Организация взаимодействия и полномочия

Организация взаимодействия и полномочия является решающим аспектом устройства предприятия. В основе этого аспекта лежат взаимоотношения полномочий, которые связывают высшие уровни управления с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможность распределения и координации задач.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи (обязанности), которые должны быть выполнены для достижения целей предприятия. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это конечно невозможно, поскольку время и возможности руководителя ограничены.

В основе делегирования находятся такие понятия как ответственность и организационные полномочия.

Ответственность представляет собой обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Под обязательством понимается то, что индивида ожидает выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность на предприятии. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы предприятия и направлять усилия некоторых его сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду.

Ответственность и полномочия отражаются в Положениях о структурных подразделениях предприятия и в должностных инструкциях специалистов.

В Положениях о структурных подразделениях отражены правовые вопросы взаимоотношений каждого структурного подразделения с другими звеньями. В них четко разграничивают цели и задачи, функции, права, служебные связи и ответственность каждого подразделения, учитывая специфику его работы. Обычно такие положения содержат следующие разделы: общие положения; цели и задачи; функции подразделений; права; организация работы; взаимоотношения с другими подразделениями; ответственность.

В разделе “Цели и задачи” определяется место и значение подразделения в общей структуре управления, указывается его непосредственное подчинение, характеризуется специфика, а также обосновывается необходимость создания подразделения, определяется направленность, цель и основные задачи его деятельности.

В разделе “Функции подразделения” устанавливаются необходимые для решения возложенных на данное подразделение задач, функций. Они формируются на основе распределения всего комплекса работ, охватываемых организационной структурой.

Права обуславливаются закрепленными за подразделениями функциями и условиями их выполнения, в соответствии с которыми и происходит их распределение. Это позволяет принять решение по точно определенным вопросам.

В разделе “Организация работы” регламентируется порядок проведения работ внутри подразделения по каждой задаче и функции.

В разделе “Взаимоотношения с другими подразделениями” определяются взаимосвязи данного подразделения с другими; устанавливается порядок получения и выдачи соответствующей документации – технологической, плановой и др. Регламентируется, в каком порядке и какими должностными лицами рассматриваются разногласия, возникающие в процессе взаимоотношений подразделений.

В разделе “Ответственность” предусмотрена в соответствии с действующим законодательством ответственность каждого руководителя, в том числе и ответственных исполнителей, за своевременное и эффективное выполнение функций, рациональную организацию труда работников, а также решение всех задач, поставленных перед подразделениями.

Должностная инструкция – документ, устанавливающий права и обязанности специалиста соответствующего структурного подразделения. Ее содержание независимо от профиля специалиста сводится к следующему.

В разделе “Общие положения” определяется цель работы данной должности, порядок назначения и освобождения.

В разделе “Обязанности” устанавливается перечень дел, которые призван выполнить работник, занимающий ту или иную должность.

В разделе “Права” определяется административно-правовое положение специалиста, влияющее на выполнение им функций. Как правило, в цели указывается, по каким вопросам специалист может принимать решения, давать консультации, контролировать работу торговых, заготовительных и производственных единиц.

В разделе “Ответственность” установлен перечень дел, за состояние которых отвечает специалист.

Применение должностных инструкций, как показывает опыт, позволяет упорядочить работу специалистов и улучшить функционирование предприятий.

На основе должностных инструкций, руководители линейных и функциональных подразделений имеют возможность осуществлять эффективный контроль за выполнением должностных обязанностей работниками аппарата управления.

Методология разработки должностных инструкций специалистов состоит в следующем.

Как уже указывалось, содержание работ аппарата управления вытекает из задач и функций, возлагаемых на структурные подразделения или отдельные категории работников. Поэтому составлению должностной инструкции должно предшествовать распределение работ внутри подразделения аппарата управления.

Определение обязанностей отдельных работников функциональных и других подразделений необходимо производить с учетом технологии выполнения основных видов работ.

В должностных инструкциях следует указывать функциональные взаимосвязи работников и их подчиненность. Должностные инструкции должны излагаться четко и лаконично. Это требование имеет особое значение для изложения обязанностей, прав и ответственности работников, так как нечеткие формулировки положений усложняют понимание задач и функций работников, ведут к нерадивости и безответственности.