6. Назовите и поясните элементы организационной структуры организации.

7. Какие организационные типы структур наиболее распространены в рыночной экономике? Опишите их.

8. Назовите особенности формирования матричной структуры управления. Опи­шите их преимущества и недостатки.

9. Какие задачи решаются в процессе проектирования оргструктур управления?

10. Опишите требования и принципы, положенные в основу проектирования орг
структур.

Тесты

1. Бизнес-моделирование — это:

а) моделирование управленческих процессов на базе информационных техно­
логий;

б) моделирование производственных процессов;

в) моделирование предпринимательской деятельности.

2. Бизнес-операция — это:

а) преобразование бизнеса;

Глава 6. Структуры и процессы эффективного менеджмента

б) совокупность действий, составляющих один завершенный цикл бизнес-дея­
тельности;

в) специальное предпринимательское действие, характеризующееся повышен
ным риском.

3. Бизнес-процесс — это:

а) процессы предпринимательской деятельности (в отличие от управленче­
ской);

б) структурированная, логически замкнутая (начало — процесс — результат)
последовательность действий по выполнению определенного вида деятель­
ности;

в) характеристика предпринимательских (коммерческих) видов деятельности в
отличие от некоммерческих.

4. Входом бизнес-процесса является:

а) необходимые ресурсы;

б) указание руководства;

в) бизнес-процесс может не иметь входа.

5. Клиент процесса — это:

а) потребитель результата процесса;

б) основной исполнитель процесса;

в) руководитель предприятия.

6. Совершенствование бизнес процессов осуществляется:

а) специальными внешними специалистами-консультантами;

б) самим исполнителем (исполнителями) процесса в рамках повседневной дея­
тельности;

в) командой по совершенствованию процессов, состоящей из сотрудников и
консультантов.

7. Организационная структура является результатом:

а) кадрового планирования;

б) стратегий и целей деятельности организации;

в) оптимизации структуры функциональных и управленческих связей при осу­
ществлении бизнес процессов с целью повышения эффективности результа
тов деятельности организации.

8. Проектирование организационной структуры — это:

а) создание новой организации;

б) формирование штатного расписания в рамках управления персоналом;

в) процесс нахождения соответствия между ключевыми элементами организа­
ции (структура, персонал, системы решений и поощрений, неформальная
организация и организационная культура и пр.) и ее стратегией.

9. Стратегическая единица бизнеса — это:

а) подразделение организации, занимающееся выработкой стратегических пла­
нов развития бизнеса;

б) структурное подразделение организации, отвечающее за деятельность в
определенной, важной для предприятия области хозяйствования;

в) подразделение, которое предполагается развивать в первую очередь для ре
ализации стратегии развития организации.

10. Организационное моделирование — это:

а) моделирование деятельности организации;

б) модель распределения полномочий и ответственности;

в) способ моделирования бизнес-процессов в организации.

Анализ ситуаций

1. Бизнес-процессы оформления и исполнения Приказав организации.

Бизнес-процессы формирования и прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии включают следующие операции: • Подготовка и оформление проекта Приказа:— подготовка проекта Приказа;

И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Эффективный менеджмент

— оформление проекта Приказа.

• Подписание проекта Приказа:

— согласование проекта Приказа;

— передача проекта Приказа в службу управления делами;

— проверка правильности оформления проекта Приказа;

— корректировка проекта Приказа;

— проставление реквизита;

— подписание проекта Приказа.

• Регистрация Приказа:

— регистрация Приказа;

— проставление реквизита.

• Исполнениеи контроль исполнения Приказа:

— размножение Приказа;

— заверение размноженных копий Приказа;

— рассылка Приказа (копий) исполнителям;

— постановка Приказа на контроль;

— проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;

— исполнение Приказа;

— проверка и регулирование исполнения Приказа;

— доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа;

— согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа;

— изменение сроков и порядка исполнения Приказа;

— завершение исполнения Приказа.

• Перенос исполненного Приказа вдело:

— возврат исполненного Приказа в службу управления делами;

— запись об исполнении Приказа;

— снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело.

Вопросы для анализа:

1. Все ли операции учтены в указанном перечне? Сравните данный перечень с ^ч принятой в Вашей организации практикой.

2. Нарисуйте схему последовательности формирования и исполненеия приказа с учетом возможных разветвлений процесса и корректировок.